從理論上分析,財務管理中定額管理本質上是對財務管理的各方麵的工作明確提出定量、定時的要求,建立各種各樣有科學依據、切實可行的定額,並按照它們的內在聯係組成一個定額體係。這個體係按內容分有資金定額、成本費用定額、設備定額、物資定額、獎勵定額;按性質分有狀態定額、消耗定額和效率定額。
定額管理的實施要求企業做好兩項基礎性的工作:
(1)計量與驗收工作。包括明確企業各種計量檢測工具的配置、使用、管理、維修要求;規範企業商品、材料、物資的購進、入庫、領用、轉移、出庫等各環節的計量和驗量驗質管理工作。
(2)信息工作。財務管理要求信息工作全麵、及時、準確,因此,應建立健全原始記錄和財務資料的編製、審核、傳遞、反饋、檔案管理的責任製,把信息工作做好。
2授權控製法
授權控製是指企業在處理經濟業務時,必須經過授權以便進行控製。即在某項財務活動發生之前,按照既定的程序對其正確性、合理性、合法性加以核準並確定是否讓其發生所進行的控製。這種控製是一種事前控製,能使一切不正確、不合理、不合法的經濟行為在發生之前得到製止。一個企業,授權一般是由股東授予董事會,然後由董事會將大部分的權力授予總經理和有關人員。企業每一層次的管理者既是上級管理人員的授權客體,又是對下級管理人員授權的主體。授權管理的方法是通過授權委托書來明確授權事項和使用資金的限額。授權管理的原則是對在授權範圍內的行為給予充分信任,但對授權之外的行為不予認可。授權委托書除授權人持有外,還要下達公司相關的部門,這些部門一律按授權範圍嚴格執行。
一個企業的授權控製應達到以下要求:
(1)企業所有人員隻有經合法授權,才能行使授權。企業應該按照“責權利相結合的原則”,在合理分工的基礎上,授予各層次管理人員以相應的授權權限並賦予相應的責任。不經合法授權,任何人不能審批;有權授權的人則應在規定的權限範圍內行事,不得越權授權。
(2)在執行每一筆業務時都經過授權。也就是說,每一項經營業務在執行之前,必須按照該項業務的授權程序,報經規定的人員或部門審批。不經批準,不得辦理經營業務。這樣就能確保一切不合法、不合理、不正確的經營活動在未發生之前得以控製,確保企業的生產經營活動按照既定的目標進行。
(3)經營業務一經授權必須予以執行。已經授權的經營業務,在實際執行中必須按照已授權的方案進行,不得擅自主張或不按授權的方案行事。在執行中確實需要變動或更改的,則應及時請示彙報,這樣才能確保各項業務的實施依照既定的方針進行。
3責任製度控製法
現代企業在科學的組織結構、合理分工管理的基礎上,建立適當的責任製度,是組織控製的另一項重要內容。責任製度是以明確責任、檢查和考核責任履行情況為主要內容的。責任製度有三大特點:一是把職責和權利結合起來,二是把工作任務和工作方法結合起來,三是把上下左右的工作結合起來。
(1)部門責任製。這是按照企業各部門具備的職能來明確責任、考核責任的製度。其目的就是理順各部門之間錯綜複雜的聯係,約束和督促各職能部門互相配合、協調一致,防止扯皮、隻顧本部門不考慮其他部門的傾向或脫節、擱置的現象發生。實行部門責任控製,首先要確定各個部門的工作內容、責任範圍以及部門之間的聯係。其次要製訂各個部門的工作標準,以及部門之間的聯係、協調製度,並經常檢查執行情況,以使企業內部各部門既能各司其職,又能協調配合,從而有條不紊地完成各自的工作任務,實現企業的整體目標。
(2)崗位責任製。這是企業在合理分工的基礎上設置一個個工作崗位,進而按照崗位(而不是按照人)明確責任、考核責任的製度。建立崗位責任製的目的,是使企業內部所有人員都有明確而具體的職權範圍和工作責任,使每個人都真正有職、有責、有權,實現各盡其責,做到辦事有標準,工作有檢查,以此評績效、定獎懲,從而保證每個人履行責任的動力和壓力,提高工作效率。
實行崗位責任製的具體要求是:
①在工作內容上,要明確崗位所擔負的工作項目和要求,明確職責範圍和處理工作的權限,包括一個崗位由幾個人負責或幾個崗位由一個人監管。分工要具體,更要有檢查和監督。
②在質量標準方麵,要明確各崗位的工作質量標準。質量標準指標化。
③在政策紀律方麵,要明確各崗位處理問題的政策原則和紀律規定。
④應按有關製度和操作規程的要求,把處理過程中的重要環節逐項列入各崗位之中。