在處理電話時應簡短扼要，不要在電話中扯上與主題無關的事情，養成能在3分鍾內把問題解決並掛掉電話的習慣。
在參加會議前要有充分的準備，發言必須簡短，內容必須充實，會議必須做出“結論”，不能無果而終。參與會議的每一位成員，必須一方麵縮減會議發言的時間，一方麵要有實際的工作彙報，不能使會議流於形式。
在回複信件時也應盡可能簡短扼要，不要拖泥帶水。關於簡短扼要，丘吉爾給出了一個標準：“不能在一張紙的範圍內把想表達的意思完全表達出來的，就不能算精簡扼要。”這個標準，可以作為處理信件時的參考。
此外，善於管理時間的員工總是能夠給自己留下處理意外事件的時間。盡管火車、飛機、公共汽車、輪船等都依時間表運行，但依然會有意外發生。同樣的，意外也可能發生在自己身上，所以，為意外事件留時間是很明智的。
聰明的員工有三個預防意外事件發生的方法：第一，每件計劃都留有多餘的預備時間；第二，努力使自己在不留餘地，又飽受幹擾的情況下，完成預計的工作；第三，另準備一套應變計劃。
掌控自己的時間
管理學大師海德·塞弗說：“不能掌控時間的人，到頭來將一無所獲。”一個連自己的時間都無法有效掌控的員工，其工作必然是無效的。
作為印度尼西亞雅加達電力公司的總經理，卓列克管理著手下5千多名雇員。卓列克常常認為：即使與資本和勞動力這種兩大公認的資源相比，時間依然是不能替換的。
卓列克回憶自己從事企業管理的多年經曆，總結出了經驗：人們學會了管理一切資源，隻有時間除外。這無疑是影響了人們提高工作效率的首要障礙。其次是人們常常傾向於做那些自己喜歡的事，而不是自己應該做的事。再者就是一些漫天而來、毫無價值的文件，這些文件正在吞沒每個人的時間和效率。因此，人們迫切地需要一種切實可行的辦法去揀選文件，並堅持簡化文件處理。
卓列克和大多數成功經理人的經驗告訴人們：提高工作的效率既要有效地利用資本和勞動力，又要重視並且有效地利用好自己的時間。
然而，在日常工作中，我們總是抱怨時間不夠用，就像窮人抱怨錢不夠花一樣。每日忙得腳不沾地任時間宰割，不能發揮時間效率，會讓你成為時間上的窮人。金錢失去尚可再得，而時間丟失卻是千金不換的。
我們不妨在時間掌控的方式裏加入一些經濟觀念，你會發現管理時間與理財是一樣，僅僅將所有工作羅列出來，再一一完成是遠遠不夠的。
稍加分析我們就不難發現，在時間的掌控上也有“二八定律”：80%的收獲來自20%的時間，80%的時間創造了20%的成果。管理學家的忠告是：“將時間用在那些讓你真正感覺快樂、成功和滿足的事情上，而不要讓枯燥、低效的例行公事占據你時間的絕大部分。”
如果你想要獲得更大的成績，你就需要拋開那些低價值的活動，將你的時間花在高價值的活動上。低價值的活動包括：別人希望你做的事，千篇一律、例行公事的事，所花費的時間遠遠超出你的預計但還是沒有完成的事，枯燥乏味的事，還有你並不擅長的事。而高價值的活動則包括：關於你人生重大目標的事，你一直想做的事情，千載難逢、稍縱即逝的事。
上天給我們最公平的東西是時間。相同的時間資本，如果兩個人有差不多的起點和資質，一個人工作時間比另一個人長，績效卻沒有另一個人高，那麼就有可能是在時間運用上出了問題。我們不該忘記，在許多因素不可控製的條件下，隻有時間是自己可以真正牢牢掌握的。
時間未必是金錢，但時間組成了生命。確切地說，我們要掌控的其實不是時間，而是我們的生命，我們必須要將時間的掌控提升到掌控生命的高度。
判定時間的掌控是否有效的關鍵是，你是否將自己每分每秒的生命都用在做自己真正想做的事情上。如果你現在所做的並非自己真正想做的事情，那麼其他的所有努力都屬白費，因為如果走錯了路，就算拚命跑又有什麼用？
有的人覺得自己溝通能力差，於是就參加溝通技巧訓練的課程；有的人覺得自己自信不夠，就去參加一些自我激勵的課程；有的人認為自己領導力需要提升，就去學習如何提升領導力……誠然，學習的心態是值得讚許的，可是，如果你走錯了路，所有這些努力都隻能讓你錯上加錯。