第八章 采購質量管理
采購是企業經營的一個核心環節，是獲取利潤的重要來源，在企業的產品開發、質量保證、供應鏈管理及經營管理中起著極其重要的作用。采購企業不僅要求供應商提供優質產品，同時還要保證采購企業自身的質量，因此，質量改進對采購雙方都是一個不斷的挑戰，而采購雙方的緊密合作則是取得顯著改進所必須的。
一、采購需求分析
采購需求，是指對采購標的的特征描述。要實施采購就一定要搞清楚采購需求，好的采購需求能夠合理、客觀反映采購標的的主要特征以及要求供應商響應的條件，符合適用原則、非歧視原則，並能夠切合市場實際。
眾所周知，要進行采購，首先要分析弄清采購管理機構所代理的全體需求者們究竟需要什麼、需要多少、什麼時候需要的問題，從而明確應當采購什麼、采購多少、什麼時候采購以及怎樣采購的問題，得到一份確實可靠、科學合理的采購任務清單。這個環節的工作，就叫做采購需求分析。
采購需求分析，是做好采購質量管理的前提。它是采購工作的第一步，是製定采購計劃的基礎和前提。
在極簡單的情況下，需求分析是很簡單的。例如，在單次、單一品種需求的情況下，需要什麼、需要多少、什麼時候需要的問題非常明確，不需要進行複雜的需求分析也就清楚了。
在較複雜的采購情況下，需求分析就變得十分的必要了。例如，一個汽車製造企業，有上萬個零部件，有很多的車間、很多的工序，每個車間、每個工序生產這些零部件，都需要不同品種、不同數量的原材料、工具、設備、用品，在各個不同時間需求各個不同的品種。這麼多的零部件，什麼時候需要什麼材料、需要多少，哪些品種要單獨采購，哪些品種要聯合采購，哪些品種先采購、哪些品種後采購、采購多少，這些問題不進行認真的分析研究，就不可能進行科學的采購工作。
進行采購需求分析有多種方法。以下主要介紹物料需求計劃和物資消耗定額這兩種常用方法。
一、物料需求計劃
物料需求計劃，是生產企業最常用的需求分析方法。它的基本原理就是根據企業的主產品生產計劃、主產品的結構文件和庫存文件，分別求出主產品的所有零部件的需求時間和需求數量，也就是求出物料需求計劃。
物料需求計劃最早都是用手工分析計算得出來的。到了20世紀60年代，有了計算機以後，逐漸發展成用計算機進行計算，當時叫做MRP（Material Requirement Planning）軟件。隨著計算機和軟件技術的發展，又進一步發展成MRPII、MRPIII。
用手工計算求出物料需求計劃的過程步驟如下：
1.確定主產品需求計劃。所謂主產品，是指企業提供給社會的主要產成品，通俗的理解，可以理解為最終出廠產品。例如，汽車製造廠的主產品就是汽車，電視機廠的主產品就是電視機，主產品的生產計劃，是企業接受社會訂貨，或者計劃提供給社會的主產品的數量和進度計劃。包括數量和時間兩個要求，即生產多少和什麼時候生產。
但是，企業生產和采購還有另外一個次要依據，就是社會維修企業對社會上處於使用狀態的主產品進行維修保養所需要的零部件的需求計劃。這些零部件的生產或采購也需要企業承擔。比如，電視機廠商不僅僅要生產整台的電視機，還要生產維修電視機所需的常用維修零件。
2.確定主產品的結構文件。就是求出裝配主產品需要哪些零件、部件、原材料。各需要多少，哪些要自製，哪些要外購，自製或外購需要多長時間，即生產提前期或采購提前期。這樣逐層分解，一直到最低層的原材料層次。
3.確定庫存文件。所謂庫存文件，就是主產品以及主產品所屬所有零部件、原材料的現有庫存量清單文件，即主產品零部件庫存一覽表。
4.求出物料需求計劃。
5.根據物料需求計劃求得采購任務清單。
二、物資消耗定額
所謂物資消耗定額，是在—定的生產技術組織的條件下，生產單位產品或完成單位工作量所需要消耗的物資的標準量。通常用絕對數表示。如製造—台機床或一個零件消耗多少鋼材、生鐵。
工業企業製定物資消耗定額的方法通常有三種。
1.技術分析法
這種方法比較科學、精確，但需要精確計算，工作量較大。適用於生產企業製定產品的物料消耗定額。技術分析法的基本步驟是：
