檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用分析
管理錦囊
作者：鄭輝
【摘要】隨著信息化的建設和發展，檔案管理也在發生著巨大的變化，但不論如何變化，檔案管理基礎工作都是不可取代的，它的作用是容忽視的。本文就檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的重要作用進行了深入的分析。
【關鍵詞】檔案管理；基礎工作；作用
科學技術的不斷發展，現代檔案管理對計算機的應用越來越高，但檔案管理的基礎工作還存在著不少問題。一旦檔案管理出現問題將直接影響檔案的調用和查詢。如何深化檔案管理工作，解決檔案管理難題，就要從分析現代管理基礎工作的問題開始，加強對檔案管理基礎工作作用的研究。
一、檔案管理基礎工作的重要性
檔案分類、訂裝、登記、查詢、注銷都是檔案管理基礎的工作。每一部分都有一定的要求。例如分類就要按照地點、時間、內容、形式等進行有層次的分類。檔案管理基礎工作每一部分都要認真負責，稍有差錯就有可能使這份檔案隱身在信息庫裏，無法查詢調取。不完備或者丟失的信息會造成嚴重的後果。接下來本文就檔案管理基礎工作的重要性進行探究。
1.1促進檔案管理更為規範標準 檔案的規範性和標準性主要取決於檔案查找的有效性和檔案的完整性。檔案管理基礎工作主要是對檔案的分類、登記，這樣可以快速檢索有效信息剔除無效的不完整的信息，將檔案進行重新分配和歸檔，同時對檔案的標題進行分類和標明頁碼，更便於增強檔案管理的規範性和有效性。
1.2提高查找檔案的準確率
在檔案的查找中首先要進行檔案的錄入分類和存儲。將檔案錄入到檔案管理的信息庫，便於查找時使用。隨著計算機的應用使得檔案的檢索變得更為方便快捷，但對於信息的編輯彙總分類就變得而更加重要。在信息錄入過程中檔案管理人員一定要錄的詳細，將分類找準，設置關鍵詞，提高檔案檢索的查全率和查準率。
1.3加快檔案管理的現代化進程
檔案管理的現代化主要體現在計算機和信息技術的應用。在計算機強大的引擎和運算率下，檔案的檢索和調取的查準率都得到了極大的提高。但在眾多的信息裏如何挑選排序也是非常重要的。一定要分清主次，重要的、加急、利用率較高的要優先處理。將重要的與次要的區分開來，這樣在檢索的過程中就能較快的找出。用科學的方法加快現代檔案管理的科學化。
二、檔案管理基礎工作中存在的問題
檔案管理基礎工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規範程度和查找的準確度上都是不可或缺的，但在一些企業裏檔案管理係統還存在一些問題。
2.1檔案管理人員對基礎工作不重視
檔案管理基礎工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應付了事。在一些企業裏對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現缺失、分類不明等現象。檔案管理對企業是非常重要的，基礎工作做的不好導致檔案無法調取，就會對今後的檔案整理工作造成一定的影響。
2.2檔案的分類不合理
很多企業在檔案管理中出現分類不合理的現象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規範，使得檔案管理混亂，在檔案彙總後就會出現各種問題。
2.3檔案的編號缺失或不準確
檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業中檔案管理還是按照傳統的進行編號，使得許多新的內容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內容的確定。