正式的備忘錄成批到來，都歸入供傳閱的文件盒裏。要做到有效溝通，改革的信息必須突出並被優先發布，內容不能枯燥，要能抓住員工的注意力。
改革中信息溝通的十項原則
領導者可以像搞推銷一樣，來研究改革中的信息溝通工作。類比於“消費品營銷法”，可以得到如下幾項信息溝通原則。
◎ 將受眾細分
改革宣傳如同推銷香皂一樣，細分市場是關鍵和訣竅。營銷人員將巨大的、多樣化的市場細分為較小的具有相同特征的部分；同樣，領導者也需將整個公司機構，按照對改革的反應細分成一個個小組並根據具體情況而確定具體的宣傳方法。例如，改革後將會失去工作的高級主管的反應肯定不同於一個將會因改革而賺到更多錢的銷售代表的反應。一個機構可以被細分成許多個部分，如行政組、營銷人員組、最高層經理組、能改變生產進度的工人組、第一線的監察員組，等等。改革信息必須適應每一個小組的獨特要求，這意味著安排不同的時間，采用不同的媒體和製定不同的重點。告知一位經理他的部門將被撤銷，而且其工作將被裁減，這顯然不同於告訴一位銷售代表說最令顧客抱怨的問題即將解決，對前者需要采用更為謹慎、親切的辦法。
一個改革信息溝通計劃對每一個小組都要包含以下問題：
（1）誰在這一組中？
（2）他們在改革中會受到何種影響？
（3）他們對改革的後果將如何反應？
（4）我們需要他們如何行動？
（5）什麼樣的信息能夠激勵他們？
（6）他們何時需要聽到這樣的信息？
（7）每一條信息應通過何種媒體傳達？
（8）由何人向他們傳達信息？
◎ 利用多種溝通渠道
有經驗的廣告商會綜合應用報紙、電視、收音機等手段去接近顧客，改革者也需如此。僅僅在公司雜誌上登篇文章或是讓某位經理去說一通是不夠的。不同的媒體針對不同的顧客群，其影響力也不同。領導者必須運用盡量多的手段，如展示會、文章、錄像、模擬設計，等等。他們可以采用多種方法來闡述改革的觀點，而每種都將最適應改革的某一特定方麵。此外，改革過程可能很長，一種特定的傳播方式時間長了會讓人感到厭煩，因此變化與創新很重要。有些公司利用錄音帶讓人們坐在汽車裏聽，另一些則采用橫幅、簡訊、小組會議、現場會、模擬展示等方式。
另外還可用非文字方式進行溝通，直觀、生動、有力的符號或口號能讓人記住正在進行的改革。例如，在百事可樂公司，改革計劃被稱為10X（使公司的效益翻10倍）。該符號的顏色、圖案與百事可樂標誌一樣，並被印在公司的每樣物品上。哈爾馬克公司則做了許多小地球儀來顯示其被稱為“旅程”的改革計劃。另一家公司將改革座右銘“創新能手”印在成百上千的帽子上。T恤衫、運動衫、咖啡杯、鼠標墊、筆、筆記本都可用來印製口號、符號或圖案以加強宣傳。這種方法成本較低、通俗易懂，卻十分有效。
◎ 讓更多的人傳達信息
飲料公司經常聘請文體明星來宣傳產品，這同樣也適用於改革。如果隻靠首席執行官或領導者來傳達信息顯然是不夠的，應有更多的人宣傳改革信息。可以由經理負責他們各自的部門或由改革小組的成員親自與同事交談，告知最新進展；也可以由分廠廠長告訴員工改革將對他們帶來的影響。這種方式也有利於從更多的角度去宣傳解釋改革。在此過程中，信息的內容被深化，傳播的方式也多了起來。
◎ 溝通應清晰明確
信息的內容必須清晰，有針對性和易於理解。傳統的營銷學有一個“4P原則”：產品、價格、促銷、定位（Product、Price、Promotion、Position）。同樣，改革也有一個“4P原則”：目的、流程、進展、問題（Purpose、Process、Progress、Problem）。要向員工公開說明改革目的、改革計劃、改革進展以及改革中的問題，這個原則必須構成改革信息的核心。目的意味著進行改革的原因。這一點必須從不同角度解釋使得它易於接受和內涵清晰，以便傳達給公司中不同的聽眾群。對一些公司而言，“為什麼”這個問題很簡單，如果不改革，公司1年後就會破產。可今天許多公司改革管理不是對問題作出反應，而是為了未雨綢繆，防患於未然。