企業文書處理中存在的問題與解決策略探討
管理錦囊
作者：王擁
【摘要】就目前而言，很多企業片麵地追求企業的經濟效益，忽視了企業文書處理的工作，在文書處理工作中出現了人員配備不足、權利職責不清晰、文書處理流程不完善、缺乏有效的規範等問題，殊不知如果這些問題得不到合理的解決不但會影響到企業的行政管理，甚至會給企業帶來嚴重的經濟損失。本文主要論述了企業文書工作的重要意義及存在的問題，並結合自己多年從事文書處理工作的經驗提出了一些解決策略。
【關鍵詞】企業；文書處理；問題；解決對策
一、企業文書處理工作的重要意義
企業文書處理工作看似微不足道，不能直接提高企業的經濟效益，殊不知企業文書處理工作是企業行政管理工作的重要組成部分，它存在於企業日常管理工作的方方麵麵。做好企業文書處理工作可以為企業各部門工作的順利開展奠定堅實的基礎，提高企業的整體管理水平，從而推動企業的快速發展。筆者認為企業文書處理工作的重要意義主要表現在以下三個方麵：
（一）企業文書處理工作是企業內部之間以及企業與外部之間溝通的橋梁
企業文書種類甚多，按照行文關係可分上行文如請示、報告，平行文如通知、函，下行文如命令、決定、通報、批複等，涉及企業內部各部門與外部相關部門。因此，對內，文書處理能夠對上彙報工作、反映情況，對下傳達精神、部署工作，使得上情下達、下情上達，起著承上啟下的關節作用；同時能協調各部門關係，處理涉及多個部門的複雜工作，起著紐帶作用。對外，良好的文書處理能與外部單位進行無礙溝通，維持融洽的合作關係，提升企業形象。
（二）文書處理工作對領導決策與事項落實具有重要作用
文書處理工作通過多渠道收集、及時篩選對企業管理有價值的信息，如法律法規、時政方針等，並區分輕重緩急的事務，使領導能夠從日常事務中脫離出來，集中精力處理重大事務。同時，所提供的處理方案和有力建議，能幫助領導更加科學有效地製定決策。此外，文書處理工作還能通過對已決策的事情進行協調、督辦、催辦，對已發布的製度方針等進行落實、檢查與反饋，促進企業各項工作的有序運轉。
（三）文書處理工作的好壞在一定程度上代表著企業形象的好壞
企業文書處理工作是企業內部之間以及企業與外部之間溝通的橋梁。一份格式規範、用詞準確、邏輯性強、裝幀良好的文書，在一定程度上能夠代表公司的“臉麵”，能展現出企業規範化、製度化的良好形象，肯定會獲得人們的好感與讚譽，有可能為企業帶來意想不到的支持與榮譽，幫助企業開拓新的市場。
二、目前我國企業文書處理工作中存在的問題
由上可知企業文書處理工作的重要意義，但是很多企業由於片麵追求生產效益等卻忽略了企業文書處理工作，致使企業文書處理工作中出現了很多問題。這些問題主要表現在以下幾個方麵：
（一）企業對文書處理工作不夠重視，人員配置不合理
很多企業，因沒有認識到文書處理工作的重要性，或者正處於發展中，組織機構不完善，沒有配置足夠的、能夠滿足企業管理需要的文書處理人員，而多安排其他崗位人員兼職該工作。兼職人員因缺乏經驗，不熟悉文書處理程序，或者不具備專業的文書處理水平，在擬稿、收發、承辦等方麵往往處理隨意，全憑經驗辦事，不能滿足管理要求，使文書處理工作不能發揮應有作用。