淺析高校電子檔案存在的風險及防範措施
高教論壇
作者：楊玲花
【摘要】隨著科技信息水平的不斷提高，電子檔案在高校檔案日常的工作中運用的越來越平凡。由於計算機網絡是一個開放性的平台，對相關信息的安全性還需要做進一步考慮。如何才能在不配病毒、黑客攻擊的情況下做好高校的電子檔案相關信息的保密工作。本文就現代科技水平下對高校的電子檔案麵對的風險進行分析，並提出去相關防範措施。
【關鍵詞】電子檔案，檔案管理，信息技術，安全隱患
一、分析現在高校檔案管理的現狀
隨著社會和國家對教育的需求，進幾年高等院校的數量和招生數量以及教職工的人數都處於明顯上升趨勢，每年各高校數量、招收學生、教職工的人數都有著持續穩定的增長。由於每年各高校的學生以及教職工人數的不斷增長，高校檔案管理的變動、更新、維護工作麵臨的也是一項巨大挑戰。高校的檔案以文字、圖片、聲像等各種是形式記錄著高校的教育發展史，更是對全校的師生在校的德、能、勤、績活動的真實記錄著，是高校的穩定良好的一項重要根基，由此可見高校的檔案管理工作在高校的地位。
現在高校檔案管理主要變現為一下幾個方麵；
（1）檔案管理的變動頻繁。由於高校每年學生的流動量大和教職工檔案數據的變動較大，其變動所帶來的工作量使高校的檔案呈現出數量大、變動頻繁、跨度區域大的特點。
（2）檔案管理信息技術不完善。電子信息技術在目前的高校檔案中的運用越加平凡，並漸漸成為高校檔案管理不可缺少的一部分。但是電子檔案仍然出於起步階段，檔案管理人員對相關的電子信息技術了解不夠，使得相關技術軟件不能充分的運用到檔案管理工作當中。
（3）檔案管理工作不完善。由於各高校的檔案管理工作都是根據各校的自身情況來指定相關的管理製度，管理的規範性存在一定的差距，因此各校的管理不跳不一致，甚至部分存在相互抵觸，以至於給各校之間的溝通和工作帶來了不便。
二、電子檔案的風險
在當今的網絡信息技術發達的環境下，電子檔案的運用雖然方便快捷，給檔案管理人員的工作帶來很大的方便。但是網絡信息技術的發達同時也給黑客等網絡犯罪者帶來了方便。使得電子檔案管理在給檔案管理工作提供方便的同時也帶來了安全隱患。
（1）數據信息的安全。由於儲存設備的讀、寫速度高，一旦被盜取，那麼檔案信息將會受到不可估計的侵害。然而儲存的檔案信息的文字和標識平凡沒有特別標注，所有受到侵害的文件不容易被發現。再者網絡本身的風險就比較大，檔案信息進過網絡調動、傳送信息很容易被修改和盜用。由於高等院校所存檔的信息大部分為學生的學籍和在校的各種成績以及教師的科研成果和個人相關信息，一旦透露被盜用或侵害將會對學生和教師今後的生活、工作帶來很大的麻煩、損失，所以檔案信息的安全卻對不可以忽視。
（2）數據信息的完整。傳統的文字文件一字的錯誤或是文章處理的失誤，所影響的範圍是有限的，也較容易被之後的整理中發現。然而電子檔案文件大都是批量的整理、操作，一次的失誤就很可能影響大範圍的信息。而且文件大多是開放的，更新不及時便會很容易造成信息的丟失。另外電子檔案的文件存檔機構複雜、方式多樣，在多樣的方式中轉換過程中也可能會對檔案信息造成損失。