淺談辦公室秘書如何做好協調工作
工會天地
作者：蔣文
摘 要：企業辦公室秘書人員工作在領導中樞，負有溝通上下左右關係的責任，麵對新的形勢，秘書就應該發揮紐帶和橋梁作用，主動協調部門行動，理順關係，統一思想和工作目標，使各部門在整體工作中同心協力，相互補充配合，優化內部資源，形成合力，從而促進企業機關職能作用更好地發揮。
關鍵詞：辦公室秘書；溝通協調；作用發揮
組織協調是企業辦公室秘書的一項基本工作職責，就是要在其職責範圍內或在領導的授權下，協助領導調整和改善各方麵的關係，促使企業活動趨向同步化與和諧化，以實現共同的工作目標。如何使辦公室工作忙而不亂，急而有序，發揮好其在企業中的綜合協調作用，辦公室秘書的工作協調能力就顯得十分重要。
一、秘書在協調工作中的地位和作用
陝西雙龍煤業開發有限責任公司是以煤炭生產為主的煤炭企業，企業生產領域涉及麵廣、管理任務繁雜，隨著企業經濟活動的運轉節奏不斷加快，黨政辦作為企業重要的職能部門之一，其職能和窗口作用日漸凸顯。企業各部門在其業務範圍內，因其自身的職能作用的獨立性，在工作中常常會喪失大局觀念，辦事站在本部門的角度出發，也隻會考慮本部門的利益，這樣做的後果往往是不利於企業整體工作的正常運轉，從而導致企業整體運行效率下降。辦公室秘書所麵對的協調對象紛繁複雜，涉及麵廣，既有同級各部門間的矛盾，也有上下級關係的問題；既有日常性事務性的辦文辦會工作協調，也有外事協調、來賓接待、領導交辦事件等諸多事件的處理、協調。因此，在紛繁瑣碎的工作中綜合辦公室秘書應如何明辨是非、審時奪度把握好自己的本職工作，從而遊刃有餘、保質保量完成各項工作，就顯得尤為重要。從自身工作來看，辦公室秘書在協調工作中，對內，應該是發揮好橋梁和紐帶的作用，及時將各方反饋回來的信息進行分析、歸納、梳理，並提出顧及多方利益的解決方案，使各部門達成共識，實現統一，起到穿針引線的作用；對外，則要扮演好“外交家”的角色，發揮好窗口作用，尊重外客戶的習俗、禮儀，維護好企業自身形象。
二、秘書在協調工作中應注意的主要問題
辦公室秘書要做好協調工作，必須注意以下幾個問題：
（1）準確把握角色定位。秘書要正確把握自己，處理好主與輔的關係，找準協調工作的結合點，做到既盡職盡責，又不越權。在工作中，凡遇到超越個人職權範圍的事務，要善於思考，謹慎從事，既不能擅作主張，也不能推諉推卸，更不能好心辦壞事，要善於多請示、多彙報，服從辦公室主任和其他領導的安排和調派。同時，秘書工作協助、輔助其他部門多、在台下幕後默默奉獻多，工作雖然幹了不少，卻沒幾件能顯示秘書人員的功勞。對此，秘書人員一定要擺正姿態，淡泊名利，樂於默默無聞幹事情，甘當配角，當好配角。
（2）善於突出工作重點。由於領導工作的全麵性，秘書想要輔助領導把什麼問題都協調好，實際上是不可能的。因此，必須明確重點，充分調動其他部門的智慧與力量，共同做好協調工作。要不折不扣地完成領導交辦的任務。秘書人員雖然是配角，但工作要雷厲風行，不能待布置而動、待催促而動、待追問而反饋。平時要善於聽、勤於看、敏於思，在工作上要踏實，在行為、品格、能力上取得領導認可，讓領導放心。
（3）不斷提高自身修養。協調是一項綜合性強、接觸麵廣的工作，它不僅要求協調者具有較廣博的基礎知識和深厚的專業知識，還要求了解與協調工作聯係密切的科學文化知識。因此，秘書人員要廣泛涉獵和掌握計算機、社會知識、法律知識、心理學知識、經濟學知識等相關的學科知識。為了掌握這些，秘書人員平時要勤於學習，在思想上要與領導始終保持一致，在知識結構上互補，成為領導身邊不可或缺的幫手，充分發揮參謀助手作用。
三、進一步做好秘書協調工作的方法
在實際工作中，秘書要根據工作的不同側重點強化協調職能，找準切入點，做好協調工作。