人際交流是一種雙向交流和相互影響的活動，作為表達者總是希望把自己的信息、意圖、思想和感情傳達給對方，並且希望對方能按照自己的要求作出反應，以達到信息共享和彼此溝通的目的。但是任何一個交流的對象不可能完全和你一樣，而交流過程是互動的。力求了解對方，才能做到有效地交流。
說話要看場合和對象
我們每個人的言談舉止，不論是當眾自我表現，還是人際交流信息，一般都不是獨自實現的，而隻能是在一定的時間、環境之中，與一定的對象在雙向交流過程中實現。表達者、接受者和二者共處的同一時境，構成了一切說話與交談的三要素，如果加上談話的內容，就是四要素。而且，這種人際的信息交換，興趣的分享和思想感情的密切而微妙的交流，對雙方或多方的任何一方來說，都形成了給予與獲得、表達與反饋的兩重性。這三要素和兩重性便決定了人際交流必然是一種相互刺激與影響的活動。那麼，我們要做到有效交流、善於溝通，就需要了解和運用其規律性的法則。
不論我們是否意識到，我們當眾講話和與人交談，總是希望影響別人，總是希望對方按照自己的要求做出反應。這種過程是能動的，相互影響和不斷變化的。因而，有意識的人際交流必然是一種選擇整理信息、進行語言編碼的過程。既然表達者要把自己的思想、意圖和感情傳達給對方，又要期望接受者正確領會其信息的含義，並做出符合或接近於其所期待的反應，實現溝通的目的。那麼，人在說話時，首先就要有重視反饋、力求有效交流的意識，即首先要有“五何”模式：1.自己是何人（自己說話時的社會角色）。
2.要說的是何言（說話的內容和意圖）。
3.何種場合和途徑。
4.對方是何人（對誰而言）。
5.何效果（對方會有什麼反應）。
在這“五何”模式中，最主要的就是說話要看場合和對象。所謂說話恰當得體，首先是指你所說的話要適應說話的場合和對象，也就是要聯係場合和對象來把握。因為在直接交流中，人們注意和感興趣的不僅是語言本身所表達的內容，而且是一定的話語與其場合和對象相結合的產物和效應。換句話說，人隻要說話就要受到場合和對象的影響。任何話語對其語言環境都有一定的依附性。這就是說，同樣的詞語在不同的時間、場合及對象麵前，其含義大不一樣。如長篇小說《六十年的變遷》中季交恕與方維夏的幾句對話：季：“你知道這個消息嗎？”
方：“什麼消息？”
季：“蔣介石開刀啦！”
方；“什麼病開刀？”
季：“你還睡覺！殺人……”
這裏的“開刀”是指蔣介石的“四·一二”反革命屠殺，方維夏沒有聯係當時的政局變化，就不能一下子弄懂“開刀”的含義。
說話的時間環境對於說話的含義有很大影響。相同的話語在不同的環境中，可以表達不同的意思。你給朋友打電話，如果是在自己家裏，多說幾句時間長點沒什麼關係。若在公用電話間，有別人在等候，你卻說個沒完沒了，像是要過足打電話的癮，隻會招致別人的不滿和反感。你在北京去醫院看望病人，帶上幾斤蘋果很得體；但你在上海去醫院看望病人，可不要帶蘋果，因為上海話“蘋果”與“病故”語音近似，一談“蘋果”就等於提到了“病故”。若帶蘋果就太不吉利了，會使病人心灰意冷。
選擇、適應並利用場合
說話要看場合，大體有三點：重要的談話最好選擇場合，更多的情況要適應場合，並利用場合的景象把話說得更得體。重要的人際交流，如戀愛約會、洽談生意、名人訪談等等，事先應當選擇時機和場合。因為適當的時機和場合是促成有效交流、談話成功的因素之一。我們就要從實際出發，充分利用時境這個因素，讓談話的內容、意圖與場合氣氛協調一致，便於對方接受和理解你的談話意圖。
如領導者和管理者在布置工作任務的時候，大都要把下級叫到自己的辦公室裏談話，因為辦公室的環境氣氛給人的心理感受無形之中有一種“下級服從上級”、“認真看待工作”和“一定要顧全大局”之類的意味，從而使領導者和管理者處於主動的地位。同樣是公務，如果是請有關單位協助配合，開始時就不宜把人家叫到自己的辦公室來談，而應當主動登門拜訪。這樣顯得對對方更尊重，也更有誠意，使對方容易接受你的要求。如果領導者不是談公務，而是對某人表示關心，那就最好到這個人的家裏去看望，或是約請對方到一個較為清靜和輕鬆的場合去聊聊。
一般來說，你要說服什麼人，最好是在你所熟悉、便於控製的場合；如果是在對方所熟悉和控製的場合，那就不利於把對方說服。
在人際交流中，不必和不能由自己安排的場合，那就要看清這是什麼樣的場合，如正式與非正式，內部還是涉外，大庭廣眾還是個別接觸，氣氛嚴肅還是輕鬆隨意等等，然後去適應。總之，你進入某種場合，就要注意觀察和適應某種場合的特點，並且要隨著氣氛的變化機敏靈活地把握和調整自己的言談舉止，以利於進行有效的交流。