宋代官憑文書告身的管理機構官告院
秘書苑
作者：張東光 邰鳳琳
摘要：告身是宋代最為重要的人事檔案文書。告身的授給是一個複雜的係統工程，這一工程的順利實施有賴於有一個集中統一的管理機構官告院。官告院興起於唐末，至北宋初成為定製並逐步規範化。其主要職責是告身的書寫、用印、裝裱和給付，其下屬機構綾紙庫則管理告身的書寫材料與裝裱材料。
關鍵詞：官告院；告身；官憑文書；綾紙庫
告身作為官憑文書，興起於南北朝，定製於隋唐，發達於兩宋，是授給範圍最廣、證明身份的效力最強的人事檔案文書。宋代官製素以複雜多變著稱，官員等級劃分細密，不同任職形式和任用性質的官員自成體係，在告身的授給上呈現出不同特點。特別是告身書寫用紙的材質、張數、裝裱規格的複雜細密程度和體現出來的等級差別，更是令人歎為觀止。可以說，宋代告身的授給是一個複雜的係統工程，這一工程的順利實施，依賴於有一個集中統一的告身管理機構——官告院。在宋代，隨著經濟文化的進一步發展，國家政權組織高度成熟，利用告身維護等級特權的立法精神更加凸顯。所以，告身的集中統一管理勢在必行。
1 官告院的設置沿革
官告院始見於唐末，至北宋初成為定製並逐步規範化，其發展演變大致經曆了四個階段。
1.1 自唐末至北宋太宗淳化五年（994年），為官告院的草創階段。就現存唐代製度史的文獻看，唐代並無官告院一司。唐代告身的授給程序、書寫和裝裱相對簡單，不同性質官員的告身由尚書省相關四司分別管理。文職散官和職事官告身歸吏部之吏部司，武職散官和職事官告身歸兵部之兵部司，封爵和命婦告身歸吏部之司封司，勳官告身歸吏部之司勳司。官告院最早出現在唐末。據五代人郭彥瓊墓誌，郭氏於唐末光化二年（899年）之前，已在官告院守職，後梁曾任官告院官，後唐時曾任知官告院事。郭彥瓊的任職經曆證明，唐末官告院既已存在，五代曆朝沿置不廢。
官告院於唐末組建之後，其職責範圍還相對狹窄。四司告身的撰製、用印和出給都歸本司，官告院隻負責告身的書寫、裝裱材料的管理。後唐莊宗同光二年（924年）正月，中書門下上奏說：“準本朝故事，如古代諸王、內命婦及宰相、翰林學士、中書舍人、諸道節度、觀察、團練、防禦、留後官告，即中書帖吏部官告院，索綾紙、褾軸，下所司書寫印署畢，進入內宣賜。”官告院除了管理書寫與裝裱材料之外，還管理朱、膠、紙、軸錢的收取。五代後周世宗顯德五年（958年）官方要求每年及第舉子向官告院繳納書寫官告的朱、膠、紙、軸錢1000文。
北宋初官告院的性質和職守和五代時類似。據《宋會要輯稿·職官》11《官告院》：“兵、吏、司封、司勳官告院，國初於右掖門東廊置院，四司告身案並集於此，以備中書除改，本司郎官各主其事。”這段材料說明了官告院的全稱、官署所在位置、性質和職責範圍。大意是四司告身的書寫和裝裱材料都集中在官告院，為中書門下任命官員、出給告身服務，告身的書寫、用印、裝裱、給付等具體工作，仍由四司郎官——郎中和員外郎分別負責。
1.2 宋太宗淳化五年（994年）至宋神宗元豐五年（1082年），是官告院的定製階段。史載淳化五年“始專製官局於省內，凡官告各以本司印印之，文臣用吏部，武臣用兵部，王公命婦用司封，加勳用司勳。掌文武官將校告身及封贈。以朝官一員主判，中書舍人一員提舉。餘綾紙庫入內侍一員管勾”。宋太宗淳化五年，專門設置官告院，直屬尚書省由吏部代管。原四司告身印由官告院統一管理，並設置專門的主管官員。官告院下設綾紙庫，管理告身的書寫與裝裱材料，並由內侍官一人主管綾紙庫。淳化五年的官告院與以前不同的是，擴大了官告院的職責範圍，凡告身的書寫、用印、裝裱、出給都歸官告院負責，“士自一命以上至於公卿，凡除授告命，必由院以給之”。而其下屬機構綾紙庫，則相當於原官告院的職能。
1.3 宋神宗元豐五年（1082年）至宋徽宗政和三年（1113年），為官告院的動蕩階段。北宋元豐五年的官製改革，是宋代製度史上劃時代的大事件。北宋前期，實行官、職、差遣分授製度。中央政府的三省、六部、二十四司正任官員非皇帝特旨不辦本職之事，而另任差遣代行其職。這種做法雖然提高了任官的靈活性，便於加強君主集權，但也造成名實不符、冗官、冗政等弊端。改革後，各司恢複了本職工作。吏部司、兵部司、司封司、司勳司也恢複了告身管理職權。改革後各司管理告身的分工是：“文武官告身屬吏部，番官屬兵部，封贈等內外命婦告身屬司封，加勳並內外將校等屬司勳。官告院四部告身及人吏隨事隸本部逐記，各有告身案。朝廷敕授差除，各隨本部書寫發給，進納告身。”元豐七年（1084年），“並司封、司勳告身案入吏部預書庫收掌，司封、司勳告身即依舊逐部郎中主管”。此次官告院改革的內容可以概括為以下幾點：第一，官告院解體，人員和告身印各歸本司；第二，調整四司告身管理權限，文武官告身都歸吏部，番官（少數民族官員）告身屬兵部；第三，司勳、司封依舊管理本司告身的書寫、用印、裝裱和出給，但其告身案（書寫與裝裱材料）管理歸吏部預書庫。改革基本精神是加強吏部司的告身管理權限，而兵部司、司勳司和司封司告身管理權限則有所削弱。
但是，告身的書寫、用印、裝裱和授給是技術性、政策性和保密性都很強的工作，由四司分別管理勢必造成諸多問題。北宋政府於崇寧四年（1105年）設置製造官告局，再次嚐試集中統一管理告身。此後，官告局幾經廢置，終於在政和三年又恢複了官告院。“崇寧、大觀間或置或不，大抵廢則歸吏部右選。”
1.4 政和三年（1113年）至南宋，為官告院規範化階段。自北宋政府於政和三年六月十四日正式恢複官告院，七月十四日主管官告院官王燮奏請官告院啟用印信，由少府監負責鑄造，印文為“吏部製造告身案記”八字。宋代告身本來分冊授、製授、敕授、奏授四種，其中以奏授告身數量最多。政和三年十二月四日，官告院奏請把原屬吏部告身案奏授告身出給權收歸官告院，吏部告身案官員和工作人員劃歸官告院。自此至南宋，官告院沿置不廢。南宋官告院位於吏部門內之北，與登聞鼓院、登聞檢院、都進奏院、諸軍司糧料院、兩審計司一起，號稱“六院”，是中央政府重要官署之一。其職責與北宋前期相比，無大的變化。孝宗乾道七年（1171年），主管官告院官虞世良彙集主管院官55人，勒其名於石上，供後人研考。