企業所需的辦公物品種類繁多，用量較大，對其進行管理是一項較為複雜的工作，要注意協調采購、保管和使用的關係。采購既要保證及時供應，又不能積壓浪費，因此，購置前要了解辦公物品的使用情況，同時檢查庫存，找出各種辦公物品的最佳庫存量。使用時，要對庫存情況、行政經費以及市場供應心中有數，以免辦公物品使用中有浪費或中斷供應的現象。
1辦公物品的申領
各部門及各人的辦公物品領用申請表（見表7-4）必須一式兩份，一份用於分發辦公物品，另一份用於分發領用辦公物品台賬登記。在申請書上寫明所要物品、數量與單價金額等。
2辦公物品的發放
行政管理人員接到各分部門及各人的申請表（兩份）之後，進行核對，並在辦公物品領用記錄卡（見表7-5）上做好登記，寫好申請日期、申請單位、用品規格與名稱以及數量，然後進行發放。
4辦公物品的分配
辦公物品的分配是行政管理人員在其職權範圍內將辦公物品分配給各部門。分配的方法與要求如下：
（1）分配的辦公物品需放在各部門的辦公物品保管櫃。
（2）各部門的領用人員根據部門負責人的要求，從辦公物品保管庫中支給辦公物品。
（3）辦公物品為廉價的易耗品且大量使用的，可根據所需從保管櫃中任意拿取。比如，複印紙等就放在複印室的擱板上，可隨意使用。
（4）磁盤等較貴的東西則由部門辦公物品負責人放入帶鎖文件櫃等保管箱進行保管，按工作要求配用。
（5）物資負責人算出各部門及人員辦公物品使用量，同時與平均使用量進行比較並實行統一管理，可以達到削減用量的目的。
（6）辦公物品使用量在與預算比較後實行統一管理。
①為避免辦公物品的總體費用超過預算，辦公物品需要按計劃進行消費。
②即將超過預算時，應向各有關人員發出指示，提醒其節約使用辦公物品。
（7）部門辦公物品負責人應以提高負責人的工作效率為原則供給辦公物品。
（8）對辦公物品進行整理整頓後加以保管並實行管理，以便隨時迅速提供辦公物品，辦公物品的保管箱為文件櫃及帶抽屜的收放箱等。
（9）大規模辦公物品應保管在帶鎖的專用保管庫，負責人可對辦公物品進行整頓後加以保管。
（10）辦公物品粗分可按辦公物品種類分類，細分可按辦公物品名稱分類。例如：
①粗分可分為紙張、筆記本、筆記用具、剪刀及尺子等文具、文件夾、活頁封麵等。
②筆記用具可細分為鉛筆、信號筆、鋼筆、幻燈片筆、圓珠筆、簽字筆、萬能墨水筆等。
（11）一般辦公物品可以自由分配廉價且大量的易耗品。回形針、橡皮及鉛筆之類無須記錄。
（12）定期整理散亂的物品，按規定的形式擺放整齊並且調查這些辦公物品的餘額。
（13）存貨即將不足時，需申請配用辦公物品。
（14）行政管理人員的任務在於整頓辦公物品並及時要求分配辦公物品。
（15）昂貴辦公物品的配用基本上按計劃進行。例如：
①對磁盤等使用業務範圍及使用量作出計劃並按計劃配用。
②由何人因何工作配用給何人等要記在台賬上。
③為不致丟失配用的辦公物品，可將其保管於帶鎖的保管場所。
（16）歸屬於行政部門等處的辦公物品負責人，按照部門辦公物品負責人提出的配用要求來配用辦公物品。
①辦公物品負責人從購貨處購入辦公物品。
②然後，負責人配用給部門辦公物品負責人。
③辦公物品負責人進行收受。
三、辦公物品保管
辦公物品的保管，主要指辦公物品的登記、儲藏、盤點、交換和養護等，目的是保持辦公物品的效能，及時掌握辦公物品的使用情況。為此行政管理人員要對辦公物品，按照規格、數量、質量，認真驗收、登記、上賬、入庫、精心保管。有條件的企業應設立專門的辦公物品倉庫。庫房內的各種物品要擺放合理，並做到整齊、美觀。要經常檢查庫房內的物品，防止損壞、變質、變形，並對存貨量進行整理整頓以使其得到有效利用或及時進行修理以使其經常處於使用狀態等。在保管工作中，要及時登記保管賬卡，定期（季度或半年）清理庫存，做到賬物相符。保管員還要根據庫存和需求情況，定期提出采購計劃。在做計劃時，要注意防止物資的積壓，努力壓縮庫存，做到節約資金。對庫房還要注意加強安全防範工作，經常進行安全檢查，防止各種意外事故的發生。
提高辦公物品的利用率是行政管理人員的責任。辦公物品的利用率，是指辦公物品的利用量與可能利用的存貨量之比。
1提高辦公物品的利用率
（1）為提高企業總體辦公物品的利用率，辦公物品負責人需要增加利用率高的物資，減少利用率低的辦公物品。