我們生活在一個複雜的群體中,工作也不再是一個人的事情,總會與其他人合作或共處,所以難免會受到他人的幹擾,這是無法避免的。但是每個人都希望在工作中不要受到他人的打擾,在自己沉浸於工作之中的時候,不要有不速之客來造訪。要掌控你的工作,就要合理安排時間,統籌規劃,學會說“不”,就不會被亂七八糟的事情所左右,從而做個高效能人士。
避免不必要的幹擾
做事情要分清輕重緩急,才能夠集中精力把事情做好,這就必須避免一些不必要的幹擾。但是,我們生活在一個複雜的社會群體之中,完全避免幹擾,任何人都無法做到。但是不管怎樣,我們仍然要盡可能地減少幹擾。
1.我們要為自己營造一個良好的工作環境
很多人工作時精力無法集中,就覺得要消除精神疲勞,改變心情,常常會在辦公桌周圍擺上各種不相幹的東西。其實這些東西,無論是全家福照片、紀念品、鍾表、溫度計,它們既占據你的空間,也分散你的注意力。它們對你形成的幹擾是無形的,是很難察覺的。遇到這種情況,辦法隻有一個,那就是除了辦公所必須的東西外,把其他不相幹的東西擺放在你的視線之外。
2.將種種瑣事進行歸納整理,這樣工作起來會條理清晰
有些信件、郵件,可以歸總起來一次寫完;盡量安排好時間,盡可能集中依次會見來訪者;必須閱讀的資料,就可以集中到一起進行閱讀,等等。
3.委婉拒絕別人的托付
在現實生活中,經常會遇到別人托付自己辦一些事。但是如果礙於情麵不好拒絕,那麼就有可能會把自己的工作給耽誤了。不過也不是說對於別人的任何托付都要一概拒絕,而是指在必要時,應該巧妙地拒絕別人,這樣就不會被那些外在幹擾打亂自己的工作計劃,自己的工作也就能夠順利進行下去。
處理來自上級的幹擾
我們對來自上級的幹擾,相對來說是不好處理的,因為你不可能直接對上級說“你不要這樣做”或者“對不起,我沒有空理你”等之類的話。在你必須拒絕上級的額外工作時,你隻能委婉地表達出來,甚至還要擔心上級會誤解你想偷懶,不願意做事。
一般來講,來自於上級的幹擾往往是由於上級不能很好地體諒下級,或者其本人是一個令人討厭的人(他喜歡把下級當作機器一樣來使喚)。
有這樣一些領導,有一種非常令下級感到尷尬的習慣。
一旦有客人來訪,他就讓下級同自己一起接待,即使在他與客人談話時,他也要讓下級坐在一旁,好像這樣能體現出自己的尊崇似的。但是下級並不是他的花瓶,下級還有一堆工作等著去做。
為了排除上級的幹擾,不浪費時間,我們可以試試以下四個秘訣:
(1)和上級商量,與上級一起製定你的預定日程表。這樣,上級就清楚了你的工作安排了,就不會再幹擾你,打亂你的預定日程。
(2)定期與上級接觸,報告工作,詢問他有無工作需要你去做。然後,你再把這些工作安排到你的日程表中去,這樣就避免了上級要求你做一些你的日程表中沒有的工作。
(3)當你要完成重要的工作,而周圍確實是太不清靜,幹擾太多時,你就明智地在公司以外的地方找一個工作場所。即使上級要吩咐你做別的什麼工作,或許因為碰不到你,就會吩咐別人去做。
(4)使你的日程表和上級的日程表同步,協調起來。按照工作種類,使你的預定日程與上級的協調起來,就能夠減少上級對你的額外幹擾。
處理來自下級的幹擾
作為上級,當然也存在被下級幹擾的可能。上級與下級的關係緊密,為完成某一工作,就要有上級的授權和工作指導,也要有下級的實幹。隻有上下級之間配合默契,才能使工作順利完成。否則,相互不能理解對方的觀點和想法,就會走很多的彎路。
對於下級來說,不理解上級的意圖,就要為一件事情反複地向上級請示彙報,因而會給上級造成幹擾。