檔案信息化建設熱點問題的探討
管理縱橫
作者：鄭愛華
【摘要】企業檔案的信息化是市場經濟條件下，企業發展的必經之路，也是響應國家政策的一個重要指標。信息化時代，人們生活的各個領域發生了極大改變，隨之而來的是，人們對信息的需求也有了極高要求，從信息的內容到獲取信息的方式都提出了更髙要求，更需要快速便捷真實可靠的數據信息，足不出戶地獲取信息也是公眾的一大訴求。這一時代要求必定促使檔案部門重新思考新的檔案管理方式放法，檔案工作必定會發生重大改變。基於此，本文對檔案的信息化建設問題作出一番思考。
【關鍵詞】檔案 信息化建設 數據
一、強化檔案管理，實現檔案管理係統的信息化
升級強化檔案管理是檔案信息化管理係統的目標。它要求在檔案管理的標準下，依托網絡和多媒體技術、數據庫以及完善的幵發軟件，對數據庫和管理軟件進行改造升級，最終確保檔案管理基礎工作得到加強和完善。建立和完善管理檔案軟件技術，對檔案資源進行統一規劃和集中管理。根據企業檔案管理工作的特點，建立一個高技術含量、方便快捷的電子檔案管理係統，實現檔案各個環節如：收集、分類、鑒定、保管、調用等的信息化，以及檔案管理的自動化和數字化，確保使用檔案信息時的方便快捷，延長檔案壽命，使企業生產、管理和經營活動得到緊密銜接，最終實現企業生產經營活動和檔案管理編碼的統一性和信息資源的高度共享性。
二、加強檔案信息化的軟硬件基礎設施建設
電子檔案與紙質檔案相對應，它存儲在電腦磁盤和其他存儲介質中，是已歸檔的、價值得到保存的圖文和相應的支持軟件參數和數據。擁有配套的軟件和硬件基礎設施是檔案信息化規範管理的必要先決條件，這主要包括硬件環境和網絡環境及係統軟件三部分。服務器、文件數字化、網絡設備及其他支撐資源構成了基礎硬件；係統軟件要選擇性能穩定的，按照通用、實用、可靠、節約、成熟等原則實現檔案信息化數據庫及管理軟件的建設；其網絡環境包括局域網和與互聯網相連接的公眾網，並對雙網實行物理隔離。選擇應用係統應該遵循包容性與開放性原則並實現應用係統的可擴展性。應用係統具有幵源性，它是一個基本平台，能夠確保檔案數據庫和檔案管理軟件二次開發的潛力得到實現，能夠根據具體實際情況靈活自由地定義操作模塊和工作流程，其功能強大，能夠涵蓋檔案的數字化加工及處理，電子檔案信息的采集、存儲及使用和檔案管理數字化的全過程。其中檔案信息化所采用的關鍵技術是在當前信息和計算機技術中屬於最先進和最具有發展前途的前沿科學，例如；圖像分類、海量數據存儲以及大量並發查詢和智能檢索等等。在檔案信息化中應用這些先進技術，將會在很大程度上提高檔案管理的技術含量，實現檔案信息化管理技術的先進性。企業需要依據實際情況策劃出具有個性特點的檔案信息化方案。
三、開發檔案數據庫和檔案管理係統
數據庫（DataBase， DB）是一個長期儲存在電腦裏的、有組織的、可共享的、能夠實現統一管理的數據集合。它是一個按照數據結構實現計算機軟件係統對數據的存儲和管理。實際上，數據庫的概念包括兩層含義：