(第一節) 采購需求的分析
采購的需求管理體現在三個方麵:首先是需求的分析,其次是計劃的編製,再次是預算的確定。其中,需求分析是前提,既是計劃編製的基礎,也是預算的依據。
采購需求分析的作用,就是要明確采購對象、采購數量、采購時間、采購途徑等問題。
采購需求的分析視角,要落在搞清楚采購需求類型、需求定位要素、供應市場態勢、采購調研重點這幾個方麵。
一、采購需求的兩種類型
采購的需求類型,從用途的角度可以分為兩種:一種是自用類需求,一種是他用類需求。兩種不同的需求類型,決定了在采購對象、采購流程、采購條件方麵的差異。
1自用類需求。
采購對象。自用類需求采購的對象多為基礎用品、保障物品、服務產品,采購的目的是保證自身生產或維護自身運營。生產類企業、政府機關、事業單位的采購,通常都是自用類需求,比如生產所需的原材料、零部件、半成品,運營所需的工作場所、設備配件、各種能源、辦公用品等。
采購流程。自用類的采購需求來源於組織內部,因此流程的重點在於需求描述和訂單跟蹤,有了準確的需求描述和嚴格的訂單跟蹤,才能保證所購物品能滿足生產和運營的需要。
采購條件。以供應商的選擇為例,供應能力、技術保障、服務內容是關鍵所在。
2他用類需求。
采購對象。他用類需求采購的對象多為需求商品、保障產品、服務產品,采購的目的是實現商業銷售或履行組織職能。銷售型企業、服務型企業、政府采購、公益團體的專項采購,通常都是他用類需求,比如批發、零售企業所需的民用品和非民用品,政府采購涉及的各類產品,公益團體的專用物品等。
采購流程。他用類的采購需求來源於組織外部,因此流程的重點在於需求預測和購後評估,有了精準的需求預測和客觀的購後評估,才能保證所購物品能滿足市場和職能的需要。
采購條件。在供應商的選擇上,除了供應能力、技術保障、服務內容外,還更加注重適用性。比如,商業企業要考慮商品是否符合企業的基本定位、目標市場、可提供的促銷條件和力度等;再比如,公益團體的采購會衡量是否能滿足救助的特殊要求等。
二、需求定位的兩個要素
需求定位要把握兩個要素,一是規格說明,二是檢驗標準。
1規格說明。包含名稱、品牌、商標、材質、尺寸、成分、技術指標、產品性能、使用條件、質量等級等具體項目。
以路燈產品為例,需要說明的有名稱(如LED路燈),材質(如鋁合金外殼、透明PC燈罩),重量(如10千克),電源輸入(如電壓36伏特、電流4安培、功率146瓦),燈具特性(如光源光通量12000流明、照於路麵光通量10000流明),適用條件(如燈柱高8~12米、燈柱距30米、燈具仰角0°~15°、燈頭適用外徑48~60毫米、路寬12米),使用環境(如溫度-40℃~50℃、儲存溫度-40℃~80℃),技術參數(如使用壽命)50000小時、防塵防水等級為IP66)等。
2檢驗標準。包括國際標準、國家標準、行業標準、地方標準、企業標準。
國際標準,如國際標準化組織標準(ISO)、國際電工委員會標準(IEC)、國際電信聯盟標準(ITU)等;國家標準,如強製性國標(GB)、推薦性國標(GB/T)、環境質量標準(GHZB)等。行業標準,如紡織行業標準(FZ)、商業行業標準(SB)、包裝行業標準(BB)等;地方標準,如北京地方標準(DB11)、江蘇地方標準(DB32)、青海地方標準(DB63)等;企業標準以字母“Q”打頭,通常有兩種情形,一是沒有相應的國家、行業、地方標準,二是企業有更高的要求,如嚴格的技術指標和特殊的工藝要求等。
案例一:廣西桂林一次機床采購的中標結果公布後,一家未中標的企業向監管部門投訴,理由是采購單位的采購需求不科學,因為在機床規格中提出的轉數範圍是20~170轉/分鍾,而在實際操作中每分鍾20轉的速度是根本無法完成產品加工的。類似的案例在當地經常發生,監管部門也被弄得疲憊不堪,究其原因就是采購單位對采購需求的認定不夠認真和嚴格。
案例二:某采購代理機構在組織一次競爭性談判的過程中,由於沒有堅持既定的采購需求而被責令重新進行采購。原因是委托采購的A公司在提出采購需求時,指定采購的產品必須得到某家機構的認證。
經過一輪談判後,代理機構發現B公司在各方麵都符合采購條件,而且報價最低,但唯一的缺陷是給B公司提供認證的機構並不是A公司所指定的。對此,A公司代表明確表示:“B公司很有實力,如果他們能成為供應商,貨物質量和售後服務都會很有保障。我們當時指定的認證機構,隻考慮了最常用的,可能並不是最權威的。”代理機構考慮到A公司的解釋以及競爭性談判的目的,決定由B公司供貨。但結果一公布,馬上就受到其他供應商的質疑,認為B公司的產品並沒有得到指定機構的認證,其之所以能夠成為供貨商,明顯是A公司的傾向性行為所致。