第二章 忙要忙到點子上
做最重要的事，而非最容易的事
人類的重要任務就是將主要事務放到主要的位置上。
王楠畢業後，應聘到一家大型公司做助理。剛到任時，總經理向他介紹了公司的情況和現狀，並且交給他兩件需要辦理的事情，一件是資金周轉問題，另一件是員工的日常需要供給問題。由於在大學時王楠學的是財會專業，所以，他認為自己有籌集資金的特長，因而產生了一個很實際的想法，就是將解決資金周轉的問題放在最重要的位置上。
這引起了公司絕大多數員工的強烈不滿，因為以前的助理總是將精力主要放在滿足公司員工的日常需要上，而新助理王楠卻不這麼做，他為解決資金的周轉在各個部門間不停地跑來跑去，幾乎很少去處理那些日常事務。
就這樣，公司員工對他的不滿日漸加深，後來就派了一名代表到公司總部那裏要求總經理撤換現在的助理，或者讓王楠徹底改變自己的做法。總經理了解了王楠的做法後，對那名代表說：“放心吧，他會將你們的問題解決得非常圓滿的，但是，你們要給他一段時間。”
沒過多久，公司的資金周轉問題徹底解決了，王楠這才轉過來致力於員工的日常需要問題。雖然後來他將員工的那些問題解決得很圓滿，但許多員工依舊對他抱有很深的成見，他在那家公司的人際關係也就可想而知了。最後，他不得不選擇離開了那裏。
後來，王楠深有感觸地說：“我的失誤就在於沒有將總經理交辦的任務分清主次，與下屬、與上級溝通得不夠。如果我將員工的實際問題放在最重要的位置，也許會出現截然相反的結果。但現在說什麼都晚了。”
在許多人身上都發生過與王楠類似的情況，而這樣做的結果隻能是後悔沒有將生活和工作中的首要事情放到首位。
被美國《時代》雜誌譽為“人類潛能的導師”的史蒂芬·柯維博士曾經這樣說過：“人類的重要任務就是將主要事務放到主要的位置上。”
整日忙碌的你，是否做到了這一點呢?
分清主次，先做最重要的事情，這是我們提高工作效率，忙到點子上最簡潔、最有效的辦法。
向琨是一家公司的員工，一天，老板讓向琨準備好第二天與某公司董事長會談的資料，並擬寫一份會談提綱。然而接下來的時間裏，向琨卻忙於完成另外的幾件事：寄出幾封信，發出幾份傳真，接待一個沒有預約的會談，打幾個無關緊要的電話，給老板的一位朋友買了束鮮花，為他賀喜。終於把一切安排妥當，此時已經到了下班的時間。晚點走吧，又三番兩次被一個個無關緊要的電話打擾，於是他決定回家加班。吃過飯，他又忍不住要看一場球賽，看完後已是晚上11點，於是提筆擬寫提綱。結果，匆促準備，難免出錯。在會談的過程中，幸好老板經驗豐富，這場會談進行得還算順利。但事後，向琨受到了嚴厲的批評。
在我們周圍也有許多這樣的人，走進辦公室就開始忙於工作，從早忙到晚，也不分工作的輕重緩急，一天下來總是覺得身心疲憊不堪，卻又不知道自己這一天幹了幾件要事。
創設遍及全美的事務公司的亨瑞·杜哈提說，不論他出多少錢的薪水，都不可能找到一個具有兩種能力的人。這兩種能力是：第一，能思想；第二，能按事情的重要程度來做事。
在工作中，要想做到要事第一，就要了解以下七個關鍵因素：
1.明確公司目標
要做到要事第一，我們首先要明確公司的發展目標，站在全局的高度思考問題，這樣可避免重複作業，減少錯誤的機會。
我們在工作中，必須理清的問題包括：我現在的工作必須作出哪些改變?可否建議我，要從哪個地方開始?我應該注意哪些事情，避免影響目標的達到?有哪些可用的工具與資源?
2.找出“正確的事”
要實現要事第一，第二個關鍵就是要根據公司發展目標找出“正確的事”。工作的過程就是解決一個個問題的過程。有時候，一個問題會擺到你的辦公桌上讓你去解決。問題本身已經相當清楚，解決問題的辦法也很清楚。但是，不管你要衝向哪個方向，想先從哪個地方下手，正確的工作方法隻能是：在此之前，請你確保自己正在解決的是正確的問題——很有可能，它並不是先前交給你的那個問題。搞清楚交給你的問題是不是真正的問題，唯一的辦法就是更深入地挖掘和收集事實，問問題，多看，多聽，多想，一般用不了多久，你就能搞清楚自己走的方向到底對不對。
3.保持高度的責任感
一名高效能人士在工作中要時刻保持高度的責任感，自覺地把自己的工作和公司的目標結合起來，對公司負責，也對自己負責；最後，發揮自己的主動性、能動性，去推進公司發展目標的實現。
4.學會說“不”
一名高效能人士要學會拒絕，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度。對於許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。在決定你該不該答應對方的要求時，應該先問問自己：“我想要做什麼?或是不想要做什麼?什麼對我才是最好的?”
