高校儀器設備檔案管理中存在的問題及其對策
高職高教研究
作者：劉豔
隨著國家對教育事業的重視，教育投入呈逐年上升趨勢，尤其是高校，由於科學研究實驗的需要，更需要大量經費用於購置儀器設備。每個高校都在快速發展，導致購置的儀器設備一年比一年多，在這種情況下，對這些儀器設備的科學管理就成為急需解決的問題。
儀器設備為每個學校的發展提供了基本條件，一個學校沒有這些儀器設備，科學研究就寸步難行，一個大學沒有科研，就談不上成為真正的大學，所以，對儀器設備的管理非常重要，其直接影響高校教學科研的發展，以及學校的辦學條件，同時，為學校的教學科研提供有力的物資保障，防止國有資產的無意流失，為學校節約辦學成本。
一、高校儀器設備檔案的特點
高校設備檔案材料包括高校儀器設備的采購環節（如標書）、驗收環節（驗收單、驗收報告）、使用環節（使用記錄）、改造（維修記錄）、開發（升級）等各個環節中形成的以紙質載體為主的材料，反映儀器設備從開發到使用的全過程，形成一個整體，不可分割，並且要求各方麵與實物一致，不能有差錯。
從儀器設備的特點來看：高校設備尤其是用於實驗（化學、生物、物理）的儀器設備不僅型號複雜，而且大多數屬於最新科技研究應用的智力密集型，集光、機、電子於一體，涉及學科門類多，功能多，不僅硬件結構複雜，而且使用具有多種用途功能的軟件，操作為高度自動化，這些設備的隨機紙質文件較多，包含儀器設備的功能介紹、用法用途等。
從設備檔案的內容來看，有關設備采購的資料包括采購標書、合同、安裝圖紙、合格證書、隨機說明書等，有關設備到貨的資料：調試、驗收報告和記錄等。有關設備使用的材料：各設備的各種使用製度、維修與保養、使用記錄報告等。以上所有這些材料越詳細越好，這樣才方便查找。
從保管期限來看，有些設備更新換代速度很快，一旦設備出現故障，維修成本高且作用不大，就得進行報廢處理，為適應教學科研的實際需要，不得不更換新一代產品，由此決定設備的檔案管理不同於其他門類的檔案材料管理，即大多數不是長期性或者永久性的檔案材料。
二、設備管理存在的問題
1.儀器設備檔案管理得不到應有的重視
儀器設備檔案管理得不到學校管理部門的重視是普遍現象，學校一般傾向抓可以直接顯示成果的教學科研，因為這可以直接反映高校的科學研究水平，儀器設備僅僅服務於教學科研，往往在學校管理係統中處於邊緣地位，這樣的後果就是高校儀器設備管理一片混亂，尤其在有多個分校區的高校，一旦涉及係院搬遷或者校區合並，設備管理就一團糟，有的設備在不知不覺中丟失了，無形中造成了國有資產的嚴重流失；有的放錯了地方，使用時找不到；有時甚至出現嚴重的賬物不符，給儀器設備的管理清查工作帶來很多不便。
2.產權意識不清晰
高校有的部門或者個人幾乎沒有任何產權意識，導致資產歸屬不明確，尤其是自籌資金購買的儀器設備，沒有對這些設備進行有效的科學管理，如檔案材料不僅收集不齊，而且沒有對設備資料進行詳細錄入，信息不全，造成賬物不符或者賬賬不符，留下國有資產流失的隱患。