“如果我會死，我希望死在會議上。因為由生到死的轉變，沒有人會察覺到。”這是西方流行的一句俗語，道盡了現代人對於會議的無奈。
何謂會議？研究事理之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循一定之規則，謂之會議。因此，會議有三個基本要素：第一，必須是研究事理之解決；第二，必須三人以上；第三，必須依循一定之規則。
會議是一項曆史久遠，而天天出現在我們工作中的大事，談到會議的發展與管理起源，應該從議事學的發展來看。早在公元1215年英王約翰（John）接受《大憲章 》開始，曆經公元1688年光榮革命的宣言、公元1689年的權利法案、1789年托馬斯·傑斐遜（Thomas Jefferson）的《國會議事手冊》，到1876年亨利·羅伯特（Henry Robert）的《羅伯氏規則》，這些發生在國家級議事規定的法理或宣言，可說是會議製度雛形的起源。經過幾百年的演變，從政府部門正式的會議製度、上市公司的法定會議召開，發展到一般組織與企業內部的會議管理，會議都因為它不可或缺的重要性、規範性與係統化的要求，一步一步發展成形。
一些正式的議事學基本原則，也指引了一般會議管理的規定，以及我們主持或參與一些會議的基本精神。它包括：
（1）有議事規則的存在，以增進業務處理與提升合作協調；
（2）會議中所有的會員擁有平等的權利與責任，多數的一方有權作決定，少數的一方有權作辯護；
（3）法定的會議則必須有足夠的法定人數；
（4）每一項提議必須經過自由而充分的討論；
（5）會議的任何時候，一個時間隻能討論一個問題；
（6）在任何時間，每位會員都有權利知道現在正在進行中的懸而未決的問題，同時在表決前加以重點敘述；
（7）會議中的會員發言，必須得到主席的許可；
（8）對同一個問題，在他人第一次發言尚未結束之前，任何人都不可以要求第二次發言；
（9）會議主席必須嚴守立場，公正沒有偏頗。
這些議事學的基本原則，引用於組織會議時，雖然顯得要求得過於嚴格縝密，但大方向卻是正確的。在我們一般的組織或企業裏，從每一個人的日常工作、重要的組織策略製以訂，到公司法定的各式會議，會議天天發生著，所以未接受正式會議訓練的人，都習以為常地被認為能夠處理會議問題。其實，會議管理已經成為現代人的必修課。到目前為止，我還沒有看到任何統計數據顯示，在一般公司組織內，一個專業經理人每天、每年究竟花在大大小小的開會上的時間有多少，但據我側麵的統計與觀察：第一，越是高層的經理人，花在會議上的時間就越多，他們平均有30%以上的時間用來開會，接下來就是會議前的準備與會議後的追蹤，與會議也脫不了幹係，這是一個很驚人的參考數字；第二，越是常負責召開會議的人，他們主持或管理控製會議的情況，就越有改善的空間。我擔任顧問二十多年以來，曆經大小超過二萬場以上各種形式的會議，從中觀察看來，能掌握好開會的情況的，還真的是少數。
有人將會議的組成，用舊約聖經《以賽亞書》中的一句話“豺狼必與綿羊羔同居，豹子與山羊羔同臥；少壯獅子與牛犢，並肥畜同群”來形容。雖然感覺有點諷刺，但確實有其生動之處。與會者為一群不同職位、不同專業、不同立場、不同預期心理的人，為了達成某些程度的共識或結論被召集在一起。這確實是有它的難處，所以會議管理變成經理人的必修課，主持會議就變成領導者一定要下工夫去學習的基本能力。
我們都聽說過這麼一句話：“一整天都在開會，什麼事都做不成！”這確實是天天發生的事，越高職務的主管，他的首要工作就越是出席或主持會議。試想，這些高層主管就這樣花掉老板所發薪水，或他們一天精力的大半，會議這個問題是否不容小覷？如果會議真的是必要，那麼我們的問題就隻有兩個：第一，你會開會嗎？第二，開會能不能省一省呢？
1.你會開會嗎？
國人開會常見的問題，從隨性開會、不了解或缺乏會議規範，變成主席或某位出席者的演講會，變成演講比賽，會議中為發言而發言、為反對而反對、為捧場而參予或同意、為奉承或出風頭而臨時動議，到最後會而不議、議而不決、決而不行、行而不果，這些都是稀鬆平常的事。我們先來看主持會議的人。會議主持者的特質，必須果斷堅毅、態度誠懇、立場超然，他必須做到時間與步調的掌握，依計劃日程宣布開會、散會或休息，按照程序主持會議的進行。還有，困難的是必須維持會場秩序，並確保議事規則的遵行，讓話多的適可而止、讓無言的主動發揮，答複並麵對會議中的詢問與質疑，以及決定權宜問題與秩序問題，將議案宣布、討論及表決，並宣布表決結果甚至完成法定程序。要完成以上這些事情，會議主持者必須擁有相當的IQ（智商——包括專業與經驗）、EQ（情緒智商——包括風度素養與氣氛控製）及RQ（人際智商——包括信賴程度與立場），然後又要能夠臨場反應、亂中有序，的確需要相當的曆練。所以讀者應該很容易知道，為什麼前麵我說能清楚做到這些的人，為數不多的緣故。其次再來看看與會的人。他們的挑戰相比之下顯得容易，就是會議前做的功課，必須充分閱讀會議數據，準備會議的發言，達成既定目標，然後與會時遵循會議規則，清楚表達。