待客的技巧
會見訪客時,你應該到大廳來招呼。如果是熟客人,你可以不必費神,請他們直接入內,但對方如果是第一次拜訪或非常重要的客戶,親自迎接還是有必要的。
請以專業化形象出現在櫃台前,但別像演舞台劇一樣誇張;雖不似舞台劇誇張,但卻一樣重要。當你進入會客室時,一定有人在打量你,他們會從你的外表、姿勢、動作及其他肢體語言來評斷你,他們對你的第一印象即代表你的公司給人的印象。假若你表現得很自卑、神經質、膽怯、畏首畏尾,在你還沒有開口以前,你已輸掉了一半。
確信你的姿勢、麵部表情甚至肢體語言都充滿自信,讓人覺得你夠專業。不要輕易泄露自己的感情或讓失望感壓迫你。如果你以負麵的態度接待客人,相信對方將給予相同的回應。
1.替上司接客
見麵後立刻向客人自我介紹,如果你是秘書,你可以告訴他:“你早,×先生,我叫××,是王經理的秘書。”如果×先生沒遞上名片,但可能已有準備並已拿在手上,請你毫不遲疑地向他索取名片。拿到名片,你不但可以以此向上司介紹,也可以存入檔案中。當你介紹訪客時,順手把名片遞交給上司,或放在上司看得到的桌麵上。
當你為訪客指示上司辦公室的位置時,也應說些如“王經理正在等,請隨我來”的話,避免用“跟我來”或“走這邊”的命令式口氣。
2.握手
與人打招呼的專業化方式是:當客人進入辦公室向你走來時,立刻起身,麵帶微笑地迎上前去,並露出親切愉悅的表情,然後伸出手與對方握手。如果有人向你介紹客人,而你卻安然地坐在椅子上,就會顯得你對此人不感興趣,並意味著你不想被打擾。
握過手後,通常以複誦對方姓名為寒暄開場白,如果第三者尚未將你介紹給客人時,可以簡單地自我介紹:“很高興認識您!×先生,我是××”或“幸會幸會!×先生”。
在商場上,握手是一種最常見的禮節。象征著和平——開始時張開手,表示手裏並未攜帶任何武器——接下去也是個和平的手勢。除此之外,先撇開文化差異性不論,如果有人伸出手來要和你握手,而你不握的話,即表示你看輕對方,不屑與之握手,對方會覺得受到侮辱。
如果基於其他原因,無法伸出右手來握手時,也請你伸出另一隻手。這若是永久性的狀況就不必道歉,如果隻是暫時的,還請稍作說明,你沒有必要向他解釋清楚,但若有人問及,不妨簡明扼要說明一切。握手的方式可透露出你是什麼樣的人:堅定的握手方式(非上下搖動或緊握不放),代表自信、熱誠、開放與誠懇;如果是軟弱的方式則代表反麵的意義;如果像是要把對方骨頭捏碎,則代表獨裁支配且敏感的一類。
握手時上下搖動約一兩下即可鬆開,雖然你仍在介紹彼此,手卻可以分開。握手時,身體稍微前傾,麵帶微笑,眼睛注視著對方,如果握手時不注視著對方,會讓人感覺猶豫、不信任對方,或有自卑感。
握手時,保持手向前舉,大拇指朝外,虎口向上;如果有人握手時手掌朝下,可能下意識裏想控製整個情況,如果你也接受這種握手方式,表示你也同意由此來支配全局。如果你願意讓對方相信他們是主要控製者,這是一個不錯的握手方式。
在商場上絕對不要伸左手和人握手;或者雙手環繞著某人脖子;或雙手搭在對方肩上並親吻他的麵頰等。應該尊重對方的個性,並不是每個人對這類接觸都會覺得舒適自在,不論你對這個團體有多熟悉,和某人有多親密,在辦公室裏絕對不容許有擁抱和接吻等行為。
當你滿腔熱忱伸出手來,而對方並沒有立刻握住時,該怎麼辦?把手縮回來就好了,不做任何批評,也不必覺得遺憾或難為情。
辦公室禮儀
我們每天有1/3的時間都是跟同事們在一起,同事們扮演了很重要的角色。生命本身就是一種緣分,辦公室就是一個小社會,大家身為同事,共處一室,有些禮儀確實是必需的。
同事與同事之間,應有一種溝通的禮儀。當同事需要你的意見時,你不要使勁給他戴高帽,發出無意義的稱讚。
當他遇到任何工作上的疑難時,你要盡心盡力施以援手,而不是冷眼旁觀,甚至落井下石。
當他無意中冒犯了你,又忘記跟你說對不起時,你要抱著“大人不記小人過”的心態,真心真意原諒他,日後他有求於你時,要毫不猶豫地幫助他。
當大家在工休時間,聚在一起聊天的時候,你應該暫時放下手頭的事,走過去跟他們談些有趣的話題,或者說個無傷大雅的玩笑,讓同事感覺你是他們的一分子。