二、計劃編製的兩大關鍵
編製計劃有兩大關鍵點:一是做好動態平衡,二是緩解容量製約。
1做好動態平衡。動態平衡,就是要充分考慮計劃編製的動態因素。
計劃在執行過程中,往往會因為某些原因而出現誤差,這種由於動態因素產生的誤差需要在編製新計劃時予以調整、進行平衡,以增強采購計劃的準確度。
編製采購計劃有六個數據必不可少,一是計劃期的需要量,二是計劃期期末的儲備量,三是計劃期期初的庫存量,四是當時的實際庫存量,五是本期預計的進貨量,六是本期預計的出貨量。其中,當時的實際庫存量是實現平衡的關鍵,因為其大致反映了本期計劃執行的動態變化。通過這六個數據的加減組合,我們就可以求得計劃期的采購總量。公式如下:
某種物品的計劃期采購總量=計劃期需要量+計劃期期末儲備量-計劃期期初預計庫存量(其中:計劃期期初預計庫存量=當時實際的庫存量+本期預計的進貨量-本期預計的出貨量)我們可以通過一個實例來說明這種動態平衡。比如某企業計劃期需要PVC原料6000噸,計劃期期末儲備量1500噸,當時的庫存量為2180噸,本期預計進貨量為1850噸,本期預計出貨量為2200噸,那麼,該企業PVC原料的計劃期期初預計庫存量為1830噸(當時的庫存量2180噸+本期預計進貨量1850噸-本期預計出貨量2200噸),而計劃期的采購總量應該為5670噸(計劃期需要量6000噸+計劃期期末儲備量1500噸-計劃期期初預計庫存量1830噸)。
2緩解容量製約。容量製約大致上有三種情況:一種是總體的供不應求,另一種是局部的供應不足,還有一種是雖有容量但在供應時間上有限製。因此,采購總監在編製采購計劃時必須在緩解容量製約方麵下工夫,要根據不同的情況采取不同的對策,以提升采購需求的滿足度。麵對總體的容量不足,要在力爭保住現有容量的前提下尋求替代產品,比如木材的缺口比較大,就可以多采購一些複合材料替代;麵對局部的容量不足,要積極開拓新的渠道物色新的供應商,比如本地的蔬果供應不足,就可以通過商農對接的方法尋找出路;麵對容量的時間製約,要有針對性地對采購計劃進行調整打好時間差,比如冬季的煤炭緊俏,就可以提前采購儲存備用。
三、計劃安排的四種策略
除了列明采購品種和確定采購數量外,采購計劃還要對采購時間作出安排。采購時間合理與否,會在價格、費用、庫存等方麵對企業的運行效果產生直接影響。因此,采購總監要根據企業的實際情況,從效能的角度出發,對采購時間的安排進行有效的控製。采購時間的安排通常有四種策略:足量采購、適量采購、定期采購、定量采購。
1足量采購。所謂足量采購,就是一次性大批量地采購商品。足量采購策略,適用於三種情況:一是需求量大且有價格彈性的產品,有利於降低價格和其他費用;二是供貨狀況不夠穩定的產品,有利於保證正常的供應;三是進行聯合采購的產品,有利於企業整體效益的提升。但足量采購也有明顯的缺陷,主要表現在資金占用和倉庫積壓方麵。企業在決定采用足量采購策略前,應該首先進行利弊的權衡,否則就有可能得不償失。
2適量采購。所謂適量采購,就是在考慮用量、價格、費用的基礎上決定的年費用最低的采購批量,又稱為經濟采購量。經濟采購量的運用需要一定的前提條件,比如年采購總量是已知的、商品單價和運費固定、每次的采購費用和每單位商品的儲存費用均為常數。適量采購的策略,可以在保證供應的同時,控製年度總費用的支出,減少進貨的盲目性。
3定期采購。所謂定期采購,就是采購期限固定,采購批量根據需要決定。采用定期采購的策略,采購周期的確定取決於貨物周轉情況,可以是半個月、一個月或者更長;采購批量的確定則需要考慮日用量、庫存、進貨周期、保險儲備量等因素。定期采購的優點是管理相對簡單,計劃性較強,方便多品種同時采購;不足是有可能出現貨物斷供的情況,每次采購前都需要盤點也比較麻煩。
4定量采購。所謂定量采購,與定期采購正好相反,每次采購的數量不變,但采購時間取決於一定的時點。采用定量采購,批量的確定可以參照經濟采購量的方法;采購時間的確定則需要考慮日用量、備運周期、保險儲備量等因素。定量采購能確保采購時效性和供應均衡性,避免斷供或積壓的情況,但增加管理難度,難以享受價格優惠。
(第三節) 采購預算的確定
進行采購預算的作業,需要三個基礎:首先要了解采購預算的功能,其次要明辨影響預算的因素,最後要掌握製定預算的方法。