會議是洽談商務、布置工作、溝通交流的重要方式，在企業內部與外部工作中具有不可忽視的作用。會議禮儀是參會人應注意的事項，懂得會議禮儀對會議精神的執行有較大促進作用，並且是會議圓滿成功的強有力保障。
對會議流程要有清晰認識
1．籌備工作
負責籌備會議的工作人員應圍繞會議主題，將會議的規模、時間、議程等事項逐一落實。在一般情況下，要組成專門的會議籌備組，明確分工，責任到人。
（1）起草文件。會議上所用的各種文件材料，應在會前準備妥當。需要認真準備的會議文件，主要有會議的議程表、開幕詞、閉幕詞、主題報告、典型材料、背景介紹等。
（2）布置會場。對於會議舉行的場地要有所選擇，對於會場的桌椅要根據需要做好安排，對於開會時所需的各種設備應提前進行調試檢查。根據會議的需要，與外界搞好溝通。比如，向有關新聞部門、公安保衛部門進行通報。采辦會議用品，如紙張、筆具等。
2．會議服務
（1）例行服務。會議舉行期間，一般應安排專人負責迎送、引導。對與會的貴賓或者有特殊情況的客人，往往還須進行重點照顧。
（2）會議簽到。為掌握到會人數，凡大型會議或重要會議，通常要求與會者在入場時簽名報到。負責此項工作的人員，應及時向會議負責人進行通報。
（3）餐飲安排。舉行較長時間的會議，一般會為與會者安排會間工作餐和飲料。如果必要，還應為外來與會者在住宿、交通方麵提供便利。
（4）現場記錄。凡重要的會議，均應進行現場記錄。負責手寫筆記會議記錄時，要力求做到完整、準確、清晰。
（5）編寫簡報。有些重要會議，要編寫會議簡報。編寫會議簡報的基本要求是快、準、簡。快，是要求其講究時效。準，是要求其準確無誤。簡，則是要求文字精練。後續性工作會議結束，應做好必要的後續工作，使之有始有終。
（6）處理材料。會議結束後，應對與其有關的一切圖文、聲像材料進行細致的收集、整理。收集、整理會議的材料時，應遵守規定與慣例。
（7）協助返程。大型會議結束後，其主辦單位一般應為外來與會者提供返程便利。當團隊與會者或與會特殊人士離開時，還可安排專人為其送行，托運行李。
座位安排不可掉以輕心
排列位置座次是商務會議禮儀中很關鍵的一個環節。小型會議，一般指參加者較少、規模不大的會議，它的主要特征是全體與會者均應排座，不設立專用的主席台。一般情況下，會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形。這可以體現主次。在這種會議中，特別要注意座次的安排。如果隻有一位領導，那麼他一般坐在這個長方形的短邊的一側，或者是比較靠裏的位置。就是說以會議室的門為基準點，裏側是主人的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就座，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。
除此之外，還有以下幾種設座的方式可以參考。
1．自由擇座
它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。
2．麵門設座
一般以麵對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側自左而右地依次就座。
3．依景設座
所謂依景設座，是指會議主席的具體位置，不必麵對會議室正門，而是應當背依會議室之內的主要景致之所在，如字畫、講台等。其他與會者的排座，則略同於前者。
還有一種是為了盡量避免主次分明的安排，以圓形桌為布局，在這種會議中，可以不用拘泥這麼多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠裏麵的位置是比較主要的座位，就可以了。
根據商務會議一般規定，當領導麵向會場時，左為上，右為下。當領導人的數量為奇數時，1號領導居中位，2號領導排在1號領導的左邊，3號領導排在右邊，其他依次分別排列。當領導同誌的數量為偶數時，1、2號領導同時居中，1號領導排在居中座位的左邊，2號領導排右邊，其他依次排列。
假如會議中有特殊的情況，例如，如果有其他公司來的代表時，其座位應被安排在長會議桌一側的中央，本公司的高級管理人員則應被安排坐在他們的對麵，一般是，在自己的身邊坐著自己公司的職員，而會議桌兩端的位置則空著。
