會議的溝通技巧
1會議的真諦
從某個角度來看，會議的確可以滿足一種人類的需要。人是社會的動物，從人類有文化以來，人就要經常做定期性的聚會。這種聚會通常是小型的，至於族與族之間較大型的聚會也間或有之。如果一個團體沒有聚會，每個成員對它的向心力就會減弱，在這種情況下，他們隻好利用工作之暇，在外頭定期參與各項聚會。
很顯然地，會議並不隻是先前遊牧聚會的遺跡而已，它的存在自有其必要性。迷信科技的人會一再幻想：身為機關首腦者足不出戶，隻消利用各種電子設備，就能把各種作業遙控自如，可惜這種世界隻有在科學小說中才會出現。在現實社會中，人與人麵對麵的會議絕對少不了。盡管傳播技術有革命性的發展，會議的功能依然不能完全由電子搖控取而代之。
如果我們針對會議勝於其他傳播技術的優點來探討，就更能了解會議的真諦。
(1)會議可以給與會者一種最簡單而最根本的注腳：凡是參加的就是本會的一份子，反之則否。每個與會者隻消環顧周遭，就可以了解自己所參加會議的地位。
(2)會議是個集思廣益的場所。通常每個團體經過成員的意見交流之後，就會產生一種共同的見解、經驗、價值觀念和習慣。這種見解、經驗等的共同組合，不僅會使每個成員更能辦事，而且會使彼此的聯係更有效率。
(3)會議不僅可以讓每個會員了解彼此的共同目標，而且可以讓他們知道與旁人的工作可以對團體做怎樣的貢獻。
(4)會議可以對每個與會者產生約束力。譬如說，你原先反對某個議案，可是一旦做成決議，你就得服從，否則你隻有退出這個團體。在一個組織裏，如果有人反對某項決議，他們真正反對的原因通常隻有一分是反對決議的本身，九分倒是為了做決議時，根本就沒有征求他們的意見。就大多數人而言，通常隻要讓他們有表達意見的機會就夠了。就算是將來達成的決議與他們的意見不合，他們失望之餘，也會盡可能接受。
(5)會議是每個會員較量地位的競技場。在一個團體裏，一味地要每個成員裝著不在乎彼此的相對地位，事實上並沒有任何好處。因為這種競爭的欲念也是人類本質的一部分。
通常會員隻有在會議中才能看出彼此的相對地位，因此會員在會議中競技就變成一種無可避免的現象。如果一個團體剛剛成立，領導者是位新人，或者組織成員是一批亟力爭取升遷機會而工作又不能獨當一麵的單位主管，他們在會議中競技的氣氛就格外強烈，有時甚至於會妨礙會議的進行。至於成立已久，且經常定期會議的團體，這種現象就很少發生。
盡管會議可能會產生前述幾種功能，可是誰也不敢保證在某種情況下，某種功能一定會產生。很可能一場會議開下來，不是浪費時間，就是妨礙團體達成某種既定的目標。因此必須指出一般會議的毛病出在那裏，並且介紹一些開好會議的要領。
2會議的種類
在開會之前，首先要問的是：“要達成的目標是什麼?”這個問題可以分幾種角度來探討——“如果本會不開，可能會導致什麼效果?”“會議開完，如何判斷它成功或失敗?”——除非會議之前有個明確的目標，否則胡亂開一場會，隻會白白浪費每個會員的時間而已。
一般說來，議程上的每項議案都脫離不了下述四種範疇。有些議案甚至於可以區分成好幾部份，分別劃歸於好幾種範疇。這些範疇分別是：
(1)告知性的。如果有事宣布，隻消一本公文簿傳閱即可的，就不必開會，否則就是浪費時間。但是如果這件事必需由某位特別的人物宣布，或是需要特別解釋或評論，或與會員有深切關係者，最好能列入議程。會中既不需達成結論，亦不需采取行動，會議中需接受報告，加以討論就行了。所謂“告知性的功能”就是包括接受和討論報告，使團體中每位成員隨時知道自己所擔負的工作現況，並且檢討已完成的方案，好讓每位成員獲致共同的評斷，作為將來參考的資料。
(2)建設性的。有些會議專以討論做什麼為主題，這種會議就需要有新的創意，譬如商研一個新策略、新的銷售目標、新的產品、新的市場計劃、新步驟等等，全部屬於這個範疇。這種策劃除非每個有關部門的人員都參與，並且努力貢獻力量，否則就會失之不當。
(3)執行性的。決定好做什麼之後，接下來的問題是：“怎麼做?”這時候哪些人該做什麼，就得在會議桌上分配清楚。在屬於建議性範疇的會議裏，會員最大的貢獻是提供知識及見解；在屬於執行性範疇的會議裏，會員最大的貢獻是擔負執行的責任。由於他們的貢獻與他們本身及下屬都有極密切的關係，因此這種貢獻顯得格外有意義。
(4)立法性的
通常會議體製比前述幾種功能來得重要，這種體製包括一些法規、慣例及議程，所有大大小小的活動都得按照這種體製進行。如果改變這種體製而徑直引用新的組織或章程，有些委員就可能會覺得自己的地位受到挑戰而惴惴不安。但是如果永遠不改，它又無法適應時代的變遷。因此會議的體製在何時應做何等程度的修訂，一定要得到有關部門的主管全力支持才行。
3出席人數
當然，隻要按照議程進行，一場會議就能同時產生上述四種不同的功能。主席有時不妨在議程上的每個項目旁邊寫下它預期的效果。這種練習可以幫助他了解討論的重點在何處：如果那些人該出席會議，會中該問什麼問題等等。
如果出席的人數太多，會議的效果就會大打折扣。一般說來，4至7個最理想，10個還勉強可以，12個就太多了。因此當主席的應該盡可能把與會的人數減至最低。除了能對會議有所貢獻的人員之外，其餘的一律不得參加。有些人有會必至，他們純粹為開會而開會，這種人就應該摒諸會場之外。謝絕旁人與會本來不是件簡單事，可是偏偏有些人經常以為自己在辦公室已經夠忙了，對於開會已不感興趣，因此主席不要他們參加，他們反倒覺得求之不得。
如果開會的人數實在不能多了，主席可以試試下麵幾種辦法：
(1)事先分析議程上的每一個項目，看看是否每一項都與所有的出席者有關，如果不是，主席可以重新安排議程，以便部分會員中途退席或加入。
(2)問問自己是不是可以把一個大會分作兩個小會分開?
(3)事先要一兩個單位把他們自己的意見做成結論，屆時隻要推出一名代表在會中提出即可。
還有件事主席需要記住：如果你覺得某件議案由會員提出比自己提出好，或是不想讓一件無關宗旨的議案在會中浪費大家的時間，你可以會議前一天找某位會員交待一番。如能這樣，包可使會議效果提高。
議程表相當重要。如果設計得當，對於會議的進行助益良多。有些議程表寫得過於簡單暖昧，這種毛病實在大可不必犯。如果議程表上的每一個項目都是經過主席自己仔細分析後編列的，就不必怕它太長。當然，如果是漫無計劃地增列，以致於在會議中不可能有時間詳細討論議題又另當別論。不管什麼議案，一旦列在議程上，主席就應該盡可能地簡單注明理由。如果有某項議案可能引起全體會員關心，主席最好特別提出。