（1）根據產品裝配圖求出產品的所有零部件；
（2）根據每個零部件的加工工藝流程求出每個零部件的加工工藝；
（3）對於每個零件，考慮從下料切削開始一直到最後形成零件淨尺寸為止的所有各道切削加工的切削尺寸。每個零件的淨尺寸加上所有各道切削尺寸留量之和，就是這個零件的物料消耗定額。
2.統計分析法
這是一種根據以往生產中物資消耗的統計資料，經過分析研究並考慮到計劃期內生產技術組織條件的變化等因素而製定定額的方法。采用這種方法時，需要有詳細可靠的統計資料。例如，要製定某種產品的物料消耗定額，可以根據過去一段時間的倉庫的領料記錄和同期間內產品的產出記錄進行統計平均．就可以求出平均每個產品的材料消耗量。這個平均消耗量就可以看成是該產品的物料消耗定額。
3.經驗估計法
這是一種根據技術人員、工人的實際生產經驗，參考有關的技術文件和考慮到企業在計劃期內生產條件的變化等因素製定定額的方法。這種方法簡單易行，但科學性較差。
質量管理一點通
采購需求的一項重要內容是技術規格，如質量、性能、功能、體積、符號、標誌、工藝與方法等，技術規格一方麵反映了采購的要求，對預算單位而言，這種要求往往是一種基本要求，另一方麵技術規格也是對供應商響應情況的評審依據。技術規格的編製是一件技術性非常強而又費時的工作，編製的好壞直接影響整個項目的采購效果。
二、供應商的選擇標準
供應商是指直接向零售商提供商品及相應服務的企業及其分支機構、個體工商戶，包括製造商、經銷商和其他中介商。或稱為“廠商”，即供應商品的個人或法人。供應商可以是生產基地、製造商、代理商、批發商（限一級）、進口商等。
采購員選擇供應商建立戰略夥伴關係、控製雙方關係風險和製定動態的供應商評價體係是采購員普遍關心的幾個問題。隨著采購額占銷售收入比例的不斷增長，采購逐漸成為決定電子製造商成敗的關鍵因素。供應商的評估與選擇作為供應鏈正常運行的基礎和前提條件，正成為企業間最熱門的話題。
選擇供應商的標準有許多，根據時間的長短進行劃分，可分為短期標準和長期標準。在確定選擇供應商的標準時，一定要考慮短期標準和長期標準，把兩者結合起來，才能使所選擇的標準更全麵，進而利用標準對供應商進行評價，最終尋找到理想的供應商。
一、短期標準的供應商
選擇供應商的短期標準主要有：商品質量合適、價格水平低、交貨及時和整體服務水平好。
1.合適的商品質量
采購商品的質量合乎采購單位的要求是采購單位進行商品采購時首先要考慮的條件。對於質量差、價格偏低的商品，雖然采購成本低，但會導致企業的總成本增加。因為質量不合格的產品在企業投入使用的過程中，往往會影響生產的連續性和產成品的質量，這些最終都會反映到總成本中去。
相反，質量過高並不意味著采購物品適合企業生產所用，如果質量過高，遠遠超過生產要求的質量，對於企業而言也是一種浪費。因此，采購中對於質量的要求是符合企業生產所需，要求過高或過低都是錯誤的。
2.較低的成本
成本不僅僅包括采購價格，而且包括原料或零部件使用過程中所發生的一切支出。采購價格低是選擇供應商的一個重要條件。但是價格最低的供應商不一定就是最合適的，因為如果在產品質量、交貨時間上達不到要求，或者由於地理位置過遠而使運輸費用增加，都會使總成本增加，因此總成本最低才是選擇供應商時考慮的重要因素。
3.及時交貨
供應商能否按約定的交貨期限和交貨條件組織供貨，直接影響企業生產的連續性，因此交貨時間也是選擇供應商時要考慮的因素之一。
企業在考慮交貨時間時需要注意兩個方麵的問題：一是要降低生產所用的原材料或零部件的庫存數量，進而降低庫存占壓資金，以及與庫存相關的其他各項費用：
二是要降低斷料停工的風險，保證生產的連續性 結合這兩個方麵內容，對交貨及時陛的要求應該是這樣：用戶什麼時候需要，就什麼時候送貨，不晚送，也不早送，非常準時。
4.整體服務水平好
