初探高職院校檔案管理的信息化建設
高職高教研究
作者：樊立梅
摘 要： 當今社會逐漸趨於信息化、數字化，高職院校的檔案管理應該跟上時代的腳步，不斷使用現代化信息技術，提高檔案管理的信息化水平，這是社會對高職院校檔案管理服務的要求。高職院校的檔案管理應該規定統一的標準，對資源進行高度整合，吸收更多信息化的專業人才，大力發展檔案管理工作。
關鍵詞： 高職院校 檔案管理 信息化水平
高職院校檔案管理工作不僅是高職院校進行教育管理的一個重要的部分，而且是高職院校管理工作中的一個重要環節。高職院校的檔案管理是指高職院校從事招生教學科研管理等活動，直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的曆史記錄。
一、高職院校檔案管理的現狀
（一）檔案管理的步伐跟不上時代變化。
目前，高職院校的檔案管理不夠現代化，它們的觀念落後於時代的發展。檔案管理作為高職院校信息資源的一個重要組成部分，檔案管理的工作需要與時代並進。許多學校覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關輕重，並不需要在上麵花費人力物力。這是由於這些高職院校對於檔案管理工作的認知還不夠徹底，對於檔案管理工作缺少係統認知。更甚者，有的高職院校的檔案管理工作人員並不是擁有專業檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會上招聘的臨時工人或者兼職工人。
（二）檔案管理信息化缺少基礎建設，重視度不高。
作為一種服務於教學管理活動、輔助教學管理活動的工作，檔案管理由於在學校的發展曆程中並不直接起影響作用，並不是很受高職院校的重視。許多高職院校認為購入幾台電子設備，就算完成了檔案管理的信息化。這一點微薄的投入是遠遠不夠的，實現檔案管理工作信息化必須要求整個學校的管理活動，例如教學、科研等，全都進行網絡化、數據化、信息化管理，這樣檔案管理工作的信息化才能算大體完成。
（三）急需提高檔案管理人員的信息化管理素養
由於高職院校的大多數檔案管理人員並不是專業的檔案管理人員，他們缺少檔案管理工作的相關專業知識，在工作中難免會出現對檔案的歸檔分類不準確、歸檔資料不完整、查閱檔案的手續不完備等情況。
二、實現高職院校檔案管理信息化建設的建議
（一）加強學習，增強認知。
要不斷學習，提高認知水平，不斷提高學校的教育管理能力水平，實現檔案管理工作信息化。由於檔案管理工作實現信息化對學校的教學、科研、管理都有著十分重大的意義，因此學校檔案管理工作方麵的上級領導應該將檔案管理工作的信息化放在一個重要的位置，不斷強化下級工作人員對檔案管理工作信息化的認識，使得檔案管理工作的信息化有計劃、有步驟、有階段地進行。實現檔案資料的二次開發、二次利用是檔案管理工作信息化的最終目標，為了實現這一目標，高職院校應該不斷開發促進檔案管理工作對學校的發展服務功能。