外設
作者：張 楠
160.9米意味著什麼？一棟50層的高樓？世界最高的摩天輪？阿聯酋的“全球第一斜塔”？但也許你很難想到，通過綠色打印、合理控製文印量，一家公司在9個月內節省下來的紙張，堆疊起來也有可能達到160.9米，上海貝爾股份有限公司就是一個很好的例證。
節約近25萬元
據統計，從2009年4月—12月，上海貝爾總印量減少1463545頁，節省下來的複印紙堆疊高度達160.9米。不僅如此，在此期間，公司的普通辦公文印量下降了12.6％；公司由此所獲得的直接經濟效益達248802.65元；公司辦公設備共計減少了70噸二氧化碳排放；公司文印設備的漏粉故障及每台設備的卡紙故障均減少到月平均1次以下；同時，設備累計有285個廢舊耗材由富士施樂免費回收並通過整合資源循環係統進行專業的無害處理……
而這些，都得益於上海貝爾的綠色辦公改進小組（QC小組）發起並執行的“減少公司文印量”項目。憑借這一項目，該小組還榮獲了工業和信息化部電子質量管理協會頒發的2010年優秀質量管理一等獎。
攻克三大難關實現綠色打印
然而，要說起上海貝爾“減少公司文印量”的項目，就不得不提全球領先的辦公文件管理服務提供商——富士施樂。正是富士施樂提供的XOS服務（辦公文件管理服務），在上海貝爾“減少公司文印量”的項目執行中發揮了巨大的作用。
據統計，全球每年的文印量中大約有10％的印量是被浪費的。通過現場調查等方式，QC小組發現，上海貝爾也存在這樣的情況。造成這種浪費的原因主要集中在設備老舊、沒有機密打印和沒有文印日誌三大問題上。為此，QC小組與富士施樂的專家聯合製定出了相應的對策。
2009年的3～4月間項目開始實施，富士施樂幫助上海貝爾更換了所有老舊設備，並製定了設備配置的標準和故障申報服務流程，大幅度減少了文印設備的漏粉和卡紙情況。據統計，在2009年5月～7月間，平均每月的漏粉故障僅為0.33次，卡紙故障每台設備僅為0.3次。與此同時，富士施樂還為121台設備設置了機密打印模式，幫助QC小組推行機密打印功能。因為有了機密打印，所有公用打印設備都搬出了辦公室，安排到專門的打印室。沒有了打印機的噪音和有害氣體排放，辦公環境明顯改善，大大提高了員工的滿意度。在設備部署完成後，富士施樂又幫助上海貝爾安裝了打印監控軟件，實現了100％地記錄所有文件日誌。富士施樂XOS運營服務人員對這些數據進行分析和評估，每月定期為上海貝爾提供“員工打印統計表”等月度監控報告及相應的建議，以幫助各業務部門控製不必要的印量，對於文印管理的效果進行持續跟蹤和進一步優化。
通過9個月的努力，“減少公司文印量”項目的成果有目共睹。在服務期間，富士施樂的工作得到了上海貝爾IT部門及其員工的高度認可。由富士施樂質量部發出的全球服務部客戶滿意度調查顯示，上海貝爾的滿意度高達97.6％。
從會議文件、報表、資料等普通辦公文印，到產品裝箱單、財務單據等專用文印，看似微不足道的文印管理，卻關係著公司運營的方方麵麵。從上海貝爾項目的實施效果來看，有效的辦公文件管理將為整個公司的運營帶來意想不到的收益。相信在更多像富士施樂這樣具備豐富文件管理經驗的服務供應商的幫助下，會有越來越多的企業受益。