ERP環境下企業內部審計中的問題及解決對策
財會探索
作者：馬靜
【摘要】ERP（Enterprise Resources Planning），即企業資源計劃，在20世紀90年代由美國 Gartner Group 公司提出。ERP是一種新型的企業管理模式，在信息化迅速發展的今天，已經成為全球各個行業企業的主流信息係統。它將先進的管理思想和信息技術結合在一起，是企業信息化，特別是企業管理信息化的重要工具。企業不再僅僅依賴自身內部的資源，而是充分利用經營過程中企業內外的所有資源，包括供應商、製造工廠、分銷網絡和客戶，從而形成一個包括供應商、製造工廠、企業、分銷網絡在內的緊密的供應鏈，實現整個供應鏈的高效運轉。這就是ERP的基本管理思想。
【關鍵詞】ERP 企業管理審計
一、ERP的實施對企業內部審計環境的影響
進入信息化社會，知識經濟迅速發展，科技進步日新月異，經濟全球化趨勢日益增強，企業的生存環境變得越來越複雜、越來越充滿不確定性。企業作為經濟社會的微觀主體，迎來了難得的發展機遇，但同時也麵臨空前嚴峻的挑戰。隻有樹立全新的管理理念，運用靈活的管理手段，打造新型的管理模式，企業才能夠增強自身競爭力，立於不敗之地。
在企業實施管理變革的基礎上，ERP將企業內外一切能夠利用的資源集成與優化，對供應鏈上的所有環節實施有效的管理，使企業在激烈的市場競爭中全方位地發揮能量，從而取得最佳經濟效益。另外，又有計算機和先進的信息技術對其加以支持，使企業的各項管理工作能夠不斷適應信息化的要求，在企業與客戶，企業與供應商，企業與合作夥伴之間建立了係統的緊密的聯係，從而擴展了企業的管理範圍，使企業能夠在更大的空間，乃至全球範圍內內實現經營運作。
（一）企業管理流程的變化影響審計環境。
實現ERP前，企業的業務流程是按部門分工來設計，並且長期以來已習慣於按專業職能處理信息。結果各個部門各自為政，各部門的信息互相割裂，不僅重複勞動，而且決策者不能及時獲取準確的信息。ERP正是為了改變這種局麵應運而生的。它將組織中的各個功能模塊有機地集成起來，共同運作，實現了財務信息和業務信息的集成與共享。隻要有經濟業務發生，它的所有相關信息，均可以由在該業務發生地的經手人員一次采集完成，包括財務的和非財務的，並一次性錄入係統。這些信息在係統中供企業的所有部門共同使用，各部門根據自己的需要選擇相應的信息即可。ERP改變了傳統的麵向職能的管理，即各項業務的處理不再按照部門劃分，而是按照流程的運作來進行管理。再者，ERP係統消除了數據冗餘，節省了人力，實現了數據的高度集成和統一，提高了管理效率。
信息技術的應用使企業內部的經營管理發生了質的變化，企業所有的工作流程，都按照麵向客戶、麵向信息網絡、麵向軟件應用的要求進行調整[]。例如，銷售流程的改變非常具有代表性。過去，產品銷售的流程是：客戶傳真訂貨單，商務代表憑客戶訂貨單開出銷售單，財務再收款、開發票，最後才是客戶提貨。這樣的運作給管理帶來了一些問題，即在開票時銷售成本已經進行結轉，同時財務上衝減了庫存數量，但有的客戶會拖上一段時間再來提貨，或者某些銷售人員為客戶留貨，這部分的實際庫存數量可能並未減少，造成了財務帳與實物帳不符。而實施ERP後，在財務收款的環節之後，係統打出備貨單，倉庫備貨，客戶提貨，係統再生成發票。此時再做一係列賬務處理，就不會有之前的情況發生了。
企業的管理流程優化以後，企業內部審計重點測試的環節也發生了變動，即新增加了一些需要重點測試的環節，也減少了一些實施ERP前需要重點測試的環節。在銷售流程中，比如，應收賬款是否按時並準確地結算，這一項在ERP實施之前是需要重點測試的，但是在ERP係統應用後就不再是測試的重點了。再比如，係統的價格控製功能是否完善，這一項在ERP實施之前不是測試的重點內容，但是現在必須對其進行重點測試。
（二）企業組織結構的變化影響審計環境。
ERP是一種新型的企業管理方式，它有著先進的管理思想，也是一種先進的技術手段。新東西的出現，總要伴隨著舊事物的改變或滅亡。所以，ERP係統要想在企業中充分發揮其管理作用，必須有能適應其生存的肥沃土壤。這也就意味著企業必須變革其舊的或者是不合理的組織結構和業務流程。
目前我國企業的組織結構大多為金字塔式的組織結構，機構臃腫，因人設崗、人員繁多，不僅增加了成本開支，更是嚴重影響了辦事的效率，阻礙了組織的發展。麵對市場環境的瞬息萬變，企業必須能夠做出快速的應變和迅速的決策，以保持企業的競爭優勢。而管理層次眾多的層級結構所缺少的，恰恰是一種對變化的快速感應能力和適應性。因此，組織結構的扁平化無疑增強了組織快速反應的能力，也成為組織結構的發展趨勢。
