正文 第7章 提高時間的利用效率(2)(1 / 3)

2.注重時間預算,管好自己的時間

每天在工作上要辦的事情肯定很多,但是這些事情都有輕重緩急之分,我們不能也不必成為事務的俘虜,被林林總總紛至遝來的雜事所左右。要深思熟慮,統一運籌,將頭腦中想到的和上下左右所涉及到的工作都考慮一下後進行分類。必須自己處理的,要認真考慮出處理意見和辦法,盡快處理;需要委托他人的,要物色出合適的人選去辦理;屬於職權之外或自己不能做的,要盡快轉有關部門或其他人辦理,免得耽擱。通過這種對所有要做的工作的分類處理,可以科學合理地安排和使用時間,提高工作效率。

3.珍惜時間,杜絕浪費

時間是無比珍貴的,珍惜時間要樹立正確的時間觀念,理性正確地對待和使用時間,杜絕浪費時間。

4.在適當的時候幹適當的事

有句話說:“在適當的時候幹適當的事,是一項偉大的藝術。”這句話的科學根據恐怕是針對人體的生物鍾而言的。在一天的時間裏,我們什麼時候記憶力最好,什麼時候理解能力最好,什麼時候分析能力最好,都是有規律可循的。可根據自己的經曆總結一下,然後根據這個生物鍾來調整我們的工作進程,這會有效地提高工作效率。

5.增加時間,再造時間

光陰不可倒轉,時間不可再生,但時間的使用價值可以增加,時間可以再造。增加時間、再造時間,可以從兩個方麵來考慮:一是內涵增加,即改進工作方法,完善工作的程序,掌握工作的藝術,講究時間的使用效率,用較少的時間幹好幹完更多的工作;二是外延增加,即請別人幫助,分擔掉自己的部分勞作內容,以使自己的學習時間有所增加。

工作心得

提高工作的時間效率,是工作能力的重要體現。時間效率是一種無形的價值,它體現在我們的工作業績中。此外,養成勤奮工作的習慣,也能增加工作時間,提高工作效率。

找出工作效率最高的時間段

聰明的人常能輕鬆處理完成堆的工作,不是他比別人用在工作上的時間多,而是他是一個時間管理高手。他知道自己在哪段時間工作效率最高,哪段時間處於工作低潮。假如不能做到這些,即使簡單的事情也會變得複雜異常。為了使事情做起來更簡單容易,我們需要訂立符合自身情況的工作計劃。

提高工作效率的一個有效的方法,是要掌握自己的生物節律,知道自己效率最高的時間帶,即自己最能集中精神投入工作的時間帶。知道什麼時候應該做到什麼程度,就能縮短時間,提高工作效率。大多數的人在一天內特定的一段時間裏,能夠盡全力工作,或者是在清晨,或者在午餐前,或者在大多數員工已經離開、辦公室內沒有噪音和不會分神情況下的黃昏。

一旦找出了你能全力工作的那段時間,不要將之作為秘密,要虔誠地來捍衛這段時間。可以關上你的房門,在門上貼上有你親筆簽名的紙條謝絕來訪者,並將打來的電話轉給別人。應該把最具挑戰性的工作留給這段時間,並讓每個人都知道這段時間是完全屬於你個人的。

有關研究表明,人們在一周之內從事不同任務,其效率會有很大不同。一周的前半部,人們的精力旺盛,態度和行為比較激進,到了一周末尾,人的精力會開始下降,卻也更易通融。有關研究人員按照主導性、順從性、親和性和爭吵性幾個行為傾向,對人一周的行為規律進行了研究。將這四方麵屬性的起伏組合起來看,研究人員得出一些十分有趣的結論:

雙休日之後的星期一,人體的生物鍾往往還沒有調解過來,沒有在24小時結束後自動歸零,而不知不覺地延續到“第25小時”。所以星期一不是埋頭做事的好時候,這時候最好分派任務,做好規劃,設定目標。

星期二工作效率最高,產出最大。星期二上午十點到中午這段時間,人頭腦最清醒,這時很適合安排一些難度大的工作來做。對管理者來說,可利用此時間,安排下屬一周內最有挑戰性的任務。

星期三是一周的轉折,此時人體的精力還是很好,且思路活躍,最有創造性。這一天是製定戰略、開展“頭腦風暴”的最佳時間,也是決策技能最能得到發揮的時候。

星期四基本上是人們的雄心和精力均已下降的時段,卻又對即將到來的周末充滿希望。這時候人也變得比較通融,這時候去找客戶,客戶向你妥協也最有可能。

星期五的時候人們最容易冒險。這一天人們喜歡進行高風險的投資。另外,到了星期五,人們總希望一周事一周清,一些一周內糾纏不清的事情,大家都喜歡這個時候來個了斷。

工作心得

時間不僅是量也是質。時間是金錢,被誤用的時間就是分幣,乃至假鈔。掌握了時間應用的規律,可以大大提高時間的利用率。掌握工作效率的時間帶,是提高工作效率最好的方法之一。