第二節會議成功的幾個小技巧
控製好時間
如果我們不尊重員工的時間，他們也不會在意你的時間。一些主管腳踩西瓜皮，滑到哪裏算哪裏。會議時間不是根據每項議程確定，而是拍腦袋想一個整數點作為結束時間，比如5點20分開始的會，不是6點20分結束，也不是6點45分結束，熬也要熬到7點才結束。我們應常常反思一些慣性行為，當這種行為成為習慣時，我們甚至都不會再去想為什麼要這樣幹。這讓我想起小時候折紙飛機，折好後放飛前，都把機頭轉過來對著嘴哈兩口氣，到現在我也不明白是為什麼。
會議紀要不可少
做會議紀要，就好像你去公安局報案，警察叔叔要記筆錄一樣，為了在將來需要時，有據可查。曾經一次，我們給分行培訓一項推薦海外賬戶的業務，但未做培訓記錄，很多個月過後，由於一家分行經辦人員業務的不熟練，使得客戶未提供幾項重要材料，導致賬戶無法在客戶要求的時間前開設成功，引起投訴。海外分行在安撫好客戶後，致電我部，要求提供當時的會議紀要，希望在當時的參會人員中，找到該名同事。然而當我老板問起此事時，我驚訝地發現，我們當時沒做會議紀要，連培訓的日期也說不清楚了，更不要說查到那批參會人員的名單。結果，自己搞得很被動，並為此和海外分行解釋了很久。
會議紀要寫好後，應發給所有參會的人，內容切忌繁瑣，隻需記錄會議談到的一些要點問題。對於一些需要跟進和回顧的紀要，可以在紀要中每條跟進項的右側多加三欄，一欄列出該項工作的具體負責人，有問題可以找他；另一欄列出預期的完成時間，以供回顧時參考；第三欄用來逐周或逐日更新最新進度（如下表）。而後，拿著這張表，每次會議中與同事們回顧，並可以把已經完成的項目刪除，或添加一些新項目上去。
巧“治”走神的人
為了保持所有同事在會議中的注意力，可使用一些小技巧來幫助那些走神的人。比如當發現某人低頭玩手機，或某2人交頭接耳竊竊私語時，可忽然停頓，並微笑地看著他們，什麼都不用說。當現場一片安靜時，他們自然會發現自己已經成了焦點，馬上會收起手機停止交談，乖乖坐正看著你。另外看到那些眼神木訥精神恍惚的同事，可隨時提點問題給他們，直至搞到他們清醒為止。
簽到與請假
最後一點，是會議的簽到與請假製度。既然是製度，顯然要像對待紀要一般地，留下這些記錄。對於簽到表的使用也有講究，參會人員較多時，常會出現下麵的情況：簽到表上有他名字，也確實是他自己簽的，但會議中卻沒出現過，或者是聽了小半場後，拿手機做掩護，接/打個電話什麼的，出去後就不再回來了。建議大家，簽到表應挪到會後填。在有時間的情況下，每個季度統計一次缺席情況，比如缺席2次以上的有幾人，3次以上的又有幾人，分別是哪幾個人。
順便說說會議請假的處理。請假的彈性實際上掌握在主管手裏，請假不犯法，家裏有重大活動，比如親人生日宴，或是碰巧有重要客戶約你吃飯，在我看來都是應該請假的，因為沒有人比你的親人更重要。而如果出現一次會議中，半數以上人員缺席的情況，則不得不采取措施，因為這樣下去會危及你的整個會議製度。在這個度的拿捏上，我們不妨參考下我曾經的一位領導的做法。首先，他是有要求的，即要請假需提前一天，發會議通知也是提前一天，如果某同事提前一天未請假，則頭一天發出的會議通知中，將出現該名同事的姓名，並抄送給更高階的主管。當天會議上，老板照著會議通知，看到誰沒到，就知道誰頭一天未請假。一般而言，提前一天編造理由的動力沒有當天大。但對當天來找你的人，一律要做到一碗水端平嗎？這倒也不必。除了那些非去不可的事情外，在常請假的與很少請假的二者中，準很少請假的；業績好的與業績差的中，準業績好的。同時也要兼顧整體出席率，當有80%以上同事出席的前提下，接受請假的尺度可以適當放寬些；而當低於70%的人參加會議時，該尺度便需要收緊。另外，團隊業績表現不錯的階段可適度放鬆，表現不佳時要立即收緊。在對會議製度鬆緊的拿捏上，可比照上文中講到的，在過程化督導中變化節奏的技巧，做到張弛有度，像央行根據市場變化，通過放鬆或收緊的貨幣政策，向市場注入或回收流動性來幹預經濟一樣，靈活卻不失嚴謹地掌控。
第三節開好晨（夕）會很關鍵
回到每日的具體工作，主管應盡力提高早晚“兩會”的效率，作為每一個營銷日工作量的保證。