主席還有一件事不能忘記，就是說明議程表上哪一項議案隻是告知性，哪一項需要討論甚至做成決議，這樣會員才能知道自己在哪一項議決中應扮演什麼角色。
最後主管不應該過早分發議程表，因為有些粗心大意的會員會把它遺失。除非議程表印得很多，隨時都可以補發，否則最好在會議前兩三天分發。
議程表上每項議案排列的次序很重要。有些議案軒輊分明，層次清晰可以一目了然——大體而言，需要立即做結論的就排在最前頭，可以留待下次再議決的隻好排在後頭。譬如說，如果裝修計劃還沒有通過，就不必討論裝修費用。可是有些議案的性質不易劃分，孰應先孰應後，就得費心思量一番。下述幾點可以供當主席的參考：
(1)會議的前半部通常比後半部更有活力和創造力。因此，如果某項議案需要會員集中心力提供意見，最好就列在前半部討論。同樣地，如果有件議案很得會員關心，不妨將它稍微做保留，先讓會員把其他正事辦完後才提出。通常這種議案以會議進行了15分鍾至20分鍾之後提出最佳。
(2)有些議案可能會員意見一致，有些卻存在意見分歧。當主席的可以使會員先一致再分歧，也可以使他們先分歧再一致。最重要的是主席做選擇時，心裏要有準備。因為這兩種相反的方式可能會使會議氣氛變得迥然不同。一般而言，議程最後一項以能夠導致各人的意見一致者為佳。
(3)許多人通常都會犯的毛病就是：在一些瑣細但又似很迫切的問題上消耗太多時間，以致於忽略了另外一些雖然並不迫切，但影響卻極為深遠的問題，為了避免犯這種毛病，主席不妨在議程表上注明何時開始討論這種有長遠性影響的問題——並且要徹底執行。
(4)一場會議如果開上兩個小時之後，就很難討論出個有意義的結果來，通常隻有一個半小時就足夠把所有議案理出一個頭緒了。
(5)會議準備在什麼時候開始，什麼時候結束，最好在議程表上注明。
(6)如果會議可能拖得太長，主席就應該把會議安排在午飯前一個鍾頭或上班前一個鍾頭舉行。一般而言，隻消簡單說明即可議案，可以在預定結束的時間前十分鍾提出。
(7)原則上，最好能事先分發會議記錄及參考資料。這樣不僅能節省時間，而且可以讓與會者先想好問題。這些參考資料最好是能製成大綱。如果要分發，主席一定要在會議前先看過一遍——如果你事先沒有看，絕對不能讓會員發現。
(8)如果須要印製某些文件供做討論參考之用，務必力求簡單扼要。隻有傻瓜才會要求全體會員捧著一大疊印得密密麻麻的資料。至於隻供參考而不必全部看完的金融和統計資料，則不在此限。這種資料最好在開會時每張桌子擺上一份。
(9)如果要使每個議案在會中討論出個頭緒，事前必須一一仔細思考。在議程表上亂列其他問題，無異是浪費大家的時間。如果有會員臨時提出一項很迫切的問題，該問題本身又很直接了當的，主席則不妨在會中臨時宣布增列該項議案。
(10)主席在事先研讀各項議案時，如果自己有什麼看法想提出來供大家討論的，也可以注明在上頭。
4主席的職責
假定你現在被推選為某某委員會的主席，你或許會謙虛地說自己是打雜的，甚至於會故意叫“好倒黴”。說歸說，有一點倒不容否認：當主席多少是件體麵事。不管是當什麼會的主席，很少人能不竊竊自喜，甚至於感到驕傲的，許多會議就是因為這樣才發生毛病。
因此推選主席一定要慎重，否則就可能選出下列幾種蹩腳主席。第一種是“一朝權在手，便把令來行”之流。他認為既然當主席有權控製會議，別人應該以他的意見為意見。全場會議隻見他一個人滔滔不絕，偶而提出一兩件看法，還不準別人有異議。第二種倒有點像童子軍領隊。他認為讓團體自由活動就已經夠好了，自己沒有必要再做什麼。他當主席就已經夠好了，自己沒有必要再什麼。他當主席就好像在不煮任何東西的營火上加炭而已，一點作用也沒有。第三種更是差得可以，他打從開始內心就不穩定，又懶得思考。他從頭到尾隻顧著找尋別人支援，好叫別人為他自己的猶豫不決共同負責!隻要議案一提出，這個他也表示反對，那個他也表示懷疑，目的無他，避免做任何決定而已。
當然大部分人都不致如此。可是第一次榮膺主席，總是免不了會沾沾自喜一番。這種心理原沒有什麼不好，但是如果過分自喜，甚至於大有讓全體會員分享他這份喜悅的趨勢時，那就大錯特錯了。
最容易把會議搞垮的莫過於主席自己的過分得意。因此當主席的首先必須提醒自己，千萬不可誌得意滿。如果主席發現自己在討論過程中說個沒完，就應該知道這是本身自鳴得意的征兆。
事實上，當主席隻有一件事真正值得高興，那就是：把會議開成功。這種喜悅一定要讓每位與會者分享。從某些根本而原始的角度看，人類固然須要開會，可是唯有讓所有與會的人知道會議的成果——而這種成果又是他們個人所無法達成的，會議才有它的價值。
如果主席確實想要會議達成某種目標，他最好在會中多扮仆人少扮主人的角色。唯有這樣，他才能用最有效的方式解釋議案，引導討論，進而達成最理想的決議。這些決議或許部分會員不讚成，可是如果主席主持得當，他們會把這些決議變為眾意而樂於接受。
若是有人在會議中嘮叨不停，主席可以用許多種禮貌的方式表示自己已經有點不耐煩，譬如身子向前傾，眼睛盯著對方，眉毛向上揚，要不然就略略點頭，表示“閣下的高見我懂啦!”等到自己回答或評論時，更可以利用機會宣布討論下一個問題，免得再羅嗦下去。相反地，如果對方的意見有獨特之處，主席可以表示時間很多，讓他繼續闡明他的見解。
從另一個角度看，主席最好扮演社會領導者的角色，盡管他很想要大家擁護某個主張，他絕對不能忘記這個主張一定得由他人提出，他自己不等到辯論進行了一大半絕不稍露聲色。或許他在聽了許多正反兩方麵的看法之後，原有的主意會有所改變也不一定；即使沒改變，他待會兒想表示支持某人也會覺得容易得多。最後他就可做結論，支持他喜歡的一方。
在委員會裏促成一場辯論，似乎沒有百分之百對或錯的辦法。一個問題提供出來，每個人各抒已見，最後不是做成決議就是中止辯論，如此而已。這種看法當然有幾分道理，可是如果每項議案都一成不變地引用某種方式進行討論，那就不對了。集體討論有一定的邏輯程序，當然有時候不必絕對遵循。一般說來，絕大多數的會議都是依照下列的程序，這種程序就和病人去看醫生的過程一樣：
“哪裏有毛病?”通常一項議案之所以列在議程表上，就好像病人在發現身體有不適的征兆之後，準備請醫生醫治一樣。