2.防止索賠問題的發生才是根本的解決問題之道，不可等索賠問題發生時，才圖謀對策。
3.要迅速、正確地獲得有關索賠的情報。
4.索賠問題發生時，要盡快訂定對策。
5.銷售經理對於所有的資料均應過目，以防部下忽略了重要問題。
6.每一種索賠問題，均應訂定標準的處理方法（處理規定、手續、形式等）。
（六）處理客戶關係的注意事項
1.根據一定的格式，作成客戶總賬（或卡片）。
2.客戶很多時，隻要作重要的或大客戶的總賬即可。
3.客戶的卡片往往容易被忽略，因此，關於如何有效地活用，經理應充分加以指示和指導。
4.應隨著客戶情況的變化，加以記錄。
5.通過廣告宣傳、銷售計劃的綜合對策及推銷員的個別接觸，與客戶保持良好關係。
6.銷售經理不要隻去訪問特定的客戶，而應普遍地作巡回訪問。
7.無論如何，與客戶溝通意見與保持良好的人際關係最為重要。
8.銷售經理必須充分了解每一位客戶的銷售、回收和經營的內容。
9.積極地將有利的情報提供給客戶。
10.對於改善銷售及經營等問題，要經常地指導客戶。
11.客戶提出意見時，要坦誠、熱心地接受。
四、客戶開發選擇實施細則
1.新客戶必須具備滿足本公司質量要求的設備和技術要求。
2.新客戶必須達到較高的經營水平，具有較強的財務能力和較好的信用。
3.新客戶必須具有積極的合作態度。
4.新客戶必須遵守雙方在商業上和技術上的保密原則。
5.新客戶的成本管理和成本水平必須符合本公司要求。
第二條新客戶選擇程序
1.一般調查
（1）候選客戶向本公司提交公司沿革、公司概況、最新年度決算表、產品指南、產品目錄等文件。
（2）與新客戶的負責人交談，進一步了解其生產經營情況、經營方針和對本公司的基本看法。
（3）新客戶技術負責人與本公司技術和質量管理部門負責人進一步商洽合作事宜。
2.實地調查
根據一般調查的總體印象做出總體判斷，看新客戶是否符合上述條件，在此基礎上，資材部會同技術、設計、質量管理等部門，對新客戶進行實地調查。調查結束後，要提出新客戶認定申請。
第三條開發選擇認定
1.提出認定申請報告。根據一般調查和實地調查結果，向市場部主管正式提出新客戶選擇申請報告。該報告主要包括以下項目：
（1）與新客戶交易的理由及今後交易的基本方針。
（2）交易商品目錄與金額。
（3）調查資料與調查結果。
2.簽訂商品供應合同。與所選定的新客戶正式簽訂供貨合同，簽訂合同者原則上應是本公司的資材部長和新客戶的法人代表。
3.簽訂質量保證合同。與供應合同同時簽訂的還有質量保證合同，其簽訂者同上。
4.設定新客戶代碼。為新客戶設定代碼，進行有關登記準備。
5.其他事項。將選定的新客戶基本資料通知本公司相關部門；確定購貨款的支付方式；新客戶有關資料的存檔。
五、客戶檔案管理實施細則
第一條目的
本製度立足於建立完善的市場客戶檔案管理係統和客戶檔案管理規程，以提高營銷效率，擴大市場占有率，與本公司交易夥伴建立長期穩定的業務聯係。第二條適用範圍公司的過去、現在和未來的市場直接客戶與間接客戶都屬本製度的適用範圍。
第三條客戶檔案管理內容
1.客戶基礎資料。客戶資料主要是通過營銷人員對客戶進行的電話訪問和電子郵件訪問搜集來的。在檔案管理係統中，大多數以建立客戶數據庫的形式出現。
客戶基礎資料主要包括客戶的基本情況、所有者、管理者、創立時間、與本公司交易時間、公司規模、資產等方麵。
2.客戶特征。服務區域、銷售能力、發展潛力、公司文化、經營方針與政策、經營管理特點等。
3.業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的業務聯係及合作態度等。
4.交易活動現狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策、信譽與形象、信用狀況、交易條件和以往出現的信用問題等。
第四條客戶檔案管理方法
1.建立客戶檔案係統。本製度規定客戶基礎資料的取得形式如下，並采用數據庫的形式進行：
（1）由銷售代表在進行市場調查和客戶訪問時進行整理彙總。
（2）向客戶郵寄客戶資料表，請客戶填寫。
（3）委托專業調查機構進行專項調查。
2.客戶分類。利用上述資料，將公司擁有的客戶進行科學的分類，目的在於提高銷售效率，增加公司在市場上所占的份額。
客戶分類的主要內容包括：
（1）客戶性質分類。分類的標識有多種，主要原則是便於銷售業務的開展。可按客戶所在行業、客戶性質、客戶地域、顧客類型劃分。
（2）客戶等級分類。本公司根據實際情況，確定客戶等級標準將現有客戶分為不同的等級，以便於對客戶進行渠道管理、銷售管理和貨款回收管理。
本製度規定客戶等級分類標準如下：一是按客戶與本公司的月平均銷售額或年平均銷售額分類；二是按客戶的信用狀況，將客戶分為不同的信用等級。