這樣來進行分類，我們就可以把零碎的時間利用起來。在零碎的時間裏做事不會讓你產生任何煩惱，並且專心做好一些更重要的事情。
你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個良好的工作環境。這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級交流，瀏覽你必須訪問的論壇，打掃衛生等等；這些常規的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致誌地完成別的任務，或者會由於你的疏忽帶來不可估量的損失。處理這些日常工作的最佳方法是定時完成：在每天預定好的時間裏處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，並且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它！除非有什麼特殊原因（例如你在等待某個人發來的緊急郵件），否則，強迫自己在預定時刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽論壇，不要去找領導彙報工作，這樣，處理這些事務的效率才會提高，並且不會給你的其他主要工作帶來困擾。
先給水還是先送飯。
我們要救一個在沙漠裏的要渴死和餓死的人，該先送水還是先送飯呢？這其實是要看那個人此時最需要的是什麼。隻有先送水才能把那個人從死亡的邊緣救回來，水比飯要好消化得多。其實做任何事都應該給事情有個定位。這個定位在心裏有個概念了以後，做起事來就會不自覺地按照應有的時間和次序去做。
我們來把事情按輕重緩急分類：
（1）重要又緊急。這些事情比任何事情都要優先，是必須立刻去做或在近期內要做好的工作。
（2）重要但不緊急。我們工作之中，大多數真正重要的事情都是不急的，可以現在或稍後再做。實際上我們卻往往把這些事情無休止地拖延下去。對這類工作的注意程度，可以分辨出一個人做事有沒有效率。所以我們要注意把這類工作列入優先的行列之中。
（3）緊急但不重要。這一類是表麵上看起來需要立刻采取行動的事情，但客觀而冷靜地分析一下，我們就可以把它列入次優先工作中去。
（4）繁忙。很多工作隻有一點用處，既不緊急也不重要，而我們卻常常在做重要的事情前先做它們，這是本末倒置。因為這些事情會讓你分心，它們給你一種有事可做和有成就的感覺，使你有借口把重要的工作向後拖延。這是許多能力不夠而又身居高位的人的最大弱點。
走好第一步。
接到一項任務的時候，你是不是還沒弄明白整件事情就開始東奔西走了？俗話說，萬事開頭難，第一步走的方向往往決定了接下去事情的進程。人做事都是有慣性的，此刻的決定和表現就決定了下一刻的狀況。因此，做事要有縱觀全局的感覺，無論大事小事，都應有頭有尾，有棱有角，把事做得完整。
在思考第一步該怎麼走的時候，就是我們需要對事情做全麵籌劃的時候。比如說，我們要去辦什麼證件，出門事前就要想好該帶上哪些辦證需要的證明和其他東西，這需要把整個過程都了解才能做出判斷。出去旅遊或辦其他事，我們在不知將來會發生什麼的情況下，第一步應該盡可能的做得完善。
有些人第一步沒做好，就隻想破罐子破摔了。這種心態顯然是十分有害的，以一種無所謂的態度去做後麵的事還不如不做，或交給別人去做呢。另一方麵，做好第一步不僅使下麵的事有個好的開始，而且使自己更加充滿信心。
不要忘記表格記錄的好處。
人們不可能總是記得自己需要做的事，完成了今天的事，忘記了明天、後天的事。人們傾向於被眼前的事情忙得焦頭爛額，缺乏長遠計劃。許多事情也並不是一次性或一天就能搞定的，它也需要每天或每一段時間分配一定的時間來做。我們要有條不紊地來做這些工作，需要時間管理。製做表格是個很好的方式。
製一個表格，把本月和下月需要優先做的事情記錄下來，據我所知很多人都開始製定每一天的工作計劃。那麼有多少人會把他們本月和下月需要做的事情進行一個更高水平的籌劃呢？除非你從事的是一項交易工作，它的時間表上總是近期任務，你經常是在每個月末進行總結，而月初又開始重新安排籌劃。對一個月的工作進行列表規劃是時間管理中更高水平的方法，再次強調，你所列入這個表格的一定是你必須完成不可的工作。在每個月開始的時候，將上個月沒有完成而這個月必須完成的工作添加入表。