檔案管理工作的關鍵
經管視線
作者：霍豔微
摘要：檔案管理是建築設計研究院管理工作的一個重要組成部分。實現檔案管理的科學化、現代化，是擺在研究院檔案管理人員麵前的一項重要任務。
關鍵詞：檔案管理；信息化
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）06-0-01
一、檔案管理信息化的現狀
社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那麼檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將麵對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。把這些檔案信息綜合係統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有係統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
1.社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。
檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，並且沒有一個既適用於文件檢索又可用於檔案信息管理的計算機管理軟件係統，由於不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這製約了檔案信息電子化的進程。
2.檔案管理基礎工作標準化規範化仍需改進。
檔案信息管理電於化的前提是基礎工作的規範化和標準化。但由於曆史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，係統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼於某一個館或某個專業係統，無法全麵實施、推廣統一標準，這也製約了檔案信息工作電子化。
3.檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
二、加強檔案管理信息化建設
1.建立網絡檔案係統。
在係統內建設數字化綜合應用平台。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據係統建設需求，采購必要的硬件設備，為係統提供硬件基礎。
2.加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵
（1）電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子係統。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商後，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理後，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。