會議管理新思維 會議的溝通技巧
§1會議交際溝通模式
會議中的交際溝通對其效果有很大的影響。適當、有效的交際溝通模式，不僅可以使會議取得好的效果，也能給與會者營造一份好的心情。這些交際溝通模式，就是與以下幾點有關的問題：
①誰發言?曆時多久?
②他(她)對誰講話?與誰交談?
③其後會有誰發言?有幾人?
這些問題都是應該事先明確的。
在會議中，往往存在著很大的壓力，要成員增強以個人判斷為基礎的群體的一致性。與此相關的是來源於群體內部的“小集團思想”。這種思想對群體的“內聚性、團結一致和集體精神”評價甚高。有“小集團思想”的會議具有以下特征：
①有不容置疑的共同感情、道義、倫理上絕對正確、過分樂觀。
②有很強的內部保護措施以防止內部成員對集體一致性的挑戰或威脅，包括會議成員的自我檢查和不同意見者的直接施壓。
③有集體地對潛在的問題和失敗征兆進行預測的能力。
④有集體地發現那些愚笨無能的反對者對集體一致性不同意見或威脅信息的能力。
⑤有群體成員口頭多數讚同實現一致性的幻想。
這種行為模式對會議有很大的破壞性影響。雖然多數人都有這樣或那樣的小集團思想的經曆，但對於會議來說，這種思想並不是固有的，而是可以避免的。對於運作良好、高效率、效果佳的會議來說，也是必須避免的。
要解決“小集團思想”的負麵影響，最有效的辦法就是采取成功的會議主持、控製和領導方式。主持會議角色通常被賦予“主席”，其行為包括主持、製約、仲裁、控製以及領導等。實際上，主席角色的行為範圍很廣，包括控製正規的會議，采取高度正規、甚至是程序化的儀式進程；也包括在不太正規會議上充當沒有正式任命的“協調者”的角色。
§2把握會議的真諦
從某個角度來看，會議的確可以滿足人類的某種需要。人是社會的動物，從人類有文化以來，人就要經常做定期性的聚會。這種聚會通常是小型的，至於族與族之間較大型的聚會也間或有之。如果一個團體沒有聚會，每個成員對它的向心力就會減弱，在這種情況下，人們隻好利用勞動之暇，定期參與各項聚會。
很顯然，會議並不隻是先前遊牧民族聚會的遺跡，它的存在自有其必要性。迷信科技的人會一再幻想：身為機關首腦者足不出戶，隻需利用各種電子設備，就能把各種作業遙控自如，可惜這種世界隻有在科學小說中才會出現。在現實社會中，人與人麵對麵的會議絕對少不了。盡管傳播技術有革命性的發展，會議的功能依然不能完全由電子遙控取而代之。
如果我們針對會議勝於其他傳播技術的優點來探討，就更能了解會議的真諦。
①會議可以給與會者一種最簡單而最根本的了解。
凡是參加的就是本會的一分子，反之則否。每個與會者隻需環顧周遭，就可以了解自己所參加會議的地位。
②會議是個集思廣益的場所。
通常每個團體經過成員的意見交流之後，就會產生一種共同的見解、經驗、價值觀念和習慣。這種見解、經驗等的共同組合，不僅會使每個成員更能辦事，而且會使彼此的聯係更有效率。
③會議不僅可以讓每個會員了解彼此的共同目標，而且可以讓他們知道與旁人的合作可以對團體做怎樣的貢獻。
④會議可以對每個與會者產生約束力。
譬如說，你原先反對某個議案，可是一旦形成決議，你就得服從，否則你隻有退出這個團體。在一個組織裏，如果有人反對某項決議，他們真正反對的原因通常隻有一分是反對決議的本身，九分倒是因為作決議時，根本就沒有征求他們的意見。就大多數人而言，通常隻要讓他們有表達意見的機會就夠了。就算是將來達成的決議與他們的意見不合，他們失望之餘，也會盡可能接受。