扁平化的組織結構與金字塔式組織結構相比不僅縮短了管理層次，而且根據企業的需求設置崗位和選擇人員，節省了成本開支，提高了企業的工作效率。另外，我們也可以建立更富有彈性的流動型組織，組織的成員可以來自不同的部門，也可能是企業外部的專家、顧問，這樣，企業管理就可以超越企業本身固有的框架。而ERP係統正是要求企業改變原來的組織結構，建立富有彈性的扁平化組織結構的一種管理理念和管理信息係統。實施ERP的企業能對市場做出迅速敏捷的反應，以適應不斷變化的顧客需求和市場機遇，從而加強企業的競爭優勢。
（三）企業業務流程的變化影響審計環境。
企業要實施ERP計劃，首先要進行業務流程重組。如果僅是對原有的業務流程實行信息化管理，就違背了ERP的宗旨。因為ERP首先是一種管理模式，其次才是技術手段，ERP的精髓在於管理技術和計算機技術的結合[]。目前，我國大多數企業業務流程不合理的地方太多，經常是因人設崗，人浮於事，扯皮現象不斷發生，各部門間信息不對稱，經常發生重複勞動現象，嚴重浪費企業的資源，阻礙企業的發展。業務流程重組的核心，就是重新認識並打破構成企業經營基礎的過時的規則和基本假設。它確立了以業務過程為中心的思想，主要是指針對競爭環境和顧客需要的變化，要求我們理順和優化業務流程，強調流程中每一個環節上的活動盡可能實現最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，並從整體流程全局最優的目標設計和優化流程中的各項活動，消除本位主義和利益分散主義。ERP的應用為業務流程的變革提供了先進的技術和工具，使人們有能力打破傳統的管理規則，創造出新的工作方式，給企業帶來活力。因此，我國企業要想合理調配資源，優化管理流程，應該使用好ERP這個管理軟件，更新管理理念，采用先進的信息技術，實現企業價值的最大化。
ERP實施後，企業的管理流程、組織結構、業務流程均發生了巨大變化，給企業的內部審計帶來了不小的挑戰。企業的內部審計線索、內部審計重點、內部審計技術、內部審計內容等等，均隨之發生了相應的變化。審計環境更加複雜，審計工作更加困難。
二、ERP環境下企業內部審計工作中出現的問題
（一）企業內部審計內容的範圍擴大。
內部審計內容即內部審計的客體或對象，也就是企業的經濟活動。企業實施ERP係統後，企業全部業務活動的所有數據，都是由完成業務過程的各部門完成采集和處理，並由係統自動生成相關業務的會計憑證。但此時就極易出現係統舞弊和操作人員舞弊的問題。業務部門的數據錄入出錯或故意輸入舞弊的假數據，都會造成整個會計係統的信息失真，從而使審計人員的審計範圍擴大到整個企業經營業務的全過程。在ERP環境下，會計事項由計算機按程序自動進行處理，手工處理的環節相應減少，計算機係統的操作處理程序和安全控製功能在很大程度上決定了ERP係統能否有效、合規、安全可靠地處理所有的會計事項。如果ERP係統的應用程序出錯或被人非法篡改，則計算機隻會重複地按錯誤的程序進行有關的會計事項處理。因此，審計人員需要增加對ERP信息係統的處理和控製功能進行審查，以證實其處理的合法性、正確性、完整性和安全性。另外，ERP係統作為一個計算機網絡係統，ERP信息係統的安全問題也成為企業審計麵臨的新問題。
（二）企業傳統內部控製的有效性削弱。
內部審計的主要目的在於協助企業的管理層調查、評價企業的內部控製製度，揭露組織潛在的風險，並適時提供改進建議，以確保企業的持續發展。一個經濟實體所提供的會計信息和其他經濟信息的真實、完整與否，與該實體是否存在規範的內部控製製度且是否得到有效執行，有著相當程度的因果關係。因此，內部控製的存在與否，對企業內部審計有著重大影響。
企業應用ERP之前，其內部控製措施主要是通過工作人員間適當的職責分離實現互相牽製，由人工完成各種檢驗、核對和判斷等實施的。企業在引入ERP係統後，ERP係統對企業業務流程和組織結構進行了優化重組，減少或合並了傳統流程中重複、不增值的環節，這又必然使基於原手工業務流程中一些有利於控製的環節消失或失效。ERP係統中的程序化控製取代了人工控製，相當一部分內部控製建立於係統的應用程序中，由係統自動執行各種檢驗、核對、判斷、監控等，企業的內部控製方式發生了變化。ERP係統的應用改變了傳統的交易授權和職責分工體係，使手工係統中的某些職責分離、互相牽製的控製失效。在ERP係統的計算機網絡環境下，數據的采集、存儲、傳遞、處理等方麵都發生了很大變化，複雜的網絡環境使企業的應用風險大幅增加。比如，數據信息存儲在電磁介質中，容易被非法篡改；係統的不穩定性有可能導致數據丟失；操作人員故意破壞數據，或者非法越權修改數據和處理會計事項；程序化的數據處理過程不能觀測，舞弊事件時有發生且不留有痕跡等等。程序化的內部控製體係的有效性，在很大程度上依賴於計算機係統的程序，如果係統程序本身就存在差錯，控製就會失效而且不易被發現，紕漏就會重複發生。可見，信息技術的運用，增加了企業內部控製的難度與複雜性。因此，數據的安全性控製成為需要重點考慮的因素。