做好高校檔案管理工作之我見
作者：田慧
摘要：檔案工作是學校教育事業不可分割的重要組成部分。學校的發展建設、教學管理，為檔案提供豐富的第一手信息，檔案管理又永久記載學校的發展軌跡、文化積澱、管理水平、辦學特色。檔案信息對曆史的準確反映體現檔案管理曆史作用，檔案信息對學校建設教學提供服務體現檔案現實作用。就做好高校檔案管理工作談點粗淺看法。
關鍵詞：高校 檔案管理 製度 服務
高校檔案是教職員工從事教育活動、教學管理、科研情況及學生學習等活動的真實曆史記載，對高校今後的發展具有曆史指導作用。它能很好的反映學校在各個曆史時期的工作和活動情況，在高校工作中起著承前啟後的作用。分析利用高校檔案，能有效地幫助提高教育管理和教學水平。因此，做好高校檔案的管理工作，是高校建設十分重要的內容，必須納入高校建設規劃總體框架，貫穿到學校建設、管理和教學、科研活動的各個方麵。
一、領導重視是做好高校檔案管理工作的前提
一段時間以來，一些高校對於檔案管理工作不夠重視，在人、財、物的投入上沒有把檔案工作擺在應有的重要地位，導致了檔案管理工作無人重視，基礎建設嚴重滯後，檔案信息收集不全，歸納整理不規範，保管條件簡陋，檔案信息不能發揮應有作用。改革開放到現在，高校檔案隨著學校建設發展有了很大發展，但是，仍有一些領導對檔案工作的認識也還存在誤區，有的學校將檔案工作作為階段性工作，靠少數人搞突擊的方式來應付，有的認為檔案管理就是收集收集資料，放在庫房。這樣長此下去，勢必造成檔案信息不能及時全麵的收集和整理，檔案信息不能真實反映學校工作的全貌，嚴重影響檔案的曆史價值，檔案信息不能發揮作用及時為學校建設、管理和教學、科研服務。
高校檔案是學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體。因此，學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下和學校發展的曆史高度，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，努力與德育教育各類活動相結合，成為校園文化建設的重要基地，最大範圍反映學校的文化風貌和曆史麵貌。學校領導要站在校園文化的角度，引導全校教職員工認識學校檔案管理工作的重要地位和作用，並把檔案管理工作納入學校發展的總體規劃之中，努力讓全體教職工增強檔案意識，形成人人重視和自覺維護學校檔案工作的良好氛圍。
隻有領導重視，把檔案管理工作納入學校發展的總體規劃，健全有效的管理體係，堅持持久的人力物力投入，強化管理，做好高校檔案管理才會有組織保證。
二、健全製度是做好高校檔案管理工作的關鍵
一是賦予檔案管理機構的監督和指導職能。檔案工作在高校的地位還沒有達到應有的高度，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。在學校機構改革中，不少檔案管理機構的地位又被削弱，隻看到其服務功能，而忽視了其行政協調、監督指導的職能。要把檔案工作作為高校內部行政管理的重要部門，因為法律要求其“對所屬單位的檔案工作進行監督和指導”，同時還要“負責保管本機關的檔案”。所以高校檔案機構具有雙重性，作為業務部門，它具有“保管”的職責，作為職能部門，它負有“監督和指導”的職能。
二是要建立健全檔案管理機構和管理網絡。成立以學校領導為組長、相關負責同誌參與的檔案工作領導小組，配備一定數量的專職檔案員和兼職檔案員。檔案專兼職隊伍要在學校橫向到邊，縱向到底，形成完善的網絡體係。要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業務素質的檔案幹部隊伍，並保持相對穩定。專職檔案幹部屬專業技術人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待。要按有關規定，認真做好專業技術職務聘任（或任命）工作。檔案幹部中的骨幹，一般不要輕易調動。檔案部門的經費，應列入學校預算，統籌解決。學校要明確各職能部門對與本部門關係密切的歸檔材料、設備，從學校經費中給予支持。硬件建設是提高檔案水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案管理機構，添購檔案管理設施設備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防黴、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規範。