淺談創新性檔案管理工作
管理縱橫
作者：黃小芸
【摘要】檔案管理創新是檔案管理與開發利用者的創新，是檔案事業宏觀管理者所進行的創新，通過創新可以尋找科學的管理規律和成功的管理創新的實踐有力地推動了檔案工作不斷邁入更高層次。
【關鍵詞】檔案管理機製創新途徑
一、檔案工作管理模式的創新
如今，許多傳統的做法和管理模式已不再適應社會發展的需要，我們必須對此進行創新。其中包括檔案工作主要環節和一些具體操作手段的創新。要在立卷方法上創新，盡量簡化檔案部門長期推行的一些呆板的操作步驟，如從組卷方式到裝訂方法上考慮，我們可取消一些不必要的環節和步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。這樣，也便於推行部門工作，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善於思考，針對工作中發現的問題搞一些小革新，力求事半功倍。目前，許多檔案部門都將計算機應用於檔案管理，但多數僅限於各類檔案目錄的輸入輸出或檢索而在檔案管理其它方麵的應用則較少。其實日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高惜閱歸還檔案的速度。所以說，無論是檔案業務管理工作，還是檔案信息的交流都可以應用計算機進行現代化管理幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。
二、檔案工作管理機製的創新
檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上製約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。鑒於此，應當引進競爭激勵機製，改變在檔案部門實際存在的鐵飯碗現象，從源頭上解決創新的根本問題。如積極推行全員聘任合同製，對現有人員實行公平競爭，擇優上崗，真正做到優勝劣汰、能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力，開拓創新的新局麵。與此同時，可建立一些相應的創新激勵機製，如鼓勵創新的用人製度，分配製度，獎懲製度，將工作創新的內容作為考核的重要指標進行考核，並與勞動報酬，晉職升級掛鉤，營造出鼓勵創新的氣氛和環境，促進檔案工作良性循環。
三、要充分體現檔案工作的服務特色
日常的檔案服務隻局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方麵，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務、實現各單位之間檔案的資源共享方麵的工作做的卻很不夠，考慮的也很少。檔案部門必須變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務範圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。
四、專職檔案人員應當重視觀念更新
檔案管理人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局麵的關鍵所在。特別是在機構改革、人事製度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將麵臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦幹、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，掘棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優良傳統。然而在當今社會，檔案工作者一方麵要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方麵也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。