組織安排實用技巧
為了使會議取得預期的目標，快速而有效地形成決議，解決問題，就必須注重會議的組織安排技巧。
1會議交際溝通模式
會議中的交際溝通對其效果有很大的影響。適當、有效的交際溝通模式，不僅可以使會議取得好的效果，也能給與會者營造一份好的心情。這些交際溝通模式，就是與以下幾點有關的問題：
①誰發言?曆時多久?
②他(她)對誰講話?與誰交談?
③其後會有誰發言?有幾人?
這些問題都是應該為經理所事先明確的。
在會議中，往往存在著很大的壓力，要成員增強以個人判斷為基礎的群體的一致性。與此相關的是來源於群體內部的“小集團思想”。這種思想對群體的“內聚性、團結一致和集體精神”評價甚高。有“小集團思想”的會議具有以下特征：
①有不容置疑的共同感情、道義、倫理上絕對正確、過分樂觀。
②有很強的內部保護措施以防止內部成員對集體一致性的挑戰或威脅，其中包括會議成員的自我檢查和不同意見者的直接施壓。
③有集體地對潛在的問題和失敗征兆進行預測的能力。
④有集體地發現那些愚笨無能的反對者對集體一致性不同意見或威脅信息的能力。
⑤有群體成員口頭多數讚同實現一致性的幻想。
這種行為模式對會議有很大的破壞性影響。雖然多數的經理都有這樣或那樣的小集團思想的經曆，但對於會議來說，這種思想並不是固有的，而是可以避免的。對於運作良好、高效率、效果佳的會議來說，也是必須要避免的。經理可對照上麵的特征，檢驗一下自己所在的委員會有無這種“小集團思想”並采取相應的處理措施。
要解決“小集團思想”的負麵影響，最有效的辦法就是采取成功的會議主持、控製和領導方式。主持會議角色通常被賦予“主席”之稱，其行為包括主持、製約、仲裁、控製以及領導等。實際上，主席角色的行為範圍很廣，包括控製正規的會議，采取高度正規、甚至是程序化的儀式進程；也包括在不太正規會議上充當沒有正式任命的“協調者”的角色。
2會議組織中的主席行為
經驗豐富、技巧熟練的主席應具有區別群體或會議維護相關的需要與那些群體或會議任務相關的需要的能力，這也是其角色行為的一大特色。一旦這些各異的需要得以確定，也就要精練的主席展現其關注哪種需要更能保證會議的效果的能力。主席與會議維護相關的行為被認為與群體的道義和諧以及群體相互作用的質量密切聯係；而與任務相關的行為被認為與利用會議成員共同的技能完成任務的能力密切聯係。在施行上述行為時，主席將發揮6.3所示的作用。隻是需要提出的是，表中所列的行為中有些與第三章中有關積極聆聽過程的行為有許多共同之處。經理主持會議時，應對自己的角色行為有充分的了解。
主席在領導會議時，應集中精力於與維護相關的行為，而不是施行他(她)所主張的任務。優秀的主席將在會前或會議中間將主張轉給他人。
主席主持會議，施行與維護相關的行為，這裏麵與一係列的操作技巧需經理注意掌握，其實也是上述主席行為的具體化，其中包括：
①會議開始的技巧；
②會議進行與結束的控製技巧。
(1)會議開始的介紹方法
好的開端等於成功的一半。會議開始順利，則為會議的成功舉行打下了良好的基礎。會議開始時，主席應盡力吸引與會者的興趣，滿足與會者的需求。有時會議成員之間並不相識，需要做些必要的介紹。常用的介紹方法有：
①自我介紹。與會者分別作一下簡短的自我介紹，說明自己的姓名、身份、背景情況等。這種介紹可以是按一定次序進行的，也可以是隨意的、無序的。介紹時，通常應起立、脫帽。
②互相介紹。這種介紹將自我介紹與他人介紹結合起來，通常按照座位的次序或按事前編排好的次序進行。
③主席介紹。由會議主席分別一一介紹參加會議的人員情況，這一方法適用於主席對與會者的姓名、身份比較熟悉的情況。介紹到哪一位與會者時，被介紹者應起立、脫帽向大家點頭示意。
④名片介紹。通過與會者相互遞交名片進行。名片通常印有姓名、身份等內容，呈長方形，長9～10厘米，寬5～6厘米，男子的可略大些，女子的可略小些。名片的顏色可以是白色、米黃色、淺灰色或淺蘭色，在左上角常用較小的字體寫明身份、職務、名片正中用較大的字體印出姓名，左下角和右下角可印出地址、郵編、住址、電話等。
在介紹了與會者的情況之後，應設法使會議進入正題，其方式有兩種。一種是比較正式的會議，可以由主席或其他重要人物的正式講話開始；另一種是非正規的、非正式的場合，可由主席用一個與會議主題有關的故事或幽默玩笑引入正題。
(2)營造會議氣氛的方法