（3）主辦人於文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則於每日上班以“文件傳遞記錄卡”注明時間、用途由經辦人簽章後，“文件傳遞記錄卡”由主辦人留存，密件交經辦人辦理。於當日下班（或完工）時由主辦人負責將密件收回，並於“文件傳遞記錄卡”填注收回時間，由經辦人簽認後隨“收（發）文登記單”第五聯與密件一並歸檔。
（4）密件辦妥後由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發人員寄送。
4自創的專業性機密文件處理
（1）隸屬性技術、開發、工務、營業等部門的工作人員於承辦特定項目的業務所建立的資料，應視同機密文件，依本章的規定辦理。
（2）各項機密文件的經辦部門應於每月底編製翌月的“工作計劃表”，寫明交辦的特定業務的內容摘要、經辦人及預定完成期限等，經主管核定後，一份自存，一份送保管部門存查。
5經辦方式
（1）經辦人應於辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉借、出示於他人，處理期間並應妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。
（2）經辦人不得請他人代抄、代描機密文件，非經經理級以上主管核準者，亦不得擅自複製。
（3）經辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應呈經理級以上主管（專業性機密文件得呈主管領導）核準。
（4）經辦人如未能在規定期限內處理完竣，應在到期前簽呈交辦之主管核準延長處理期限並聯絡保管人員延緩稽催。
6歸檔
（1）外來機密文件於主辦人辦妥並經總經理核定保存期限後，應將文件連同“收（發）文登記單”第四、五聯及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入“機密文件保管備查簿”，第四聯送回主辦人存查，第五聯連同文件歸檔。
（2）內部自行建立的機密文件，經辦人辦妥並經處長核定保存期限後，應將文件類別、內容摘要、預定保存期限等填入“機密文件送件單”，隨文件送交保管人員編定檔號並簽收後，“機密文件送件單”退回經辦人存查，文件由保管人員依類歸檔並將其名稱及歸檔編號登入“機密文件保管備查簿”。
7檔案整理
（1）保管人員應將每月增加的機密文件，於翌月5日前填寫“機密文件增列表”呈總經理核閱。並於每年年底清理檔卷，將認為已無須繼續保管或已消失機密性質的文件，填寫“機密文件銷毀表”呈報總經理核準後銷毀或送回原經辦部門按一般文書辦理歸檔。
（2）保管人員應於每月底查對“機密文件增列表”及“出國計劃書”或“工作計劃表”，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經辦部門送交歸檔。
（3）機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。
8調卷
（1）各部門需調閱機密文件時，除另行規定按特定方式辦理外，經辦人填寫“調卷單”注明調閱期間及用途，應經調閱部門處長證明並送保管部門主管同意後，始得調卷。
（2）保管人員接到經核準之“調卷單”，應即開立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調卷人簽收後，“文件傳遞記錄卡”由保管人員留存。用畢歸還時，密件經保管人員點收無誤後，將歸還時間填記於“文件傳遞記錄卡”並經調卷人簽認後一並存檔。
9副本
機密文件需影印、複印時，應是經理以上主管核準後，交由保管人員印發，並將份數登記於“機密文件保管備查簿”；副本（含複印件）視同正本依本規則的規定辦理。
10文件管理
經辦人、保管人員或調卷人員應妥善管理經手的機密文件，倘有下列情形之一者，依規定議處：
（1）拆散原文件顯有弊端者。
（2）原文件被汙損、抽換、塗改或遺失者。
（3）擅自將文件攜帶外出，轉借或出示於人及其他宣泄機密情報者。
（4）調卷逾期拒不歸還並且不申述理由者。
（5）擅自請他人代抄、代描、複印、打字、印刷者。
（6）文件分辦傳遞時，未在“文件傳遞記錄卡”上記載或未於分辦當日下班（或完工）時收回（繳回）妥為收藏者。
六、保密室管理製度範本
保密室管理製度
1認真貫徹《檔案法》及上級關於檔案工作的方針、政策和製度，嚴格執行國家檔案局“檔案工作條例”，在公司總經理的領導下，做好檔案工作。
2企業在各項工作和活動中形成的已辦理完畢，有保存價值的檔案材料，是公司工作的真實曆史記錄，是以後工作考查的主要依據。按國家規定，由公司集中統一管理，任何人不得據為己有。
3企業的保密室隸屬於總經理室，接受董事會的管理及業務部門的業務指導、監督和檢查。
4保密室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文書檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作，為企業各項工作服務。
5企業保密員應忠於職守、遵守紀律、保守秘密、樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動、準確、迅速地為使用者提供檔案資料。
6保密室是企業重要場所，任何無關人員未經許可不得入內。
7愛護保密室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。
七、計算機操作保密製度範本
計算機操作保密製度
1計算機係統以用戶密碼和用戶功能列表作為保密手段，每位計算機用戶都擁有獨立的密碼和功能列表。