第17章 提高工作效率的妙方(2)(1 / 3)

如果想學習果決,將決策流程的模式融入時間管理技巧之中,你可以多研讀一些相關的書籍,或者是向那些優秀的決策者們請教並向他們學習,觀察他們怎樣做決策,多考慮他們做決策的巧妙之處。起初可以用無足輕重的計劃來練習決策,然後評估結果。拿破侖·希爾認為一個好的辦法是將各種可行的方案寫下來;把每一個選擇的優缺點都列出來,權衡利弊,給這些優缺點打分數。往往每一個決定都是有其優缺點的,好的決策還應該包含調查了解發展的方向及有哪些優缺點,同時還要評估他們的重要性。一旦你按照以上方法,你就會驚奇地發現原來做決策並非象你以前認為的那樣難。

也許有人會說他們做決定憑的是自己的直覺,依賴的是感覺與本能。但是,對於那些成功的人士來說,所謂的直覺並不是憑空產生的,而是源自深厚知識基礎的。正是由於他們非常了解某個主題,擁有了非常豐富的經驗,才使得他們的決定成了一種自然。所以,承認直覺和本能,但也不要盲目的一直依賴它們。

杜絕懶惰的惡習

時間也就是生命,善用時間等於善用自己的生命。

不是每一個人都能讓自己每天都朝著正確的方向前進的。有些人的問題在於積極性不高,有的人是對自己要Ⅲ 求不嚴格、容易懈怠,還有一些人隻是因為積習,這些積習使得他們安於現狀、止步不前,阻礙了他們的進步。還有一些人對自己應該做什麼,應該怎樣做和什麼時候去做不甚了解。

倘若你有懶惰的毛病,不妨按照以下幾個建議做:

1.使用日程安排表倘若你對要做的事還心中無數,不明確應何時做何事的話,你能夠把你所有的資料條理清晰地記錄在一個本上。如“富蘭克林計劃簿”、“每日安排薄”和“日程簿”都是極好的例子。

2.在家居之外的地方工作如果你很難調動自己的積極性,那麼也許你就需要換個環境了。有許多習慣是在家裏養成的,那些習慣隻要是在家裏就擺脫不了。另外一些人,容易為外物所幹擾,家裏的許多東西比如電話、門鈴、家人鄰居幹擾等都會使他們分心,也許這些人離開家後就能夠專心投入工作。

3.及早開始你常常會突然意識到因為開始太遲而沒法完成當天計劃做的事,這是十分令人失望的。有很多人會在意識到時間不夠而無法做他計劃的事時,幹脆把整天計劃一筆勾銷,虛度一天。所以,解決這個問題最好的方法就是養成及早開始的好習慣。

切勿時斷時續

拿破侖·希爾認為,不持續是造成公司員工浪費時間最多的方式。這種方式之所以消耗掉那麼多時間,不但是因為本身很費時,而且是由於當重新去工作時還需要花很多時間來調整大腦活動及其注意力,以便於在停頓的地方接下去幹。

以下是避免或盡量減少停頓的幾種方法:

1.雇一名效率高的秘書。

避免工作時被人打斷的最佳方法是在你自己和經常打斷你工作的人之間安插一個中間人,一旦你能控製別人在何時來找你,你就不需把時間浪費在工作連接上了。但假若你這樣做,也一定要留出些寬裕時間,讓你的同事能在這一部分時間裏隨時找你,防止使他們心中不滿。

2.學會利用大段時間。

假若你手中的工作需要高度集中精神,這時你須學會在長達4~6小時的大段時間內工作,其原因與防止別人打斷你相同。因為這樣你就不必把時間耗費在與他人談話和重新集中精力上。

而且,當你在大段時間內工作時,你就會發現你工作的勁頭越來越足,能在短時間內完成較多工作,工作效率顯而易見地提高了。然而,你必須學會合理地利用這一大段時間,作出些具體的安排。時間是不會自己走來找你。纏住你不放的,你隻有珍惜這彈指一揮的光陰。如有必要的話,你甚至需要找一僻靜之地,防止工作時受到他人的幹擾。

3.辦公室設計也最好能避免受幹擾。

一旦你對自己的辦公室設計有發言的權利,你應把它設計成那種隻有經你同意,來訪者才能進入的格局,或貼上“工作時間他人謝絕造訪”字樣。或者,如若可能,你把辦公室安排在恰當位置,以便你在外出或上廁所時有沉思的餘地而不必擔心隨時會碰見他人。這樣做的理由是,假若你遇見他人,必須點頭寒暄。

4.改變使用電話的方式。

目前,許多人都成了電話的奴隸,讓電話來指使,而不是將電話作為有效工具來使用。避免的方法之一便是電話不應直接接入小的辦公室,最好由秘書幫你接聽,然後記下。而且,一天當中應抽出一段時間來專門回複電話。你時刻切記:電話是為你自己的方便而設計的,不要成為電話的奴隸。

5.學會清早起來工作。“一日之計在於晨。”效率學家們研究發現,清晨較易集中精力而少受外部幹擾。倘若你能在早晨起來後就合理地安排工作,你就會發現你一天的幹勁特別足,從而能專注於工作的時間也就延長,效率也就提高了。