在做決定時我們必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且會因為我們的拖延影響到其他人?而如果答應了，是否真的可以達到對方要求的目標。
5.溝通增效
溝通在提高工作效率中有著十分重要的作用，例如，工作中你可能會出現“手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理。”這樣的抱怨，這時候如果你保持沉默，很可能會給老板留下辦事不力的印象，所以，如果你的工作中出現了這種情況，你切不可保持沉默，而應該主動溝通，清楚地向老板說明你的工作安排，主動提醒老板排定事情的優先級，並認真聆聽老板的意見，這樣可大幅減輕你的工作負擔。
老板是需要被提醒的，在工作中，我們應該時刻提醒自己，與老板的溝通是否充分，我們有沒有適當地反映真實情況?如果我們不說出來，老板就會以為有時間做這麼多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經交代給你太多的工作。
6.過濾“次要信息”
高效能人士應當學會有效過濾次要信息，讓自己的注意力集中在最重要的信息上。工作中我們經常會被鋪天蓋地的電子郵件弄得疲憊不堪，更可怕的是，它們常常會分散我們工作的注意力，為我們做正確的事帶來很大的幹擾，為此，我們應該學會有效地過濾次要信息，將自己的注意力集中在最重要的信息上。一般來說，正確的過濾流程分為兩個步驟，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓自己覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50％的郵件。第二步開始迅速瀏覽其餘的每一封信件的內容，除非信件內容是有關近期內(例如兩星期內)必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣又可以再刪除25％的信件。
7.使用“優先表”
“要事第一”要求我們在工作中要善於發現決定工作效率的關鍵要事，在第一時間解決排在第一位的問題，在這個問題上，怎樣確立時下最需要解決的問題就成了問題的關鍵和難點所在。著名的邏輯學家布萊克斯說過：“把什麼放在第一位，是人們最難懂得的。”
一個人在工作中常常難以避免被各種瑣事、雜事所糾纏。有不少人由於沒有掌握高效能的工作方法，而被這些事弄得筋疲力盡、心煩意亂，總是不能靜下心去做最該做的事，或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最應該做的事，結果白白浪費了大好時光，導致工作效率不高，效能不顯著。為此，每個人都應該有一個自己處理事情的優先表，列出自己一周之內急需解決的一些問題，並且根據優先表排出相應的工作進程，使自己的工作能夠穩步高效地進行。
想清楚自己必須達到什麼結果
想清楚自己必須達到什麼結果，你才知道自己為何而忙，從而提高工作效率，更完美地完成工作。
有位香港的出租車司機不僅擁有自己的房子，同時兩個孩子皆在大學裏讀書，有一天，一位乘客一上他的車，發覺他心情不佳，於是開口了解其狀況，才知道最近他老婆玩六合彩輸了300萬。這位乘客聽了嚇一大跳，以一般開出租車的收入而言，實在很難想象能有此餘錢，可以讓老婆花費近300萬。
這位司機的工作習慣，相信一定有值得我學習的地方，乘客心裏想著，於是他好奇地追問：“您是如何賺得這麼多錢的?”
司機笑笑說：“其實很簡單，從30年前開始開出租車，我就養成一個習慣，那就是我每天早上八點出門，一定要工作到收入超過3000元才回家休息，您知道嗎?我每天還來得及看八點的電視節目。
“因為我知道我必須達到什麼結果，所以不會將時間用在與其他朋友閑聊或午休方麵，一心隻想賺到3000元這個結果，所以專注在工作上，效率自然高於一般同行，不僅收入尚可，生活正常，30年來，也未曾想過換職業。”
想清楚自己必須達到什麼結果是提升效率的第一招，因為有一個結果是為了避免人性“苟且偷安”的弱點，同時它可以驅動人類行為的動力，激發人類的潛能。
出租車司機每日設定營業額3000元以上作為自己必須達到的目標，驅使他工作效率提升，反問我們自己，想清楚自己必須達到什麼樣的結果了嗎？
隻有想清楚自己必須達到什麼結果，你才知道自己為何而忙，從而提高工作效率，更完美地完成工作。
心理學家阿德勒認為，特意深植在腦海中並維持不變的“明確的結果”，在下定決心要將它予以實現之際，將滲透到整個潛意識，並自動影響到身體的外在行動以促成想要達到的結果的實現。
因此，為了在明確的結果下煥發激情，實現自己的潛能，我們應該選擇生命中的“主要目的”，選好之後，把它寫下來，放在你每天至少可以看到一次的地方。其用意在於，把這個結果深深地印在你的潛意識中，把它當做一種模型或藍圖，讓它支配你生活中主要的活動，一步一步地向它邁進。