會議管理新思維 有效溝通的技巧
掌握一定的溝通技巧是管理者必備的基本素質之一。優秀的企業家，往往同時也是高超的溝通者。他們善於描繪企業發展的遠景，巧妙地把自己的想法轉化為眾人的共識，並在企業共同為目標而努力的過程中敏銳地捕捉到可能導致損失的“危險信號”，然後采取果斷的措施去解決問題。
§1提高溝通者的溝通素質
管理者的溝通技能並不完全是天生的，而是經過適當的訓練造就的。思維是各種溝通技巧的基礎，而“聽、說、讀、寫”四個方麵溝通技巧的磨練則是管理者提高其語言溝通能力的必由之路。此外，管理者還必須磨練自己的非語言溝通技能。
(1)鍛煉思維——溝通的基礎
思維是溝通的基礎，因為任何一個有目的的溝通活動都開始於思維或創意。一位優秀管理者的特征之一，就是他要具有思維決策能力，如進行或停止某種行動、接受或反對某種意見、準備進行某種行動、采納或拒絕某個目標等。
思維分為兩種：個體型思維和人際型思維。
①個體型思維。個體型思維是指未經與他人交涉而自己主觀所作的決定。例如，我們準備在某個特定時間說些什麼話、要和哪些人談話、談話的目的何在等。
舉一個例子。某天早晨，一位超級市場經理走過農產品貨架，他發現了幾個不新鮮的蘋果，並把那些蘋果拿掉。他想：“××疏忽了職守，我要找他到辦公室來談談。”當這位經理走到大門口時，他又發現在該處竟然沒有供顧客使用的手推車。於是，他走到廣播處，要求把手推車從停車處收集到大門口來。他感到很生氣，覺得管理人員沒有盡職，對員工表現出來的工作態度深感不滿。
在這個例子中，這位經理是在做個體型思維。雖然他所作的決定，以及他所作的觀察，會直接牽涉到他人，但是他在思維過程中，並未與他人聯絡。
②人際型思維。人際型思維，顧名思義就是與其他人直接有所接觸。例如當兩個人坐下來交談，他們會迅速地一起決定要談什麼，他們調整彼此的思路。
相互影響是人際型思維的基本特征。當你參與一個群體時(無論是正式會議還是一次非正式集會)，你必須作的一項決策，就是你允許其他人控製你的行動及影響你的思維過程的程度。由於這種決策通常是無意識地作出的，而且其過程非常迅速，因此常常意識不到它的存在。
③影響有效思維的關鍵。無論思維過程是屬於個體型的，還是屬於人際型的，其結果都將產生所謂的“思想”。思想就是我們在溝通時所要傳達的內容。
思維過程及其結果的優劣，取決於它所依賴的信息和對這些信息的處理。對思維的訓練更主要地集中於對信息的處理能力上。因為信息的多寡往往是既定的、客觀的，而即使是知道了所有的事實，也未必能做到“正確”地決策。這就是思維有效性在不同個體之間的差異。舉個例子而言，一個人在接受一個新工作之前，一定衡量過所有的事實因素，但到後來才發現與新老板合不來，因為他事前過多考慮了老板的正麵因素。
決定思維有效性的關鍵因素有兩個：真實性檢驗和概率評估。
真實性檢驗就是要分辨哪些是事實，即哪些與我們周圍的“實際情況”相符合。通過真實性檢驗，我們將事實與幻想、傳統、輿論及原來的感受區分開，對目前的情況進行評價，並將所得的資料與以往的知識與經驗相關連起來。真實性檢驗的結果，是進行決策、選擇行動方案的基本參照。
在各種方案中進行選擇時，要做概率評估。概率評估，就是預先估計各種行動方案的可能結果，以一定的標準對各種結果進行判斷，並決定哪種方案是最優方案。
思維的有效性，取決於對情況的客觀估計以及在率直坦誠的溝通基礎上所做的思考。
(2)如何“說”與“寫”
“聽”、“說”、“讀”、“寫”是管理者必須精通的四種基本溝通技巧。其中，“說”與“寫”屬於發布信息的過程。
①說的技巧。說是傳達信息的主要方式之一。但是一般人對於“說”這個過程的複雜性並沒有真正地意識到。這裏所說的“複雜”，並不是那種產生創意並把創意轉化成語言的複雜(雖然這個過程可能也是複雜的)，而是指“說”這個行為本身所調動的溝通者各個器官的多樣性。例如，舌、肺、喉、大腦，這些器官都在“說”這個過程中扮演著重要的角色。此外，耳朵也在說話上發揮著不可缺少的作用。
“說”的另一個特點是它所傳達信息的短暫性。一般而言，話一旦出口，就“消失”了。除非在場的聽眾將它牢記在心裏，或者用錄音帶錄下來，即使用書寫的方式將它記錄下來，甚至逐字抄錄，也仍然無法表達音調的變化及非口語行為。
要有效地“說”，必須先確定我們所要溝通的結果是什麼。除非我們在心中已有明確的目的，我們是很難作出最佳選擇和組織的。有效的“說”的另一基本原則是口頭表達的信息必須是聽者感興趣的。如果我們說的話無法符合聽者的需要與興趣，那麼我們的“說”就不稱其為溝通，而隻不過是自言自語罷了。
②“寫”的技巧。說話主宰了我們大部分的溝通，但“寫”也是一種決不可不予以重視的溝通方式。
“寫”的信息，具有永久性，並且將展示給他人看。如果內容或形式有什麼不妥，將是不可挽回而且難以推脫的。因此，我們對寫很敏感，而且有使用正式用語、“打官腔”的傾向。就一般人而言，他們所接受的寫的訓練多是為了符合老師的要求，獲得高分。這形成一種不好的傾向：當我們在處理企業事務、坐下來寫一封信或一份報告時，很多人仍然懷著“做作文、獲取高分”的心態。我們不像是在給收信人寫信，也不像是對副總經理寫報告，而是在大做文章!
一般的管理者對“寫”缺乏信心，原因是他們誤以為寫作是一種需要靈感的藝術。寫作的確是一種藝術，但是它並不需要靈感。隻要願意努力去學習，就能改進寫作技巧。沒有一個人天生就具備寫作的才華。
作為管理者，應該隨時留意評估自己的寫作，培養寫作的技巧，以使寫出來的文件更有意義、更加生動。時刻提醒自己磨練吸引讀者注意力的寫作技巧。我們應該簡潔地告訴讀者為何他應該讀我們所寫的東西，同時我們也應該明確究竟要讀者去做的是什麼、去想的是什麼，以及能感受到什麼。
③提高信息傳達能力。很多人認為“寫”最困難的部分是開始下筆，實際上，如果我們對所寫的內容持“隨時可改動它”的態度，那麼寫的開始就不是那麼困難了。不要等到你能寫出漂亮的句子、完整的段落，或美妙的詞語時才下筆，第一次的初稿隻是修改的基礎而已。