偏差信息是實際工作情況或結果與控製標準要求之間所發生偏離程度的信息。了解和掌握偏差信息,是控製工作的重要環節。如果無法得到這方麵的信息,就無法知道是否應該采取糾正措施,無法知道應采取多大力度的糾正措施,控製工作也就無法正常開展。因此,采取糾正措施前,首先需要了解工作出現的偏差情況,了解偏差的相關信息,這樣才能針對出現的偏差,采取應對措施。從這個意義上來說,偏差信息的收集和整理就成了控製的前提和基礎。
進行生產運作控製,不僅需要做好生產過程中各個環節的工作,還需要采取有效措施,建立快速有效的信息反應機製,這樣才能及時對照生產運作控製的標準,找出與實際進展狀況存在的偏差,發現偏差產生的原因,為製訂糾偏措施提供科學依據。
3生產運作控製的糾偏措施
製訂糾偏措施時,一定要結合出現偏差的原因進行深入分析,從而製訂出有效措施,確保將偏差控製在可以接受的範圍內。製訂出糾偏措施後,關鍵是要將糾偏措施落到實處,讓糾偏措施真正發揮作用,這樣才能實現預期的控製目標。此外,在實施糾偏措施時,還需要進一步收集相關信息,根據糾偏措施的實施情況,及時作出調整,確保糾偏措施能夠切實符合生產運作的實際狀況。
二、生產運作控製的類型
根據控製在生產運作過程中發生時間的不同,可以將控製分為事前控製、事中控製和事後控製。
(一)事前控製
事前控製也稱預先控製、前饋控製,是在生產運作活動開始以前就進行的控製。這種控製在問題出現之前就可以預先告知管理人員,使他們從一開始就可以采取各種預先防範措施,預防或盡可能地減少偏差和失誤的出現,從而把偏差和失誤可能帶來的損失降到最低程度。事前控製的目的,是在工作開始之前就對問題的隱患提前做好準備,未雨綢繆,做到防患於未然。
1事前控製的要點
(1)以對擾動因素的預測作為控製的依據。
(2)對生產運作係統的未來行為有充分的認識。
(3)依據前饋信息製訂計劃和控製方案。
(4)盡可能控製住擾動因素。
2事前控製的優點
由於事前控製是在工作開始之前進行的,所以避免了事後控製對已鑄成差錯無能為力的弊端,避免了失誤帶來的不良後果,節省了修正錯誤的成本。同時,由於是在工作開始之前針對某項計劃行動所依賴的條件進行控製,不是針對具體人員,不易造成對立性的衝突、不易造成對立情緒,易被職工接受並付諸實施。而且,這一控製手段執行起來較為容易,容易得到員工的支持和配合。
3事前控製的缺點
一般來說,要進行事前控製,需要及時準確地掌握相應的信息,並充分了解事前控製的關鍵因素,提前預知計劃執行中可能出現的問題,想到可能出現的偏差,要做到這些確實是有一定難度的。
(二)事中控製
事中控製也稱現場控製、即時控製、過程控製,是在生產運作過程之中進行的同步控製。事中控製主要有監督和指導兩項職能。監督是按照預定的標準檢查正在進行的工作,以保證目標的實現;指導是管理者針對工作中出現的問題,根據自己的經驗指導下屬改進工作,或與下屬共同商議矯正偏差的措施,以便使工作人員能正確地完成規定的任務。事中控製常常是基層管理人員現場管理采用的一種方法,主管人員通過深入現場,親自監督和檢查,可以約束並指導下屬人員的活動。
1事中控製的要點
(1)以計劃執行過程中獲取的信息為依據。
(2)要有完整的、準確的統計資料和完備的現場活動信息。
(3)要有高效的信息處理係統。
(4)決策迅速,執行有力,保證及時控製。
2事中控製的優點
事中控製兼有監督和指導兩項職能,可以確保工作能夠按照預期計劃進行、確保工作中出現的錯誤能夠得到及時改正,可以提高員工的工作能力及自我控製能力。
3事中控製的缺點
事中控製容易受管理者自身時間、精力、業務水平的製約。如果管理者無法保證投入充足的時間、無法對現場出現的問題及時發現並及時提出正確的解決辦法,那麼,事中控製就不會得到很好的貫徹執行。此外,事中控製的應用範圍也相對有限,由於受到控製執行人員的數量、時間、精力的限製,其大規模推行的成本過高;並且由於其需要現場直接指明出現的問題並馬上作出改正,所以容易造成員工心理上的對立並激起他們的不滿情緒。從這個意義上來說,事中控製很難成為日常性的控製辦法,它隻能是其他控製方法的一種補充。
(三)事後控製
事後控製,也可稱為反饋控製,是一種在生產結束、生產成果已經完成之後進行的控製。這種控製方法是把注意力集中在生產最終結果的取得上,通過對前一階段取得的生產成果進行測量、比較、分析和評價,找出工作中的不足,發現存在的問題,以此作為下一次工作改進的依據,並為下一次工作的提高提供經驗和教訓。