試論檔案管理係統的需求與功能開發利用
科學理論
作者：劉茜
摘 要：檔案管理信息化，是現代科學技術發展的必然結果，也是業務、用戶及檔案管理對自身管理提出的需求。本文從業務、用戶及係統三方麵對檔案管理係統的需求做了簡要分析，然後探討了市麵上一些檔案管理係統開發設計過程中表現出來的問題，我們應當以此為據，從各方需求考慮來進行檔案管理係統的功能開發設計工作，以滿足適應信息化檔案管理趨勢。
關鍵詞：檔案管理係統；功能開發設計；業務需求；用戶需求；係統需求；問題
隨著科學技術不斷發展及檔案管理信息化建設不斷推進，市麵上出現了各種類型的檔案管理係統。一些係統在功能設計上基本相同，多采用以傳統管理為導向的工作模擬，麵對電子檔案的急劇增加及檔案管理的深入應用，現今市麵上不少檔案管理係統表現出了不少問題。為了適應檔案管理信息化建設，滿足各類型企事業單位對檔案管理的需求，必須立足於業務需求、用戶需求及係統需求來進行檔案管理係統的功能開發設計及利用工作，力爭充分發揮檔案管理係統效用。
一、檔案管理係統的需求分析
（一）業務需求
就目前看，各類型企事業單位日常管理基本采用現代化辦公係統，如辦公自動化係統、物資采購係統等，常常產生大量的電子文件。從業務角度看，麵對龐大數量的電子文件，單位需要的是集中式規範化管理、確保電子文件長期保存、多途徑的檢索途徑，隻有這樣采用有效利用電子文件。
（二）用戶需求
用戶分為普通用戶、檔案管理員、係統維護人員。對於普通用戶來說，要求檔案管理係統具有瀏覽、檢索、借閱、下載等功能。對檔案管理員來說，要求檔案管理係統具有文件管理、收集，檔案信息的錄入、審核、驗證、分類，以及相關輔助管理等功能。對係統維護人員來說，要求檔案管理係統具有係統權限定製、檔案管理架構定製、檔案整理規則定製，以及數據和用戶使用維護等功能。
（三）係統需求
檔案管理係統管理的目標是通過成熟而先進的硬件技術軟件技術，開發設計出一個安全、穩定、友好、簡單的係統，能高效的處理用戶請求，自動按照檔案管理規則實現檔案分類處理。為清楚掌握係統需求，要從功能需求、需求需求及非功能性需求三方麵分析。從功能需求角度看，要求係統具有采集管理、數據操作、查詢利用、增值服務等功能；從數據需求角度看，要求相關數據信息的錄入、處理具有精確性、高效性，保持數據的一致性與完整性，以及共享等功能；從非功能性需求角度看，要求保障檔案的原始性、完整性，傳輸安全性，以及身份認證、加密處理、防篡改等功能。
二、目前檔案管理係統開發設計中存在的問題
目前，市麵上一些檔案管理係統開發設計中表現出了這些問題。第一，對檔案管理係統的業務了解不足；第二，對檔案管理係統的係統需求分析不深入、不全麵。係統需求分析是進行係統功能開發設計與利用的基礎和條件，這是跨出成功開發設計檔案管理係統的關鍵一步，值得引起設計者足夠重視；第三，不少檔案管理係統存在不完整性等問題；第四，管理係統跟蹤服務、更新服務不及時。為設計一個能滿足業務需求、用戶需求及係統需求的檔案管理係統，進行必要的需求分析是必要的，了解軟件產品開發設計中的問題更是進行檔案管理係統功能開發設計工作的前期工作。
三、檔案管理係統功能開發設計及利用
（一）係統功能架構設計
在這裏，采用低耦合度和高內聚度的標準進行檔案係統架構設計。檔案係統主要包括電子檔案應用服務平台、業務層、存儲層、配置管理層、數據層、係統安全層，其中的各個功能模塊的功能都是獨立的，通過對外接口實現各功能模塊交互、調用，形成一個完整的檔案管理係統。尤其每個功能模塊都設置對外接口，從而確保係統功能的開發設計、利用、維護具有較強的靈活性。