正文 淺談企業項目管理中的需求管理(2 / 2)

針對此類情況,可在評審前就相關內容在小範圍內達成一致,同時,有效控製會議時間和內容,合理設置會議休息時間;然而,對於難以避免的爭吵,有些人固執己見,也有些人一味妥協,對此,我們應嚐試不同的溝通方式和技巧,學會站在他人立場去考慮問題,嚐試從不同角度看問題,學會傾聽對方的意見和建議,排除個人認知盲區。

為提升評審質量,可先在項目組內部進行評審,待項目組內部評審通過後,在進行外部評審,對於需求內容複雜,涉及人員較多的項目,分次進行評審,同時,還要控製評審節奏,避免因討論到其他不相幹的問題上,進而影響評審質量,評審完畢後應及時整理最終結論,以便作為對已有成果調整及後續實施的依據,若有必要還可邀請外部專家參與評審。

四、嚴控變更,確保項目進度質量

在項目實施過程中,難免會遇到需求變更情況的發生,然而需求一旦變更將會或多或少影像項目進展、成本和質量,為此,需要對各類變更進行有效管控;首先,企業應形成針對需求變更的管理流程,對不同等級的需求變更製定對應的處理流程,從而做到有理可循、有章可依;其次,需求變更提出後,需求人員應充分了解變更背景,如:監管要求、市場變動、規則調整還是原始需求錯誤等,最後,對變更的內容進行分析,包括變更背景、主要內容、可行性、影像範圍、初步意見等相關內容。

在充分分析變更內容後,若細微的變動,不影響項目整體進展且得到各方認可後,可依據現行規定下予以實施,而與變動量大而且涉及範圍廣的變更,需要在充分分析其變更內容、範圍、利弊、可行性以及對目前項目影像等的情況下,向領導逐層彙報,以便領導對整個變更進行最終裁定;最後,將此次變更的最終處理意見與相關幹係人進行溝通,同時,要敢於對不合理的變更說“不”,對於合理且認同的變更,積極履行變更手續,做好變更需求分析,為保障項目的進度及質量提供有力保障。

五、積極跟進,作全生命周期跟蹤

在項目進入實施階段後,很多人會認為需求工作已結束,會產生從項目組內脫離的想法,然而卻忽略了項目的需求管理貫穿著整個項目周期;例如:針對同一規則可能會出現仁者見仁智者見智的不同理解,這時需要需求人員對相關內容進行澄清和講解,同時,積極跟進項目的實施過程,並與之前的分析成果進行比對,對於不一致的地方要積極溝通協商,並做好與相關幹係人的解釋工作。

需求還可以作為項目組與外界溝通的橋梁,一方麵負責對項目整個需求進行管控,另一方麵可根據項目進展發布裏程碑或月度報告,使相關幹係人及時了解項目進展;同時,通過跟進項目全生命周期,可使需求人員更好了解項目情況,積累項目經驗,為後續需求分析及管理提供有效幫助。

六、總結

需求管理作為企業項目管理中的重要一環,涉及需求規劃、需求獲取、範圍界定、需求分析、需求評審、變更控製、進度跟蹤等相關內容,需求管理的質量將直接影響後續項目的實施,所以,在實際需求管理過程中應注重合理規劃各項需求任務、認真分析每項需求意向、有效評審需求分析成果、客觀進行需求變更管理、積極跟進項目各階段進展,綜合應用計劃、組織、管理、控製等管理技巧,為項目的有效實施保駕護航。