知識管理助推企業標準化建設
管理錦囊
作者：陳文道
【摘要】隨著信息化的普及以及兩化整合的深入，知識管理已經從知識型企業的專屬工具普及到生產製造型企業，利用知識管理工具提升企業管理水平，實現企業管理行為標準化，建立企業標準化管理體係，助力企業發展，對企業創新巨大的推動作用;知識管理信息化平台已經成為企業管理必不可少的工具。
【關鍵詞】知識管理；流程再造；企業標準化
引言
知識管理是指在組織中建構一個量化與質化的知識係統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識係統內，形成永不間斷的個人與組織的知識累積，成為組織智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，有助於企業做出正確的決策，以適應市場的變遷。
知識管理的最初提出，是一些有別於傳統型企業的知識密集型企業，一類是智力型企業，如谘詢公司，他們通過和各行各業的成功企業接觸，總結、提煉各個行業，各種企業在市場探索、人才、資源整合等諸方法成功的做法，形成自己的知識庫，並將這種模式不斷應用到新的項目中，通過知識積累，得用戶得到行業最佳的經驗，最好的方案。
一些高技術含量企業掌握業內最先進的技術和最優秀的人才，這些技術和人才通過知識管理，轉化為工藝、配方，最終變成暢銷市場的產品，獲取豐厚的利潤，知識是先進生產力的具體形態，是企業的核心技術，是賴以生存的根本。
知識管理在知識密集型企業中的作用早已凸現，標準規範的知識管理庫；完備的知識體係成為這些企業不斷創新的力量源泉。
那麼，在傳統的企業，特別是勞動密集型企業中如何才能利用知識管理的先進工具，發揮知識管理的強大作用，引導企業快速發展呢。
筆者任職的企業是一家以生產酒店布草，滿足星級酒店需求的傳統型紡織型企業，有生產工人1000多人，近年來，隨著勞動力成本的上升，人員流動加劇，勞動力成本上升迅速，但該企業在利用知識管理平台，結合企業標準化體係建設方麵，不斷探索，結合谘詢專家的建議，使知識管理成為經營管理者的一項得心應手的工具，為企業解決用人、快速培養人才等方麵發揮了作用。
一、知識管理平台的選型
知識管理平台作為日常行政工作的工具，讓其與辦公自動化軟件OA集成是首選，在選型中，考慮以下幾點：
（1）知識管理平台和OA是企業處理非結構化數據的日常辦公工具，所謂非結構化數據，即指數據結構不規範，整齊，通常以文本、聲音、圖像、視頻等形式存在，與ERP等企業管理係統中數據形式相對立的，不易被結構化，通常以文件形式存在的數據。一款優秀的知識管理平台需要齊備OA的功能，如基本人事管理，個人事務管理，流程審批管理，對於郵件功能，筆者以為最好能夠集成其它郵件服務器，自建郵件服務器在安全性、連通性方麵都要有較大的投入，相對於中小型企業，不太經濟。
（2）要有良好的適應性。現在ＷＥＢ瀏覽器市場，微軟IE的份額越小，選型時要考慮支持其它廠家的WEB瀏覽器，如Firefox，蘋果Safa等，使用戶不公在PC，還能在OS係統，Andriod係統平台上都能有良好的體驗。
（3）軟件具備良好的可擴充性，支持用戶二次開發功能。軟件平台能夠支持用友的後期需求，讓用戶根據自己的需求進行二次開發是給用戶最大的驚喜，如與其它管理係統如ERP之間的應用集成，實現單點登錄，或者ERP中的流程能夠在OA運行，讓用戶感覺如同一個整體。
（4）具有較好的權限管理及穩固的安全性。知識管理平台是一個麵向互聯網開放的平台，安全尤為重要，知識可能涉及企業的核心機密，重要的技術資料，建立完備的分級管理權限，隻讓可以看到的人看到允許查看的內容，另外後台數據的安全不易被攻擊是係統保證穩定運行的必要條件。
二、知識管理平台的應用
知識管理平台的應用是知識管理的重要部分，借助知識管理平台，實現對知識的整理、分類、歸集、查詢、反饋的過程，這個過程必須是一個不斷增值的過程，保證知識管理循環不斷增值。
(一)結合企業標準化建設，把各種標準的查詢、學習、應用作為知識管理的核心內容
（1）建立企業標準化多維護知識地圖
企業的各項管理製度是企業標準-管理標準的核心內容，製定製度、修改製度、執行製度是企業管理的重要內容，通過製度展現企業文化，演繹企業文化，管理製度能夠把企業管理的各個方麵以及各個單位、部門崗位有機地結合起來，統一到管理工作上，以獲得最大的經濟效益。為了使管理製度和各項工作，各職能部門緊密結合，在知識平台上，製定基於職能分工、部門分工、流程維度的知識地圖，員工使用時多維護切入，多場景協同，更好地熟悉、理解和執行製度。
（2）建立標準化文件的動態維護更新機製
無論是標準還是製度，都是一定時期的產物，適應於一段時間的管理需求，與時俱進，是製度完善的必備要求，進行製度的動態維護和更新，讓製度接受時間的考驗，及時煥發新的生命力，一切圍繞企業的使命，使各項工作有序而不僵化教條，執行時遇到的不合理，不公平現象就能得到避免，製度也才能深入人心。
（3）建立標準學習製度，讓標準深入到每位員工心中
製訂製度和修改的目的就是為了更好地執行製度，要執行製度，就必須讓管理者和被管理者了解製度，知識管理平台是一個學習和了解製度的好工具，通過桌麵電腦，知識管理平台，建立學習製度，指定學習時間，並進行專項學習成果檢驗，在實踐中，也通過知識管理，隨時隨地查閱製度，防範執行偏差。
（4）用流程來執行製度，固化製度，監督製度的運行
管理學有一名行話，叫“無情的製度，人性化執行”，說的是製度執行過程中經常被“破例”，導致製度被篡改、邊緣化直到拋棄，如費用報銷製度，不同層級的領導，不同的崗位，不同的人員有不同的標準，許可報銷比例不同，如不能做到嚴格按製度執行，不僅會擾亂企業經濟秩序，也會引發被管理者的怨言，利用知識管理平台和流程管理工具，將這些製度的執行過程公開，接受監督，真正做到“一碗水端平”。
（二）強化隱性知識到顯性知識的轉換，加強技術人才的培訓步伐
所謂隱性知識，是深藏於人腦海中，隻能通過言傳身教，而沒有通過文字或其它方式記載下來的知識，現性知識則是人們記載於紙張等媒體，代代相傳的知識，人類從古猿到古代人經過了數億年，而從古代人到現代人隻需數千年，其中的原因就是因為隱性知識在一代代的接力中，不斷遺失，知識不斷被補充完善，變得零落和殘缺，失去了價值，自從人類掌握文字後，知識被現性化，被一代代學習、強化，不斷延伸，人類的智慧逐步發展，認識自然和征服自然的能力不斷強大，成為了地球的主宰。
在勞動密集型企業中，經常遇到一些勞動能手和技術尖子，他們的能力超群，但可複製性差，一些關鍵崗位依賴於他們，他們成了製約企業技術進步和前進的障礙，如何把他們的經驗和技術顯性化，再通過培訓複製他們的經驗和技術給新手，加快人才培訓的步伐是很多中小型企業長期苦苦思索的問題。在實踐過程中，我們總結了一些卓有成效的做法。