在大型會議上，主席台之下的一切座席均被稱為群眾席。群眾席的具體排座方式一般有以下幾種。
1．自由式擇座
即不進行統一安排，而由大家各自擇位而坐。
2．按單位就座
它指的是與會者在群眾席上按單位、部門或者地位、行業就座。按單位就座時，若分為前排後排，一般以前排為高，以後排為低。若分為不同樓層，則樓層越高，排序越低。在同一樓層排座時，又有兩種普遍通行的方式：一是以麵對主席台為基準，自前往後進行橫排；二是以麵對主席台為基準，自左而右進行豎排。
會議主持人：大局執行，小處著眼
人們常說，主持人是一場會議的核心，也是目光的聚集點。那麼，假如我們有幸成為一位會議主持人的話，那就更應該注重一些自己的禮儀了。這樣既不辜負眾望，也能讓自己顯得熠熠生輝。
首先，主持人應衣著整潔，大方莊重，精神飽滿。如果是聯歡會或者晚會，則可以盡可能穿得漂亮一些，適當地化妝以顯得更加精神。
其次，走上主席台應步伐穩健有力，表現出胸有成竹、沉穩自信的風度和氣概。行走的速度因會議的性質而定，主持莊嚴隆重的會議，步頻要適中，以每秒約2步為宜，步幅要顯得從容；主持熱烈、歡快類型的會議，步頻要快，每秒約2～2.5步，步幅略大；平常主持工作會議，可根據會議內容等具體情況決定步頻、步幅。一般性會議，步頻適中、步幅自然；緊急會議、重要會議，可以適當加快步頻。行進中要挺胸抬頭，目視前方，振臂自然。主持紀念、悼念類會議，步頻要放慢，每秒約1～2步，步幅要小，以表達緬懷、悲痛之情；行進中步速不能過快，不能跨大步，以免顯得緊張、不安。
重要會議開始前，在步入主持位置的過程中，不要與熟人打招呼。一般性工作會議，如果時間未到，落座後可適當與鄰座寒暄，與距離遠的人微笑點頭示意。如果特殊情況因故來遲，不要破門而入、跑步到位或大喘粗氣，應該以手輕輕推門，進門後快步到位，放下文件袋、落座，先向等候者道歉，簡要說明原因，求得大家諒解，並立即主持會議。
坐姿主持時，主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作，以免顯得緊張，不夠沉穩。
在主持聯歡會等集會典禮中，主持人以站立姿勢主持。站立主持時，要雙腿並攏，腰背挺直，右手持稿底部中間，左手五指並攏自然下垂。需要雙手持稿時，要與胸等高，與身體呈45度角。脫稿主持時應兩手五指平伸，自然下垂，身體不能晃動，腰背挺直，目視前方。兩腿不能叉開，不能抖動，兩手不能上抬、晃動等。
另外，主持人與一般講話者不同，一般不需要手勢。在一些小型會議進行總結概括時，可以加入適當手勢，但是動作不能過大。
最後，主持會議要通過語言表述來進行。因此，主持人應特別注意語言的禮儀規範。下麵幾點希望大家注意。
（1）主持風格或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑，但所有言談都要服從會議的內容和氣氛的要求。
（2）主持人一定要明確開會的目的，要做到口齒清楚、思維敏捷，起到積極啟發、活躍氣氛的作用。比如，開座談會、討論會等，主持人要闡明會議宗旨和要解決的問題，切實把握會議進程和會議主題，勿使討論或發言離題太遠，而應引導大家就問題的焦點暢所欲言；主持記者招待會，主持人、發言人要對記者提出的問題，做出敏銳的反應，流利地回答，不能支支吾吾；同時，要切實掌握會議的時間，不要使會議拖得太長。
（3）會議進行過程中，出現空場、冷場時應及時補白，或選擇思想敏銳、外向型的同誌率先發言。有時可以提出有趣的話題或事例。活躍一下氣氛，以引起與會者的興趣，使之樂於發言。出現僵局時要善於引導；對持不同觀點、認識的人，應允許其做充分解釋；請人發言時，態度要誠懇，用語應有禮貌；要處處尊重別人的發言和提問，有人發言時，應看著發言人，仔細聆聽。不能以任何動作、表情或語言來阻止別人，表示不同意見要用平靜的語言、緩和的口氣、準確的事實來闡述正確主張，使人心服口服。
（4）主持人應隨時掌握會議進程。在會議中，主持人就像交響樂團的指揮，隨時控製、掌握會議進程。
