(2)這項工作的關鍵是什麼？做了這件工作之後會出現什麼過去沒有的新效果？
(3)如果必須做這項工作，那麼應該在哪裏做？既然可以邊聽音樂邊輕鬆地完成，還用得著待在辦公桌旁冥思苦想嗎？
(4)什麼時候做這項工作好呢？是否考慮到放在效率高的寶貴時間裏做最重要的工作？是否為了能“著手進行”重要工作，用了整天的時間去使其他工作“條理化”，結果把時間用完了，而所處理的隻不過是些零零碎碎的事情？
(5)誰做這項工作好呢？是自己做還是安排別人去做？
(6)這項工作的最好做法是什麼？是應抓住主要矛盾迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應采取最佳方法而提高效率？
然後在對每一項工作分析檢查之後，再采取如下步驟：
(1)省去不必要的工作。
(2)使工作順序合理，幹起來得心應手。
(3)兩項或兩項以上的工作能夠合並起來做的就合並起來做。
(4)盡可能使煩瑣的事務性工作簡單化。
(5)預先定好下一項工作的程序。增強工作預見性，走一步，看兩步，想三步，提高決策的效率和準確性，減少決策過程的時間並盡可能使決策無誤。
無論在工作中，還是在生活裏，為了提高辦事效率，就必須下決心放棄不必要的或者不太重要的部分，用簡便的活動代替那些費時費力的活動。
例如，有的人盡量減少頭腦的儲存負擔，以提高頭腦的處理功能。會讀書的人，能很好地區分必讀的書、可讀可不讀的書和不該讀的書，做到多讀必讀書，以增加收益。有的人在生活中還采取擺設不求齊全，以減少整理的時間；穿戴不過分講究，以減少換洗保存時間；食物買能直接下鍋的，以減少烹調時間，等等。
一次一件事
現代社會節奏加快，工作繁重，人們總感覺有做不完的事情，時時想著這事要做，那事也要做，最後被糾纏在各種事情當中，疲憊不堪。
如果你恰好是這種狀態的話，那麼，有位軍醫對他的病人說過的話對你也許會有所幫助，那就是——“你要把人生想成一個沙漏，上麵雖然盛滿了成千上萬的沙粒，可是它們隻能一粒一粒緩慢地通過細細的瓶頸，你我都沒有辦法讓一粒以上的沙子通過瓶頸。我們每個人都是沙漏，每天早上都有一大堆的事情要做，如果我們不是一件一件地處理，像一粒一粒的沙子通過沙漏瓶頸的話，這就可能會對自己的心理或生理造成傷害。”
是的，一次一粒沙，一次一件事。如果你貪多求快，認為同時處理好幾件事能獲得更高的效率的話，那你就錯了。事實證明，很多事情糾纏在一起，最後往往會把自己搞得很狼狽。你會發現，雖然投入的時間不少，但卻見不到什麼成效。
另外，從心理上說，當一個人了結了一件事情時，往往會有一種解脫感和滿足感，甚至是成就感，這是一種很好的心理狀態，也是保證另一件事做好的必要前提。
所以，不管有多少事情在等待你處理，你最好一次隻做一件事。徹底完成一件事後，再開始做下一件事。這樣不僅能提高你的效率，還能讓你不至於陷入混亂，不會同時被許多事情搞得焦頭爛額，身心疲憊。
現在，就請你拋開心中雜念，專注於眼前這一件事。在你聽音樂的時候就不要撰寫工作報告，全心全意地體驗一下那份閑適；度假的時候就不要想著工作，全心全意地體驗一下那份輕鬆喜悅。這樣，你就會感到生活原來是這樣簡單明了。
隻專注一個目標
在南美洲的亞馬遜河邊，有一群羚羊在悠然地吃著青青的水草。一隻獵豹隱藏在遠遠的草叢中，豎起耳朵四麵旋轉。它覺察到了羚羊群的存在，於是悄悄地、慢慢地接近羊群。越來越近了，突然羚羊有所察覺，開始四散逃跑。獵豹像百米運動員那樣，瞬時爆發，像箭一般地衝向羚羊群。它的眼睛盯著一隻未成年的羚羊，一直向它追去。
羚羊跑得飛快，但豹子跑得更快。在追與逃的過程中，獵豹超過了一隻又一隻站在旁邊觀望的羚羊。它沒有掉頭改追這些更近的獵物，而是一個勁地朝著那隻未成年的羚羊瘋狂地追去。那隻羚羊已經跑累了，豹子也累了，在累與累的較量中，最後隻能比速度和耐力。終於，獵豹的前爪搭上了羚羊的屁股，羚羊倒下了，豹子朝著羚羊的脖子狠狠地咬了下去。
可以說，一切食肉動物在選擇追擊目標時，總是選擇那些老弱病殘的，而且一旦選定目標，一般不會輕易放棄。因為中途轉向其他目標會使精力有所損耗，從而使其他的目標更難達到，最後的結果也必定是一無所獲。
人類在追逐目標的過程中，需要借鑒動物的這種智慧。既然選擇了一個目標，就不要讓這個目標輕易地失去。一旦你確定了方向，就應該專注於一件事情。因為一個人的精力是有限的，“真正的贏家會把精、氣、神集中於一擊”。
就像有人問愛迪生：“成功的第一要素是什麼？”