新背景下高校檔案規範整理思考
業務研究
作者：周美蘭
摘要：隨著機關檔案文件級管理的推行、保管期限劃分的改變，高校檔案規範整理也需尋求新的發展和變革。針對保管期限對檔案有序管理的重要作用及卷、件整理各自的優點，高校檔案規範整理的關鍵是：重新界定高校檔案保管期限，保管期限寫進高校檔案檔號，實行“卷”、“件”結合整理模式。
關鍵詞：高校檔案；規範整理；保管期限；按件整理；按卷整理
2000年12月6日國家檔案局頒布《歸檔文件整理規則》（以下簡稱“《規則》”），2006年12月18日國家檔案局又頒布《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱“《規定》”）。在機關單位檔案全麵推行文件級管理並重新劃定保管期限，檔案整理工作實現標準化、規範化、科學化發展，達到“簡化整理，深化檢索”的目的。長期以來，高校都是按照國家教委1993年11月16日頒布的《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱“《實體分類法》”）、《高等學校檔案工作規範》（以下簡稱“《規範》”）進行分類、整理、立卷。據了解，《規則》和《規定》目前在高校並沒有得到廣泛推行，這除了高校檔案工作人員因循守舊的因素外，還有高校檔案類別構成複雜這一重要原因，不少高校在保管期限劃分、按卷或按件整理等方麵都存在一定的困惑和躊躇。那麼，在這樣的背景下，高校檔案當如何規範整理以求發展？筆者結合多年高校檔案整理的工作實踐，撰此文探討高校檔案規範整理的關鍵，與同行商榷。
1 重新界定高校檔案保管期限
比較起來，《規定》與《規範》中保管期限劃分差異很大。筆者認為，高校可參照執行《規定》。高校文書檔案中的黨群類、行政類、外事類等的歸檔範圍和檔案保管期限可按《規定》執行；科技檔案、專門檔案中的教學類、科研類、產品類、基建類、儀器設備類、出版類、財會類等的歸檔範圍和檔案保管期限則要根據高校的工作實際進行修訂後才能執行。
正因為《規定》高校隻能部分參照，要執行還需進行修訂，所以，目前高校檔案保管期限的劃分和界定出現了混沌的局麵：有的高校已經實施《規定》中新的劃分方法，但因僅一館工作人員全麵考慮問題有一定局限性，對保管期限的劃分和界定有欠科學；有的高校則因感覺重新劃分和界定保管期限複雜、麻煩，幹脆因循守舊，還是按照《規範》中原有的劃分方法。而《規範》經過長期實踐證明，其存在檔案保管期限的劃分明顯偏長或偏短的問題。比如，財會檔案中將“上級有關財務會計工作的文件材料”保管期限定為“永久”，時間明顯過長；教學檔案中的“新生錄取名單”保管期限定為“長期”，而根據它的實際利用價值則應定為“永久”比較合理、科學；[1]另外，在科研綜合檔案中“學會工作（學術活動）材料”保管期限定為“短期”，而在行政綜合檔案中“院、係、所、中心開展各種學術活動的文件”定為“長期”，這不但存在同一檔案材料保管期限劃分的矛盾，還有同一檔案材料歸入多個類別的問題。
因此，基於科學建立檔號、規範排架、有效使用檔案庫房及簡化檔案鑒定、銷毀工作等方麵的考慮，高校檔案保管期限的科學劃分與正確界定顯得尤為重要。
2 保管期限寫進高校檔案檔號
《規範》明確了檔號“是存取檔案的代號，排架的依據，必須反映高等學校檔案的分類體係和物理位置”，且“同一檔案部門內的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的餘地；不能隨意變動；能適應計算機管理的需要，發揮排架、檢索的雙向功能”。[2]而《規範》中的檔號結構為：“年度號+分類號+案卷號”，忽略了保管期限。可高校檔案分類中最下位類卻包含有永久、長期、短期三個保管期限，因為檔號結構中沒有保管期限，若要將同一類目下不同保管期限的檔案案卷斷開流水號，即會出現重號問題。所以，當檔號結構中沒有保管期限時，同一類目下不同保管期限的檔案案卷根本無法斷開流水號，因此，很多高校在檔案整理的具體操作中就把三個不同保管期限的案卷編為一個順序號。這種跨保管期限的大流水號的編製方法，在實踐操作中表現出非常大的缺陷，不便於插卷，若不管保管期限，直接把插卷的案卷排在後麵，就會造成不同保管期限的檔案案卷號的交錯，排架混亂，並且在銷毀過期檔案時會造成很大的麻煩，會出現缺號、空檔問題。因此，高校檔案檔號的構成，應當考慮寫進保管期限，即檔號結構應為：“年度號+分類號+保管期限+案卷號”（按件整理的再+件號），這樣就可解決按保管期限斷開流水號的問題，也可保證檔號編製的唯一性、合理性及穩定性。