總之，會議主持人是宣布開會、散會、休息及主持會議進行的人，會議的氣氛是否融洽、順利，與會議主持人角色扮演得好壞有很大的關係。所以，會議主持人在主持會議時應公平、公正，客觀地行使其職權，方能顯現其不凡的氣質。
及時打破商務會議中的尷尬
開會時，常常遇到老板不滿意某位同事的報告或觀點，或會議進行一半時，同事因意見不同而造成尷尬的氣氛。
身為與會者的你，該怎麼打圓場，好打破僵局，繼續進行會議呢？
1．異中求同，化解尷尬
若是公司內部會議進行一半時，上司因不同意某位同事的想法而加以斥責時，其他同事可以試著先以“異中求同”的方式來化解僵局。
由於與會者都是針對某一特定議題，通過會議來彼此討論觀點，其中必有部分相似之處，而非隻有“零”或“一百”兩個極端的戰爭。因此，其他人可以先分析主管的想法，再羅列另一位同事的觀點，例如，“主管，你的想法有A、B、C，而他的意見是A、C、D，其實你們都認為A與C是可行的。”找出中間交集之處後，特別針對相似之處加以討論來和緩尷尬的氣氛。
2．暫停會議，彼此冷靜
如果上司當時是對某位部屬的情緒反應，或是同事間意見不同時，那麼最好的方式是停止爭吵，由會議主持人宣布休會5～10分鍾，先讓雙方冷靜一下，氣氛稍稍和緩之後再繼續會議討論。
此外，會議主持人也可以先跳開這個爭議的話題，選擇有趣的議題或爭議性較低的議題來討論，同時，個性較為活潑、廣為大家接受的同事可以主動胡扯些適宜的話，來化解突然冷卻的氣氛，打破僵局。當氣氛和緩後，再繼續進行議程。
3．對外會議，事前推演
除了公司的內部會議時有尷尬情景發生，對外的會議，尤其是對客戶報告或討論的會議，也常會有意見相左而爭執不下的情形。
同樣地，異中求同是一個最有效化解尷尬的方式。先綜合列出客戶的想法，再聚焦點出雙方意見相近之處，特別集中討論，同時提出適宜的解決方案。
但所有打圓場的方式都不如事前做好準備工作、避免僵局的方式來得有效。在與客戶開會前，公司內部先預演，設定好討論議題的順序，針對可能會受到客戶質疑或較為敏感的議題，先做好沙盤推演，甚至先假設客戶可能提出的各式問題，準備最為合宜的答複，並且及時提出解決之道。
會議前若有充分的準備，就能盡量避免會議僵局，也就不用時時出來打圓場了。
商務沙龍所不能少的禮儀
沙龍，本來是法語之中“客廳”或“會客室”一詞的音譯。由於在法國大革命前後，法國人對哲學、文學、藝術、政治、經濟和社會問題異常關注，經常喜歡聚集在某些私人的客廳裏，進行私人之間的室內聚會，並逐漸成為一種時尚，後來還傳到了歐洲和世界上其他地方。相沿成習，人們便將這種主要是在室內進行的專門的社交性聚會稱之為沙龍。它形式自然、內容靈活、品位高雅，可以使渴望友誼、注重信息的人們，既正規而又輕鬆愉快地與其他人進行交際。
按照人們在聚會中所討論的中心話題或從事的主要活動來區別，沙龍又有許多種類。具體來講，包羅萬象，內容眾多的，叫做綜合沙龍；親朋好友、同事、同學相互之間以保持聯絡為目的的，叫做交際沙龍；主要是為了接待來訪者，意在相互了解，加深認識的，叫做聯誼沙龍；以學術討論為主要內容的，叫做學術沙龍等。
在沙龍盛行的時代，我們應該了解在組織或參加這樣的活動時，應該注意哪些方麵的社交禮儀呢？
在通常情況下，交際型沙龍的地點、時間、形式、主人和參加者，均應事先議定。它可以由一人發起、提議，也可以由全體參與者群策群力，共同討論，決定。
1．舉辦沙龍的地點
應當選擇條件較好的某家客廳、庭院，或是賓館、飯店、餐館、寫字樓內的某一專用的房間。它至少應當做到麵積大、通風好、溫風適中、照明正常、環境優雅、沒有噪聲、不受外界的幹擾。
2．舉辦時間
一般應為2到4小時。在具體執行上，則不必過分地“嚴守規章”。如果大家意猶未盡，那麼將其適當地延長一些是完全必要的。通常，為了不影響正常工作，沙龍以在周末下午或晚間舉行為好。
3．舉辦形式
應根據具體目的，而加以選擇。如果大家隻想“見一見”，或是“聚一聚”，那麼就應當選擇較為輕鬆、隨便的同鄉會、聚餐會、聯歡會、節日晚會或家庭舞會。要是打算好好地“談一談”，或是“聊一聊”，則不妨選擇不宜“跑題”、分神的咖啡會、座談會、討論會等形式。當然，在具體操作上，這幾種形式也可以彼此交叉，或同時使用。有時，不確定具體程序或具體“議題”，而聽憑參與者們任意發揮，也是可行的。