會議管理新思維 學會有效溝通
§1有效溝通的基礎
管理溝通的有效性建立在以下四個方麵的基礎上：
(1)信息的明確性
當溝通能以一種使接受者易於了解的語言和傳遞方式進行時，它便具有明確性。
這一原則簡單但卻極其重要。在許多情形下，管理者想當然地認為自己明確的信息到了別人那裏也是明確的。當他們看到自己刻意使用的語言和信息的傳遞被接收者吸收的程度如此之低時，常感到驚訝。在抱怨接收者接受信息能力差的時候，他們忘記了檢查自己，忽略了溝通的明確性原則。因此，首先保證信息具有明確性。
(2)信息接收的效率
溝通是否有效，除了信息本身需具備明確性以外，還取決於接收者接收信息的效率。
由於需要注意的信息太多，而人們的注意力又有限，所以，很難保證接收者對每一組合得很不錯的信息都予以充分地注意。為提高信息接收的效率，接收者須有充分的準備，並且願意集中精力去接收信息。
對於接收者而言，接收信息的能力也是其溝通能力的一個重要方麵。改進自己的傾聽和閱讀能力，確保集中精力，不但可以提高信息接收的效率，而且對信息傳遞者也是一種尊重和鼓勵。
(3)信息傳播的係統性
管理溝通是一種手段，而不是目的。管理溝通的目的，在於支持每個人去獲取信息並維持企業的信息需要，以達到企業的目的。
為實現管理溝通的目標，信息的傳播過程需具備係統性。具體而言，信息在企業內的傳播應該是有計劃的、有序的而且可控的，而不是散亂的、偶然的。
(4)信息傳播渠道的多樣性
信息傳播渠道的多樣有助於保證溝通的順暢進行以及減少信息失真。在企業中，溝通渠道以正式渠道為主，通過企業的正式組織和規章製度的作用，實現信息的向上、向下和水平的流動。
在正式溝通渠道之外，企業內還存在相當數量的非正式溝通渠道。信息通過一些非正式的組織，以“小道消息”的形式在企業內散布。有些管理學家認為，最有效的溝通是當管理者利用非正式組織係統來加強正式組織係統的溝通渠道時才能達到。
因此，在正式組織結構之外，應該鼓勵非正式組織傳送並接受信息，來彌補正式組織在推動企業目標上的不足，以保持溝通的順暢進行。
§2有效溝通的“7C”原則(1)可信賴性(Credibility)溝通應該從彼此信任的氣氛中開始。創造這種氣氛主要是溝通者的責任，這也反映了他們是否具有真誠地滿足被溝通者願望的要求。被溝通者應該相信溝通者，並相信溝通者在他們共同關心的問題上有足夠的能力。
(2)明確性(Clarity)
溝通要以簡明的語言進行，所用詞彙對溝通者和接受者都代表同一含義。複雜的內容要列出標題或采用分類的方法，使其明確與簡單。信息傳遞所要經過的中間環節越多，就越應該簡單明確。
(3)持續性與連貫性(Continuity and Consistency)
溝通是一個沒有終點的過程，要達到有效的目的，有時需要重複，但在重複中要不斷補充新的內容。這一過程應該持續地堅持下去。
(4)一致性(Consistent)
企業溝通計劃必須與企業的環境要求相一致，必須建立在對環境充分調查研究的基礎之上。
(5)內容(Content)
溝通的內容須對接受者有意義，與接受者原有價值觀念具有同質性，與其所處的環境相關。一般來說，人們隻接受那些能給他們帶來更大價值的信息，信息的內容在很大程度上決定了公眾的態度。
(6)渠道(Channels)
溝通者應該利用現實社會中已經存在的信息傳送渠道，這些渠道多是被溝通者日常使用並習慣使用的。建立新的溝通渠道存在較大的困難，盡管不是不可能。
在信息傳播過程中，不同的傳播渠道在不同階段具有不同的影響。所以，應該有針對性地選用不同渠道，以達到向目標接收者有效傳遞信息的目的。
(7)接受者的接收能力(Capability of Audience)
溝通必須考慮信息接受者的接收能力。用來溝通的資料對接受者能力的要求愈小，也就是所傳送的信息越容易為被溝通者接受時，溝通成功的可能性就愈大。被溝通者的接收能力，主要取決於他們接受信息的習慣、閱讀能力和知識水平。