供應商的整體服務水平是指供應商內部各作業環節能夠配合購買者的能力與態度。評價供應商整體服務水平的主要指標有以下幾個方麵培務。如果采購者對如何使用所采購的物品不甚了解，供應商就有責任向采購者培訓所賣產品的使用知識。
供應商對產品賣前和賣後的培訓工作況，也會大大影響采購方對供應商的選擇。
安裝服務：通過安裝服務，采購員可以縮短設備的投產時間或投入運行所需要的時間。維修服務。免費維修是對買方利益的保護，同時也對供應商提供的產品提出了更高的質量要求。這樣，供應商就會想方設法提高產品質量，避免或減少免費維修情況的出現；
技術支持服務：如果供應商向采購者提供相應的技術支持，就可以在替采購者解決難題的同時銷售自己的產品。比如，信息時代的產品更新換代非常快，供應商提供免費或者有償的升級服務等技術支持對采購者有很大的吸引力，也是供應商競爭力的體現。
二、長期標準的供應商
選擇供應商的長期標準，主要在於評估供應商是否能保證長期而穩定的供應，其生產能力是否能配合公司的成長而相對擴展，其產品未來的發展方向能否符合公司的需求，以及是否具有長期合作的意願等。
選擇供應商的長期標準主要考慮下列4個方麵：
1.供應商內部組織是否完善
供應商內部組織與管理關係到日後供應商供貨效率和服務質量。如果供應商組織機構設置混亂，采購的效率與質量就會因此下降，甚至會由於供應商部門之間的互相扯皮而導致供應活動不能及時地、高質量地完成。
2.供應商質量管理體係是否健全
采購員在評價供應商是否符合要求時，其中重要的一個環節是看供應商是否采用相應的質量體係，質量與管理比如說是否通過ISO9000質量體係認證，內部的工作人員是否按照該質量體係不折不扣地完成各項工作，其質量水平是否達到國際公認的ISO9000所規定的要求。
3.供應商內部機器設備是否先進以及保養情況如何
從供應商機器設備的新舊程度和保養情況就可以看出管理者對生產機器、產品質量的重視程度，以及內部管理的好壞。如果車間機器設備陳舊，機器上麵灰塵油汙很多，很難想象該企業能生產出合格的產品。
4.供應商的財務狀況是否穩定
供應商的財務狀況直接影響到其交貨和履約的績效，如果供應商的財務出現問題，周轉不靈，就會影響供貨進而影響企業生產，甚至出現停工的嚴重危機。
質量管理一點通
企業在開展調查工作的同時，可根據供應商和其產品的具體情況，設計調查表進行調查。設計的調查表應達到兩點要求：第一，調查內容應包括企業規模、生產能力、主導產品、生產設備和人員、體係認證情況、主要客戶及其反饋信息、主要原材料來源等；第二，盡可能具體、全麵，盡量用數據或量值進行表述，同時，注意完善調查內容便於進行現場審核。
三、供應商的選擇技巧
供應商的選擇，是企業的一個重要決策，一個好的供應商是指擁有製造高質量產品的加工技術，擁有足夠的生產力，以及能夠在獲得利潤的同時提供有競爭力的產品。
企業在選擇供應商時，需注意以下一些技巧。
一、供應商選擇的原則
1.總原則——全麵、具體、客觀原則。建立和使用一個全麵的供應商綜合評價指標體係，對供應商做出全麵、具體、客觀的評價。綜合考慮供應商的業績、設備管理、人力資源開發、質量控製、成本控製、技術開發、用戶滿意度等方麵可能影響供應鏈合作關係的方麵。
2.係統全麵性原則。全麵係統評價體係的建立和使用。
3.簡明科學性原則。供應商評價和選擇步驟、選擇過程透明化、製度化和科學化。
4.穩定可比性原則。評估體係應該穩定運做，標準統一，減少主觀因素。
5.靈活可操作性原則。不同行業、企業、產品需求、不同環境下的供應商評價應是不一樣的，保持一定的靈活操作性。
6.門當戶對原則。供應商的規模和層次和采購員相當。
7.半數比例原則。購買數量不超過供應商產能的50%，反對全額供貨的供應商。如果僅由一家供應商負責100%的供貨和100%成本分攤，則采購員風險較大，因為一旦該供應商出現問題，按照“蝴蝶效應”的發展，勢必影響整個供應鏈的正常運行。不僅如此，采購員在對某些供應材料或產品有依賴性時，還要考慮地域風險。