源頭控製思想在醫院檔案工作中的運用
政府與公共管理
作者：謝潔瑜
摘要：隨著醫藥衛生體製改革的不斷深化，檔案工作越來越受到醫院領導的重視。然而，檔案工作的深入開展卻麵臨困局。立足醫院檔案室仍處於建立初期這一事實，本文重申檔案收集的地位，分析影響檔案收集的環境因素，引入源頭控製思想，探討其在醫院檔案工作深入開展中的運用。
關鍵詞：檔案收集 環境因素 源頭控製 流程管理 業務活動分析
醫院檔案對醫院領導決策科學化和醫院管理現代化有著極為重要的意義。隨著醫藥衛生體製改革的不斷深化，檔案工作越來越受到醫院領導的重視。通過吸納專業人才，建立綜合檔案室，完善檔案規章製度和檔案工作組織架構，加大軟、硬件設施的投入，以及加強檔案業務培訓等一係列措施，醫院意圖逐步實現檔案的集中、統一及規範化管理，讓檔案更好地為醫院的建設和發展服務。然而，檔案工作的深入開展卻麵臨著困局。
1.醫院檔案工作深入開展的困局
檔案工作的深入開展必須依靠良好的社會公共關係。檔案利用把檔案部門與利用者聯係起來，是對檔案工作最實際、最有效的宣傳，不僅能引起外界對檔案工作的重視，而且能為檔案工作中其他環節的順利進行創造更好的外部環境。通過檔案利用擴大檔案工作的影響，可望實現檔案工作的良性循環。因此，檔案利用被視作推進檔案工作深入開展，實現可持續發展的必由之路。
然而，對於醫院檔案室，尤其是處在建立初期的檔案室而言，最嚴峻的挑戰卻來自檔案收集。這是因為：一方麵，檔案資源作為檔案利用的客觀對象亟需通過檔案收集得以豐富，以充分發揮檔案利用服務的作用，因此，檔案收集是迫切需要解決的問題；另一方麵，受製於既有室藏檔案資源的匱乏，檔案室短期內難以通過提供高質量的檔案利用服務獲得外界的認同，而隨著“領導重視”效應的逐漸褪去，檔案收集變得舉步維艱。
可見，若不解決檔案收集的問題而大談檔案利用的重要性，隻能是空談未能通過檔案收集來豐富檔案資源，而要求檔案工作者通過檔案利用來提高檔案工作地位，推進檔案工作深入開展，隻能是“巧婦難為無米之炊”。因此，打破醫院檔案工作深入開展的困局，充分發揮檔案利用服務的作用，不但不能繞開檔案收集這一環節，而且需要追本溯源，從源頭上尋求解決方法。
2.檔案收集存在的問題
醫院的檔案收集主要通過科室檔案員收集、整理檔案材料，移交檔案室集中統一管理來實現。在此過程中，普遍存在檔案材料分散、欠缺係統、不完整等問題。為此，檔案室通過健全歸檔製度、加強業務培訓、對業務部門進行監督指導等措施進行了前端控製，希望增強人員的檔案意識、改善檔案材料的質量，但效果並不理想。
任何檔案管理活動都是在一定的環境中進行的，並受到其所處環境的製約和影響，檔案收集也不例外。本文認為，檔案收集中存在的問題，實際上是在此過程中所涉及的主、客體受規章製度、業務流程等環境因素製約和影響下的具體表現。因此，解決檔案收集的問題，不能管窺蠡測，必須突破檔案工作的界限，兼而分析規章製度及業務流程等環境因素。
3.影響檔案收集的環境因素
3.1 規章製度
檔案工作固然有其專業性，但從宏觀上看，檔案管理也是醫院各項管理活動的有機組成部分。要做好檔案的收集，保證檔案材料的質量，必須將檔案管理納入醫院各項管理工作中進行整體考慮。然而，雖然檔案規章製度在製訂過程中經過了廣泛的谘詢，也與各職能部門取得了共識，但是，由於它們隻是站在檔案管理的角度對醫院各項管理活動提出要求，而並沒有就檔案管理與各項管理活動的銜接進行重新考慮，因此，檔案管理似乎獨立運行於醫院各項管理活動之外，無法深入開展。