民辦職業院校檔案管理內涵建設問題探析
作者：晏禕
摘要：加快檔案工作管理規範化、製度化建設的進程，是依法辦好民辦職業院校的重要基礎工作之一，也是衡量民辦職業院校教學質量和管理水平的一個重要標誌。通過分析民辦職業院校檔案管理工作中存在的一些突出問題，提出了整改建議和對策措施，供參考研討。
關鍵詞：民辦職業院校 檔案管理 內涵建設
民辦職業院校的製度管理和內涵建設方麵問題較多，尤其是民辦職業院校檔案體係的建製和管理工作，成為影響和製約民辦高職院校發展的重要瓶頸之一。民辦職業院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估製度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業院校教育水平和管理水平、加強內涵建設、促進學院發展的必由之路。
一、民辦職業院校檔案管理存在的主要問題
1、民辦職業院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業人員缺位的現象。當前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬於學校的附帶工作，不影響其長遠發展，因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現在學校領導身上，更是體現在學校全體教職員工身上。在很多民辦職業學校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業院校存在檔案館和專業人員，由於民辦院校的特殊性，出於對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數職，還要承擔院校的很多其他工作。
2、民辦職業院校檔案管理缺乏明確的規定責、權、利的規章製度。目前，多數民辦職業院校的發展隻注重規模與速度建設，忽略了內涵建設，這對學校的檔案管理工作造成了很大的影響。由於檔案相關規章製度沒有遵守國家檔案工作要求的規範標準，甚至是缺乏相關的檔案管理製度，導致負責部門不能、不知道如何把在教學、科研等日常工作活動中產生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔；且因為缺乏規章要求，導致各職能部門和係部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規範的要求和長久保存檔案的考。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學校曆史憑證的作用。
3、經費投入不足，導致不能實現檔案信息電子化建設。目前很多民辦職業學校在檔案管理方麵的經費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現代化設備，現代信息技術手段如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到民辦職業院校的檔案管理中，導致民辦職業院校的檔案信息化建設相比於其他院校相對滯後。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由於民辦職業院校成立的時間短，對檔案工作的認識不夠到位，平時不注意檔案的收集與整理，導致很多院校隻存在教學檔案和行政檔案，黨群建設和科研建設等檔案材料缺失，檔案保存單一。由於檔案人員本身能力的局限，學校沒有編研檔案。同時，由於缺少專職檔案管理人員和對檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發揮檔案在院校發展路程中的作用，檔案的服務職能處於被動狀態。
二、民辦職業院校檔案工作建設的對策措施