信息時代下的電子檔案管理工作探析
信息科技
作者：王琳華
摘 要 信息時代已成為全球發展的重要趨勢，知識、信息已經成為現代經濟發展的重要內容，並且改變了全球範圍內經濟增長模式以及人們的思想觀念。信息化對現代社會各個行業產生了極大的影響。我們應清楚地認識到，傳統的檔案管理方法已經不能完全適應新時期檔案工作的需要，因而轉變傳統觀念，發現新問題，探討新思路，才能使檔案管理工作在信息時代下獲得高效和安全，更好的為社會服務。信息時代給我們的檔案管理工作帶來的不僅是挑戰，更是機遇和新生。
關鍵詞 信息化；檔案管理；法製建設
中圖分類號TP39 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2014）124-0259-02
所謂的檔案就是一種對人類活動的真實記錄留存，具有記錄曆史，傳承文明，服務社會的功能。檔案工作是各項事業發展的基礎，檔案信息是國民經濟和社會發展的重要資源，其在黨和國家事業中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可忽視。不重視檔案工作，就是不重視曆史，就是缺乏遠見，也不可能很好地了解過去，把握現在，預見未來。信息時代的檔案管理工作應該與信息化建設緊密地結合起來。伴隨著現代信息技術的快速發展和不斷更新，檔案管理工作麵臨存儲數字化、管理自動化、利用網絡化的新趨勢，信息化是檔案工作發展的必然方向。檔案信息化是充分利用現代信息技術，充分利用豐富的信息資源來對檔案資料進行更加合理、科學的管理，通過高效的信息化管理來努力提高檔案管理工作的效率。可以說檔案管理的信息化發展已經成為未來社會的一個重要發展趨勢。
1 檔案管理的信息化建設
1）檔案信息是現代人非常重要的一項智慧結晶，它是對人們各類活動的一種真實記錄，並且成為人們了解社會、把握客觀規律的重要決策依據，它承擔著信息功能，具備一定的信息屬性。隨著人類進入信息時代，檔案作為最重要的信息源，成為各行各業生產、發展的一種信息依據。檔案的收集、整理、存儲等過程就是為檔案運用進行準備，它是一個信息收集、利用、傳播和運用的過程，檔案管理已經成為一個係統化的信息管理體係。
2）現代社會，信息已經成為知識經濟快速發展的重要內容。現代信息技術將人和機器聯結在一起，構成一個相互統一的共同體，即以現代信息技術為依托的新興網絡信息環境。網絡環境下的檔案管理工作的開展，信息化發展已經成為其發展的主線。
3）信息化建設必然成為檔案管理事業改革的重要動力之一。通過信息化發展，積極改變傳統檔案管理的工作模式。積極順應信息化發展的趨勢。現代社會，人們龐大的信息消費需求以及社會信息化程度的加深是進行檔案管理工作改革最重要的動力。未來，伴隨著人們物質文化生活水平和思想文化水平的不斷提升，現代人的文化需求也越來越高。檔案在社會發展過程中的作用也隨著人們思想觀念的不斷更新而擴大，檔案已經不再局限在過去那種信息閱讀的功能上，而是逐步擴大到一種與文化、教育、娛樂等進行結合的更新的功能上，以期來滿足人們的文化需求。
2 如何做好檔案管理信息化工作
1）政府要加強對檔案管理工作信息化建設的重視，加大人力物力資源的投入，積極構建相應的信息基礎設施，為檔案管理信息化建設創造良好的硬件條件。
2）隨著信息時代的到來，過去傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代檔案事業發展的需求。檔案管理要積極運用現代化的信息技術來發展檔案管理事業。通過信息化、數字化、網絡化的技術手段來建立完善的檔案信息係統，不斷完善檔案管理的信息係統平台，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化；建立檔案網站，開展網上利用服務，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。
3）信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上，因此，檔案部門必須加大人才培養力度，提高檔案人員工作素質。