高校檔案數字化管理之我見
工作園地
作者：張靈
高校檔案數字化指的就是利用計算機等相關措施把通過鑒選、以前存儲在常規載體上的檔案內容實施數字化改變且進行再存儲、保障、檢索利用的係統工作。本文針對高校檔案數字化利弊進行深入的剖析：
1 高校檔案數字化概念的背景
數字化檔案構建指的是把常規的以錄音帶、紙張、錄像帶為儲存媒介的一係列原始檔案資料，經過壓縮、掃描轉化等措施改變為圖片文件、聲音文件以及影音文件。比如，黑龍江大學畢業生把檔案信息由一些物理載體形式體現出來的信息，全部以數字記錄的形式錄入光盤、磁盤等計算機的相關存儲中，讓所有媒介承載的主要文獻資料被數字化；讓所有人都能夠通過信息網絡中任何一點查閱到自己所要的檔案文件，使檔案信息的利用不再被空間與實踐所束縛。
不過，長期以來，檔案的保密性以及檔案的利用之間的問題，使檔案在信息化層次的進程遠落後於信息全麵化的進程速度。
2 高校檔案數字化管理的優勢
2.1 更可以利於節約經濟。伴隨經濟進程的速度逐漸加快和信息量的增加，政府部門與行政係統辦事效率低下顯得不協調。以往辦公為“粗放型”，不經意間提高了辦公人員與相關的費用。常規的檔案信息通常是紙質，也不便於存儲與管理，而利用檔案數字化管理，不但節約了相當一部分保管費用，節省了使用空間，且在查找、管理過程中十分便捷，也防止紙張浪費等一係列問題。
2.2 更利於提升工作效率。高校檔案數字化管理能為學校辦公人員提供便利，能時時更新資料且歸檔存儲，方便用戶查找資料、修改等操作，讓用戶隨時隨地都可以了解網絡信息。
2.3 可以利於高校相關部門立卷體係的落實。之前高校檔案管理員對學校各係統的工作並不能很好地掌握，檔案管理和各係統實際工作之間出現誤差不能做到同步，致使材料缺失、檔案品質存在問題等情況發生。當我校進行數字化管理後，各係統能夠通過網絡數據傳輸到檔案管理室，檔案管理員利用網上操作實施檔案數據的更替與歸檔，為檔案管理的一係列工作提供便捷，也從深層次確保了檔案的完整性以及立卷體係的完善。
2.4 能夠深化提升高校檔案信息。經過調查，我們發現之前管理體係主要是針對檔案實施分類、整合並存檔的。雖然會為數據的及時更新及相關文件查找提供便利，但隻能利於單一文件的保管及查找，在完善檔案數字化管理後，利用網上管理資源，對一些檔案實施分類、儲存在相關硬盤裏且標注。辦公人員可利用檢索等方式去搜索所需文檔或資料，也可從多個方麵了解情況且適時添加或修正所需資料，及時更新數據避免數據的缺失。
3 高校檔案數字化管理的劣勢
國內的檔案數字化管理應用時間較短，我校在此領域的應用也隻是屬於起步期，遇到很多問題，具體內容如下所述：
3.1 因為病毒等原因造成電子文件存在一定的安全問題。雖然電子文件有使用空間小、便於用戶進行操作及網絡傳輸迅速等特點，在安全層次上卻有著很多的不確定因子，不能進行很好的控製，比如，信息的保密性、利用工作等。因為電子文檔能夠按照用戶需求實施修改存儲，經過修改之前的數據信息就不再有記錄了，用戶沒辦法查詢以前的數據。若用戶錯誤地操作保存的話，會讓重要的數據與相關內容丟失，對工作產生負麵的影響。