會議管理新思維 有效管理溝通的障礙及克服
§1有效溝通的障礙
溝通中存在的障礙往往是企業管理者最感頭疼的問題之一。因為這些妨礙管理溝通的障礙無所不在，它們可能存在於企業各部門之間，管理者和部門之間或是企業係統中處於同一層次的個人之間。一般來講，溝通聯絡中的障礙主要是主觀障礙、客觀障礙和溝通方式的障礙三個方麵。
(1)主觀障礙
①個人的性格、氣質、態度、情緒、見解等的差別，使信息在溝通過程中受個人的主觀心理因素的製約。
②在信息溝通中，如果雙方在經驗水平和知識結構上差距過大，就會產生溝通的障礙。
③信息溝通往往是依據組織係統分層次逐級傳遞的。然而，在按層次傳達同一條信息時，往往會受到個人的記憶、思維能力的影響，從而降低信息溝通的效率。
④對信息的態度不同，使有些員工和主管人員忽視對自己不重要的信息，不關心組織目標、管理決策等信息，而隻重視和關心與他們物質利益有關的信息，使溝通發生障礙。
⑤主管人員和下級之間相互不信任。這主要是由於主管人員考慮不周，傷害了員工的自尊心，或決策錯誤所造成，而相互不信任則會影響溝通的順利進行。
⑥下級人員的畏懼感也會造成障礙。這主要是由主管人員的管理嚴格、咄咄逼人和下級人員本身的素質所造成。
(2)客觀障礙
①信息的發送者和接收者如果在空間距離太遠、接觸機會少，就會造成溝通障礙。社會文化背景不同、種族不同而形成的社會距離也會影響信息溝通。
②組織機構過於龐大，信息從最高決策層到下級基層單位，因層次太多而產生失真，而且還會浪費時間，影響其及時性。這是由組織機構造成的障礙。
(3)溝通聯絡方式的障礙
①語言係統所造成的障礙。語言是溝通的工具。人們通過語言、文字及其他符號將信息經過溝通渠道來溝通。但是語言使用不當就會造成溝通障礙。這主要表現在：a誤解。這是由於發送者在提供信息時表達不清楚，或者是由於接收者接收失誤所造成的。b歪曲。這是由於對語言符號的記憶模糊所導致的信息失真。c信息表達方式不當。這表現為措詞不當，詞不達意，丟字少句，空話連篇，文字鬆散，句子結構別扭，使用方言、土語，千篇一律等。這些都會增加溝通雙方的心理負擔，影響溝通的進行。
②溝通方式選擇不當，原則、方法使用不活所造成的障礙。溝通的形態和網絡多種多樣，且它們都有各自的優缺點。如果不根據組織目標及其實現策略來進行選擇，不靈活使用其原則、方法，則溝通就不可能暢通進行。在管理工作實踐中，存在著信息的溝通，也就必然存在溝通障礙。主管人員的任務在於正視這些障礙，采取一切可能的方法消除這些障礙，為有效的信息溝通創造條件。
§2克服溝通障礙的方法
分析溝通中存在的各種障礙，是為了克服溝通障礙，改善和提高溝通效率。成功的管理者和溝通專家在實踐中，發展出了一套切實可行的克服溝通障礙的方法。
(1)管製信息流
如果對於信息不予管製，則過量的信息很可能使溝通係統負荷過度，而降低溝通的效率。因此，有必要建立一套控製係統，使溝通係統中的重要信息能得以優先傳送，並有效降低無效信息的“混入”。也就是說，對信息流的管製實際上是控製信息的質和量。
建立控製係統，首要措施是授權下屬處理某些信息，由下屬再把與目標有偏差的重要信息傳遞給上級主管。如果一切都按計劃進行，那麼主管也就不需要再看什麼詳細的報告了。
第二種方法是將進入信息係統的信息加以濃縮，信息發送者做口頭溝通時，應鼓勵他們簡明扼要，書麵溝通情況也應如此。如果書麵報告超過兩頁以上，應該附上一張大約50個字的報告摘要。
第三種方法是根據何時要采取哪些行動，將溝通分類。這樣，信息與信息之間就可以分出先後次序，而且也不會遺漏或忽略重要信息。
(2)運用反饋
運用反饋，可將溝通中信息被曲解或誤解的程度減小到最低，並及早發現這些現象，因而反饋對整個溝通過程具有支持作用。
管理者可以通過直接或間接的詢問以及“測試”下屬(如要求下屬複述和總結信息)以確認他們是否完全了解信息。例如，管理者問下屬：“你了解我的意思了嗎?”對方的回答即是一種反饋。當然，反饋信息越詳細越好，而不應隻限於“是”或“否”的簡單回答。針對信息，可以采用靈活的方式來收集反饋意見，如績效評估、薪資的討論、對升遷的看法等等，都是重要而微妙的反饋形式。
當然，反饋不僅是語言反饋，動作也是重要的反饋。業務經理擬了一份銷售計劃書，然後傳給各個業務員，如果有些業務員沒有在上麵簽字，那麼業務經理需要再傳達一次，或者作些修改。同樣地，如果你對著一群人演講，從聽眾的眼神，你可以看到許多重要的暗示，從此你可能判斷出聽眾是否已經接收到你的信息。