郵件歸檔為企業信息化減壓提速
信息化決策
作者：邱燕娜
電子郵件歸檔審計不容兒戲。電子郵件已經成為企業溝通、交流的重要工具，不僅可以提高企業辦公效率，還可能在解決法律糾紛中起到重要作用。但是與此同時，企業也麵臨郵件歸檔審計方麵的諸多難題：
1.需要遵從國內外法律法規對郵件信息的歸檔和審計流程的相關要求。
2.日積月累，隨著企業業務量的持續增長、信息流的日益健全，越來越多的郵件給郵件服務器的存儲和運行都帶來了很大的壓力。
3.在海量郵件中查找所需的郵件往往效率很低，特別是在遇到需要響應審計訴訟等緊急情況時，要在法規要求的有效時間內，迅速提交相關郵件資料十分困難。
4.郵件信息中往往包含一些很重要的企業信息，而這些信息分散在各處，企業無法對所有郵件的往來、操作和內容進行有效的監管審計。
5. 企業在耗費大量的時間、精力、成本備份郵件數據後，無法隨時隨地對郵件進行調取和管理，這給快速恢複郵件數據帶來不小的困難。
為此，北京慧點科技有限公司（簡稱慧點科技）為企業用戶提供了一款全麵、高效、安全、便捷的郵件歸檔解決方案。該方案主要具有以下六大特色：
其一，全麵滿足法規遵從需求。慧點科技采用了能夠全麵滿足法規遵從需求的企業郵件架構，將企業的電子郵件完整地遷移到企業郵件歸檔服務器上， 以滿足國內外法律法規對郵件等電子文檔的留存方式和留存時間的要求。
其二，跨平台高效自動歸檔。慧點科技郵件歸檔係統不僅支持Windows、Linux等操作係統，更可同時連接Domino、Exchange等多種主流郵件服務器和多種存儲設備，自動將企業中的郵件全部歸檔、管理起來。
其三，大幅度降低存儲空間。慧點科技郵件歸檔係統在對郵件進行壓縮、削減、單實例處理後，能夠釋放70%以上的郵件存儲空間，用戶可以在確保遵從法規的同時，大幅減少存儲上的支持，並降低郵件係統的複雜性。
其四，不改變用戶使用習慣。慧點科技郵件歸檔係統能夠與郵件客戶端和OA係統進行無縫對接，用戶可以不改變自己的使用習慣，依舊按照原來的方式查找、瀏覽、下載或轉發已歸檔的電子郵件，更可以自行恢複誤刪的郵件。
其五，精準、高效檢索所需郵件。係統內置的搜索引擎支持多種語言和多種附件種類的檢索，豐富的查詢條件、多樣的檢索方式，以及特有的歸檔數據加密存儲格式，幫助用戶在短短的幾秒鍾內從上百萬封的郵件中搜到所需信息。
其六，集中監管審計企業郵件。慧點科技郵件歸檔係統提供自動審計、分組審計、郵件跟蹤審計、操作行為審計、屏蔽敏感數據和監管情況通知等多種功能。用戶可以自定義審計策略，由係統自動監控往來郵件並將結果發送給指定的監管人員。
慧點科技郵件歸檔係統已經為眾多企業提供了專業的郵件歸檔服務，國內某國際機場股份有限公司就是受益者之一。在經過對郵件歸檔係統一段時間的使用後，公司對係統的表現十分滿意。係統不僅將郵件一封不落地全部歸檔，從而滿足相關法規遵從的需要，而且郵件經過去重壓縮後隻占原空間的30%，郵件服務器的性能得到了顯著的提升。其出色的搜索引擎也有效支持了緊迫的訴訟要求和日常工作的需要。而郵件監管功能也幫助公司審計部門及時發現符合監管條件的郵件，在第一時間通知監管人員。這些都使慧點科技郵件歸檔係統完全融入到該公司的信息管理中，成為日常工作的重要組成部分。